導入効果	経営層からスタートし、一般行員が参加する会議まで 幅広くペーパーレス会議が浸透した FISC基準に準拠した富士ソフトのクラウドだから、 社内承認を得て安心してペーパーレス会議を運用できるようになった 印刷費や人件費などの費用を大幅に削減できた

金融機関においてクラウド導入の壁は高かった

moreNOTEに注目した理由や、導入の決め手について教えてください。

iPadの導入検討を進める中で、有効活用のひとつとして会議資料のペーパーレス化に着手しました。
10社を超えるベンダーより提案を受けましたが、moreNOTEはメガバンク等での導入実績があり、機能面、コスト面で最も優位でした。直感的に操作ができ、マニュアルを見なくても誰にでも利用できることが決め手となりました。

moreNOTEの導入の手順、運用開始までの段取りを教えてください。

当行のセキュリティ基準は非常に厳しかったため、クラウド環境に経営資料を保存する「壁」はかなり高く、クラウドへのデータ保存の前例がなかったことから、経営会議に諮ることとなりました。富士ソフトのデータセンターの視察から始まり、FISC（※）に準拠した各種安全対策基準の状況確認などを行い、万全のセキュリティが整っていることを確認した上で、最終的な承認を得て導入が決まりました。
（※「FISC安全対策基準」は金融システムの導入・運用における業界標準ガイドライン）
導入準備にあたっては、まずシステム担当が詳細の仕様を確認しました。管理者画面でできることやユーザビリティなど、無料トライアルを利用し機能の充実度は十分理解できました。
言葉は適切でないかもしれませんが、moreNOTEは超高機能なシステムではありません。しかし、普通に会議運営をする上で必要な機能は十分備わっており、高機能すぎて使いにくい部分が皆無です。つまり、ユーザーに優しいインターフェースを備えており、ログインさえできれば会議の参加は簡単にできます。
とはいえ、導入可否を判断する経営層に理解してもらうために十分な準備をしていく必要があったため、富士ソフトには、「システム担当者」、「秘書等の経営層をフォローする担当者」、「経営層」への説明会を実施してもらったことで、導入準備段階での課題は解決しました。

最も情報漏洩リスクの高い経営層から取り組む

moreNOTEをどのように活用されているのですか？

通常、この手の「試行」は担当→管理職→経営層という順番で利用し始めることが多いと思いますが、当行では万一資料を紛失した場合、最も情報漏洩のリスクが高い経営層からのペーパーレス化を行いました。
当初、数種類の会議のみでしたが、グルーピングも含め、閲覧権限が明確に設定できることから、管理職以上の会議はペーパーレス化が完了し、現在は担当者別会議やブロック別会議など、一般行員が参加する会議でもmoreNOTEを利用するようになりました。当初50名ほどのユーザーで利用開始しましたが、順次拡大し現在では270ユーザーまで増えています。

管理者様から見た使い勝手はどうでしょうか？

ユーザー登録が個別に設定でき、Excelでの一括登録もできるので便利です。また、当行では承認を受けた端末のみ接続可能としていますが、画面に一覧表示されクリックするだけで承認できるなど、痒い所に手が届いているシステムだと思います。
会議の設定や、資料の登録など、マニュアルがなくても分かるくらい簡単にできるので、利用者に説明しなくても使える点が良いと思います。

「moreNOTE Hello!」でよりペーパーレス化が加速する

moreNOTEの導入効果はいかがでしょうか？

紙で会議をしていた時は準備に1時間以上はかかっていましたが、それが削減されました。資料をアップするだけなので長くても3分で終わります。現場で便利だと感じるのは、会議直前の資料の差し替えです。アップロードするだけですぐに最新化されるのでとても助かっています。
導入当初は、紙の資料を印刷して持参する人もいましたが、資料の見て欲しい箇所をポインターで示したり、書き込んだりしながら説明できる点など、複数人に齟齬なく正確な情報が伝えられるため、紙よりも便利な点が多く、今では手放すことができません。
また、紙コストの削減と、資料準備等にかかる印刷代や人件費などは、導入時からの換算で億単位になると考えています。加えて紛失リスクが軽減された効果は計り知れません。
他の会議システムを利用する機会もあるのですが、利便性の面では圧倒的にmoreNOTEの使い勝手が良いと考えています。

今後の展開、要望などを教えてください。

今般「moreNOTE Hello!」がリリースされ、私共が欲しい機能はそろいました。ブラウザ版でどこでも誰でも簡単に参加でき、資料の共有と操作ができるため、より行内のペーパーレス化が進むのではと考えています。将来的には、TV会議機能と連携ができたり、大人数での会議がHelloでもできるようになれば、最強のツールになると思います。

デジタルイノベーション推進室 室長
那波 浩幸氏（写真中央）

デジタルイノベーション推進室 推進役
河野 修治氏

デジタルイノベーション推進室 推進役補
佐藤 基喜氏

広報グループ 行員
垣副 友里恵氏（写真左）

収益管理室 行員
荒木 萌氏（写真右）

団体名：	株式会社 大分銀行
所在地：	〒870-0021　大分県大分市府内町3-4-1
導入時期：	2014年8月
URL：	https://www.oitabank.co.jp/
※当事例は2020年12月時点の情報です。