【JA都城】会議準備の手間と1か月約5万枚の紙を削減し、
大幅に業務効率化！

JA都城では毎月、4つの会議体があり、1つの会議で約300ページもの会議資料を用意しなければならなかった。その会議資料作成の手間が膨大な上、原本資料を保管する場所も必要という課題があり、ペーパーレス化を推進することとなった。moreNOTEの具体的な運用方法と効果を伺った。

導入効果	公開期間を設定するだけで会議資料を閲覧できなくなるため、会議後に回収する手間がなくなった。会議資料の紙代と印刷代が大幅に削減できた。原本をサーバーに保管することで、保管場所を考える必要がなくなった。

インタビュー

使い勝手が良いことからmoreNOTEの導入を決定

moreNOTEを導入した背景には、どのような課題があったのですか

JA（農業協同組合）では、農業生産に必要な肥料・農薬等の販売の他、貯金、貸出などの信用事業、生命、建物、自動車等の共済事業など幅広い事業を展開しています。そのため、毎月の会議体で必要となる資料がかなり多く、紙代や印刷代のコストがかかっていました。それに伴い、保管場所の確保も問題となっていました。
最も大きな会議体は毎月開催する理事会です。出席者は役員と職員を合わせて約50名。資料は1名当たり約300ページ。さらに、その会議の事前準備のために開催する経営者会議があります。出席者は部長クラスに常勤役員で15名程度。ここでの資料も1名当たり約300ページとなります。
保管場所の確保も問題とお話しましたが、毎月ある理事会等の原本資料を保管するための場所が必要になります。過去50年分の会議資料は紙で保管しており、保管室も満杯の状態です。
1つの資料作成のために各部署から原本を集めて印刷するまでに2～3日はかかります。担当は2人いますが、会議が毎月あるので、多くの時間が資料作成に忙殺されていました。また、印刷室に1台しかないコピー機をほとんど独占してしまい、他の部署にも迷惑をかけていました。

moreNOTEに注目した理由と導入の決め手を教えてください

導入にあたり、関係部署と会議を行い、サービスを使いこなせるかを議論しました。タブレットに不慣れな高齢の役員でも問題なく使いこなすことができるかが懸念材料でした。
moreNOTEに決めたのは、最も使い勝手が良く、価格も安価だったためです。宮崎県内でmoreNOTEを導入している複数のJAの担当者にも感想を伺い、最終的にmoreNOTEの導入を決断しました。

カレンダー機能や公開期間設定で効率化を実感

moreNOTEのご利用用途を教えてください

毎月開催する理事会や経営者会議、企画会、幹事会などに活用しています。
タブレットは会議に出席する役員、職員に専用端末として配布しています。予備のタブレットは5台あり、それを必要な時に使い回すようにしています。
資料作成のために各部署から原本を集めるところまでは従来と同じですが、集めた会議資料はそのままmoreNOTEにアップロードするだけで済みます。

moreNOTEの導入から運用開始までの段取りなどを教えてください

ペーパーレス化に向けて本格的に動き出したのは、2022年5月頃ですが、それ以前からペーパーレス化をしなければという話はありました。
moreNOTEの導入決定後、付き合いのある販売店さんからタブレットを75台借りることができました。ちなみに、moreNOTEは80IDで契約しています。
会議体ごとに紙とタブレットを併用する期間を2カ月設け、触ってもらいながら、徐々に慣れていってもらいました。

moreNOTEの使い勝手はいかがでしょうか

会議資料の画面がとても見やすく、資料を開いた時、上部にあるポインターや付箋、しおりなどのアイコンが分かりやすいという意見があります。
個人的に助かっているのは差し替え機能です。紙で運用していた時、資料に差し替えが発生すると止めていたホッチキスを全て外してやり直していましたが、moreNOTEは差し替え資料をアップロードするだけなので、数秒で完了します。
会議資料には個人情報が含まれる場合もあります。公開期間設定を利用すると、会議終了と共に自動的に該当の資料がアプリから閲覧できなくなるため助かります。以前は会議が終わると資料を返却してもらい、シュレッダーにかけていましたがその手間もなくなりました。

カラーのグラフを活用するなどして説明しやすい会議資料にする

moreNOTE導入後の効果について教えてください

moreNOTEのGreenActionという機能で効果を算出した結果、１カ月の紙の削減枚数は53,382枚となりました。
それ以外にも会議資料を準備する時間が削減されたことは大きな効果です。今まで2～3日かかっていたことが1日もかからなくなり、今まで時間に余裕がなくてできなかったことができるようになりました。
これまでは紙で作成した会議資料を各支所に送り、それぞれの役員に手渡していたのですが、その時間も削減できました。紙での保管が不要となったため、保管場所の心配もなくなりました。

moreNOTEの今後の展開や期待はいかがでしょうか

まだ着手できていませんが、過去の会議資料もクラウドに保存したいと考えています。古い資料の中には劣化の激しいものもあり、枚数も多いため、データ化には時間がかかると思います。
これまでは白黒印刷で、グラフも使わない文字だけの会議資料でしたが、今後はカラーでグラフ等を使って見やすく、説明しやすい資料にしていきたいと考えています。
また、紙資料だと印刷枚数を気にしながら資料を作成していたところがありますが、moreNOTEではページ数を気にする必要がないため、文字も大きくしたゆとりのある資料が作れると考えています。

総務部　総務課
大迫　悠生氏

団体名：	都城農業協同組合
所在地：	〒885-0003　宮崎県都城市高木町6222番地1
導入時期：	2022年12月
URL：	https://miyakonojyo.ja-miyazaki.jp/
※当事例は2023年12月時点の情報です。