ペーパーレス会議・ワークスタイル変革なら moreNOTE (モアノート)

タブレットや PC から簡単に共有・閲覧・編集できるペーパーレスシステム

ペーパーレスシステム moreNOTE

お客様事例 株式会社 一本堂

差し替えの多い社内文書を全42店舗に一斉配信!

  • 導入効果

    • ・店舗バックヤードで紙資料が山積みに
       → 電子化で42店舗分の差し替えや配布の手間、保管スペースの削減

    • ・紙資料に付きまとう紛失・漏洩のリスク
       → リスク軽減で機密性の高い会議資料もペーパーレス化を実現

インタビュー
INTERVIEW

バックヤードに溢れる書類をスマートに

‐ moreNOTE導入の経緯を教えてください

 株式会社一本堂は2010年に創業100周年を迎えたチェーンドラッグストアで、東京都内に42店舗を展開しています(2013年9月現在)。企業理念に「スッキリ&スマイル」を掲げ、お客様の信頼に応える地域密着型の店舗運営を行っています。
 管理部では間接部門の統括を行っており、その中のシステムグループで物流を含めた全てのシステムやネットワーク等の管理を行っています。
 ドラッグストアは取り扱う情報量が非常に多い業界です。一本堂の平均的な店舗で、品数が約13,000点あります。コンビニエンスストアは大体2,500点と言われているので約5倍です。
 そして、品数の多さに伴い商品一つ一つの情報量も増え、各メーカーや本社から届いた紙の資料が店舗のバックヤードで山積みになる一方でした。ドラッグストアは商品を売るだけではなく、豊富な知識を基にお客様のご相談に乗りながら販売していくのが主な仕事です。接客やカウンセリング、品出しや発注といった業務に重点を置きたいがために、バックヤードで山積みになった紙資料の整理まで手が回らず、古い紙資料がそのまま置きっぱなしになっていることがよくありました。
 iPadを使ってなるべくこの紙資料を効率的に整理できれば、という思いからmoreNOTE導入の検討が始まりました。紙資料は紛失や社内データ漏洩など、セキュリティリスクが付きまといますが、moreNOTEならそれもクリアでき、我々のニーズにとても合致していました。
 導入手順としては、まず我々の管理部内でiPadを数台用意し、どのように活用するか検討を重ねました。次に社員の啓蒙活動も行い、導入がほぼ決定した後は、各店舗でネットワーク環境などを整えました。店舗の従業員にも実際にmoreNOTEを使ってもらい感想をヒアリング・調査した結果、効果が出そうだとわかり正式導入に至りましました。

店舗への資料配布がワンステップで完結できる

‐ moreNOTEを具体的にどのようなシーンで使われていますか

 主な用途は三つあり、一つ目は本部での会議の資料閲覧です。毎回会議資料が多く準備が大変だったのですがmoreNOTEなら資料配布もワンステップで、急な差し替えにも気軽に対応できとても便利です。とはいえ全てを電子化するのではなく、iPadの画面では拡大しても分かりにくい数表のようなものは紙資料を印刷し臨機応変に対応していますが、それでも印刷枚数が格段に減り、資料の管理が非常に簡潔になりました。

ドキュメントの管理に優位性を感じる

 二つ目は、店舗内の資料電子化です。具体的には就業規則や配属表といった、店舗に置いておかないといけないもので且つ通常の場合、頻繁には閲覧しないものを電子化し、moreNOTEにアップするようにしました。こういうものは使用頻度がそれほど高くありませんが、ほんの一部分でも修正が入れば全て差し替えなくてはいけません。例えば80ページもの就業規則を、これまでは全42店舗分印刷・配布し直し、古い資料を返却してもらう必要があったため、非常に煩雑で手間ばかり掛かり、紙代や人件費も馬鹿になりませんでした。しかしmoreNOTEを使えば、ワンステップで全店同時に情報が更新でき、古い情報の回収も不要になったためコストの削減に繋がりました。
 また、ファイルサーバーに資料をアップしていくと、容量が増えてしまうばかりか整理も面倒ですが、moreNOTEなら資料自体に公開期間を設定できるため、その心配がありません。「ドキュメントの管理」という観点で優位性を感じています。

幅広い年齢層に受け入れられる簡単な操作性

 三つ目は、各売り場ごとの勉強会で使用した資料の共有です。勉強会終了後に資料をmoreNOTEにアップし、いつでも確認できるようにしています。勉強会にはそのカテゴリーの担当者しか参加しませんので、例えば、医薬品担当者と化粧品担当者が同席することはありません。しかし、店舗に担当者がいない時にお客様から質問があった場合でも、誰でもmoreNOTEで関連資料をサッと探しスムーズに接客できるようになりました。このように、業務に直結したところでの利用機会が増え、店舗にも浸透していったように思います。
 実は、店舗には70歳以上の高齢の薬剤師もいて、導入当初は紙からiPadへの移行に戸惑いや抵抗が感じられました。それでも根気強く啓蒙活動を行い、まずは操作に慣れてもらうため、勤怠入力をPCからiPad移行し、毎日触れてもらう機会を作りました。
 moreNOTEの操作性が直感的で簡単なこともあり、お陰で今ではどの従業員も問題なく操作できるようになりました。

向き不向きを見極めて積極的に利用範囲の拡大へ

- 今後どのようなシーンでmoreNOTEの利用を検討されていますか

 薬剤師から薬の効能や使用上の注意といった説明が義務付けられている第一類医薬品の場合、添付資料に沿って説明を行うのですが、当初はこの資料を電子化し、moreNOTEで閲覧してはどうかという案がありました。しかし、moreNOTEと紙の二重運用でかえって手間になる可能性が高いため、紙のみの運用を続けることにしました。
 このように、作業の向き不向きがあるのは取り組んでみて初めて実感したことです。とはいえデジタルサイネージや棚割りの共有など、店頭で考えられるmoreNOTEの活用シーンはまだまだあるので、積極的に取り入れて利用範囲の拡大を目指していきたいと思っています。

タブレットを活用したお客様とのコミュニケーションに期待

 王子店では、社内文書の閲覧にmoreNOTEを利用しています。合わせて出退勤管理がこれまでのタイムカード打刻からタブレットに移行されました。店舗でもタブレットが導入されたことはとても先進的な取り組みだと感じます。勤怠管理に関しては、電子化されることで本社部門の集計作業が効率化したのではないでしょうか。
 ドラッグストアは薬の販売記録や説明書類など、紙で保存しなくてはならないものが多くあります。今後、制度が変わりこれらが電子化可能になれば、moreNOTEに保存でき業務がより効率化するでしょう。
 薬のインターネット販売が開始されるなど規制緩和が進んでいる時代ですので、今後、電子化された説明書をタブレットで閲覧しながら、お客様と店頭で円滑にコミュニケーションをとれるようになるのではと期待しています。
(一本堂 八王子店 薬剤師 後藤 正義 氏)

Profile

株式会社 一本堂
管理部 副部長 登録販売者 福井 哲哉氏

株式会社 一本堂
管理部
山本 晃聖氏

会社名:
株式会社 一本堂
本部:
〒110-0005 東京都台東区上野3丁目23番6号 三菱UFJ信託銀行上野ビル6F
代表:
代表取締役社長 濱野 元信
従業員数:
160名(正社員)
資本金:
4000万円
導入時期:
2013年3月
URL:
http://www.ippondo.com/

※当事例は2014年9月時点の情報です。

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