導入効果	資料の即時配布、軽量化、利便性が向上した。 円滑な議事進行が行える。 使用し続けることで過去にさかのぼった資料検索ができる。

moreNOTEはIT初心者であっても簡単に操作できる

moreNOTEを導入した背景には、どのような課題があったのですか

福井県議会では、重大な感染症の拡大時や災害時の業務継続性保持、業務効率化等の観点から、議会のICT化を推進しています。いかなる場合でも議会審議に支障があってはなりません。パンデミックや天候、災害に左右されることなく連絡が取れ、情報提供できることが重要です。
ICT化を進めるにあたり、福井県議会では各会派から推薦された5人の議員で構成するワーキンググループ（以降、WG）を議会改革検討会議の下に設置しました。そして議員・議会局双方の活動や業務の効率化・高度化、緊急時における議会機能維持、議会情報への県民のアクセシビリティ向上などを目的とし、「タブレット端末を使用したペーパーレス会議システム（資料等の電子化）」「メールやチャット等のコミュニケーションツール（議員と議会局の連携強化）」「委員会や協議等の場のオンライン形式による開催方法」「常任委員会のインターネット中継の導入」の4つの検討を同時に進めてきました。

moreNOTEに注目した理由と導入の決め手を教えてください

議会で使用する資料はすべて紙に印刷されていました。印刷に費用がかかっていたことに加え、議員の手元に届くまでに時間と手間もかかっていました。また、資料が多数ある場合には持ち運びも不便です。写真等ビジュアル資料の場合、視認性が印刷の精度に大きく左右されるという問題もありました。
そのため、ペーパーレス会議システムを導入し、紙資料に係る問題点の解消を図ることになりました。
どこの議会も同じですが、議員の年齢層が20～80歳代と幅広く、かつ、習熟度に差があるため、システムの選定では初心者でも簡単に操作できることを重視しました。また、以下の観点から検討しました。
・目的の資料をスムーズに探し出せるよう、資料検索やフォルダの階層構造による資料格納、会議開催日からの資料確認ができる。
・複数の資料を同時に見比べられるよう、2画面分割ができる。
・セキュリティ保持のため、資料の閲覧権限の設定や暗号化通信の利用、ID、パスワードによる認証等ができる。
数社の製品を比較検討したところ、資料を開くまでのタップ数が最も少なかったこと、画面同期機能があり、誰でも支障なく資料が閲覧できることなどを評価し、moreNOTEを選定しました。

moreNOTEの運用は、誰もが楽になる方法を考えた

moreNOTEのご利用用途を教えてください

本会議、委員会、全員協議会、その他の協議等の場等において配布されている紙資料を、デジタル化してmoreNOTEで閲覧できるようにしています。

moreNOTEの運用開始までの段取りなどを教えてください

実際に使用してみないと分からないでしょうし、操作に不慣れな方もいると考えました。そのため、令和3年度からWGのメンバーにタブレット端末を貸与し、本番と同じようにmoreNOTEを用いたペーパーレス会議システムの試験運用を行い、本格的な検討をスタートさせました。
タブレットを常に持ち運ぶことが不便という意見など、課題の洗い出しや対応策については、令和2年度から3年度にWGにおいて具体的な検討を進めました。
また、タブレットを本格導入した令和4年度には、議員研修会を2回開催し、タブレット端末の使用方法やmoreNOTEの操作方法について理解してもらうようにしました。

moreNOTEの使い勝手はいかがでしょうか

moreNOTEのレクチャーを行ったところ、戸惑う議員は少なく、年配の方でも操作に困ることはありませんでした。
事務局で資料を収集した上でアップロードをしている議会もあるようですが、我々は運用規則などを最初に決めて資料を作成した部署が直接アップロードできるようにしています。そうしたことで事務局の負担がかなり減りました。事務局がアップロードする場合は、修正が発生するたびに資料を作成した部署とのやり取りが生じます。それでは誰も楽にはなりませんので、どうすれば皆が楽になるかを考えた運用としました。

今後はアーカイブが蓄積されていく。使用し続けることで効果が発揮される

moreNOTE導入後の効果について教えてください

資料の即時配布、軽量化、検索などの利便性の向上と円滑な議事進行が行われるようになりました。
議会は年に4回ありますが、中でも2月の議会が最も多くの資料が必要となります。紙に印刷して積み上げると約15cm、手さげ袋が2つ必要なくらいの量です。
紙の資料は議員一人当たり年間で約1万枚以上使用していました。資料は各所属部署が作成して印刷するのですが、修正があれば差し替えるなど、かなり労力がかかっていました。それらが軽減されました。

moreNOTEの今後の展開や期待はいかがでしょうか

議会のICT化にあたり、議会基本条例および委員会条例の一部を改正し、オンライン形式による委員会の開催を可能とする条件や必要となる機器も整備しました。実際に使用する中での運営上の課題を整理していくことで、議会のICT化が今後、更に進むと考えています。
デジタル化の目標は、利便性の向上や議会審議を充実させることなので、紙を絶対にゼロにしなければならない、というわけではありません。
将来的に議会運営がやりやすくなることを期待しています。資料のアーカイブとして過去にさかのぼった検索もできますし、災害時も従来より情報共有がしやすい環境になると思います。今以上に効果が発揮されるものと考えています。

WG座長の宮本 俊 議員に伺いました

moreNOTEの使い心地・効果はどうですか？

目的の資料に迅速に辿り着けることや、会議中は資料共有により資料の閲覧が容易であるなどWGで検討していた予定の効果が得られた。実際に利用してみて、操作が直感的であり、デジタル機器の操作が不得手な人にとっても操作が難しくないと感じている。日々ユーザーの声を取り入れて機能改善しているようなので今後も期待したい。

福井県議会議会局
主任　門前 直孝 氏
企画主査　深谷 寿人 氏

自治体名：	福井県議会
所在地：	〒910-8580 福井市大手3丁目17番1号
導入時期：	2021年6月
URL：	https://www.pref.fukui.lg.jp/gikai/
※当事例は2023年2月時点の情報です。