導入効果	紙が大幅に削減できた。 空いた時間で他の業務に取り組めるようになった。 新しい働き方を実践できるようになった。

moreNOTEのシェアの高さが安心につながった

moreNOTEを導入した背景には、どのような課題があったのですか

当所では毎月1回、会頭、副会頭が集まる正副会頭会議があります。会議では資料をもとに各部署からさまざまな報告や提案が行われます。今まで資料は紙で用意していました。A4で 100ページあり、両面印刷をしても50枚の資料を10名の出席者に配布していました。
資料は3部署から紙やデータで届くので、総務課で式次第を作り、議題の順に並べ、ページ番号をふるなどの作業を行ってから印刷していました。印刷に半日はかかりますし、その間、コピー機を独占することになります。また、直前になって追加や変更など資料の差し替えもありました。さらに、会頭、副会頭は非常勤で別に所属する会社があるため、資料をその会社まで直接、届ける必要もありました。
あまりにも負担が大きく、全ての資料を１つのPDFファイルに変換して出席者に送信する運用も試してみました。しかし、容量が多くなると1回では送れなくなりますし、セキュリティのために都度パスワードを掛けなければなりません。資料を受け取った会頭、副会頭も自分でプリントアウトする必要があり、手間がかかってしまいました。
ある時、役員から「会議で使用する大量の紙資料を削減できないか」「過去の資料から必要な情報を見たいけれど、膨大な資料から探し出すのは大変だから簡単にならないか」という話がありました。なにしろ、資料は1年で段ボール1箱分になります。総務課で検討し、業務の見直しを行うことになりました。

moreNOTEに注目した理由と導入の決め手を教えてください

ペーパーレス会議システムを調べてみると、moreNOTEが最もシェアが高いということが分かりました。このようなシステムは長く存続してくれないと困ります。その点でも大手で歴史のある富士ソフトなら安心できると思いました。
連絡をしてみると営業担当が訪問してくれました。実際にデモを見せてくれて、さまざまな質問に答えてくれたことも信頼につながり、導入の決め手になりました。また、iPadに対応していることも評価した点です。

moreNOTEなら説明をしなくとも直感的に使いこなすことができる

moreNOTEのご利用用途を教えてください

現在は正副会頭会議で使用しています。タブレットの導入コストの問題はあるものの、将来的には、全職員約20名が利用できる環境を構築し、各種会議のペーパーレス化を進めて行ければと考えています。それが実現できると小さな会議も全てmoreNOTEで行うことができるようになります。
それに、会員企業の方を訪問して説明することもあるので、そういったシーンでも活用できればと考えています。

moreNOTEの運用開始までの段取りなどを教えてください

出席する役員、管理職にiPadを配布し、moreNOTEを導入しました。役員は年配者が多いため、通常であれば何らかのサービスを導入すると使い方から指導しなければなりません。しかし、iPhoneを利用している役員が多いのでiPadは問題なく使えますし、moreNOTEの使用にも抵抗を感じる方はいませんでした。簡単な説明会を行っただけで、後はトラブルもなく運用できています。実は、導入した最初の会議ではうまく使えない方のために紙の資料を2～3部用意しておきました。しかしそれを使うことはありませんでした。

moreNOTEの使い勝手はいかがでしょうか

ユーザー側は機能がシンプルであることから、特に戸惑うことなく直感的に操作できました。
管理者側としても簡単にアップロードできて、修正も削除もできます。最初は、アカウント作成やテナント設定に少し手こずりました。ですが、サポートセンターが丁寧に対応してくれて、確認しながら設定を進めることができました。
また、運用開始後、カスタマーサクセスの担当者が「何か困っていませんか？」と連絡をくれたので、いろいろと質問させてもらいました。驚いたのは、「こういう機能が欲しい」という要望を伝えると、間もなくしてその機能が実装されたことです。通常のベンダーだと、そこまでフォローはしてもらえません。ユーザーに寄り添った企業姿勢が伝わり、信頼できました。

空いた時間で業務をデジタル化し、効率化の好循環に

moreNOTEを導入後の効果について教えてください

紙の使用量が大幅に削減されただけでなく、資料準備や差し替え作業など業務負荷が大幅に改善されました。総務課としては、資料準備の作業時間が削減されたことで、これまで出来ていなかった業務に取り組めるようになりました。例えば、会議やセミナー運営の業務で、出欠確認を紙の運用からデジタル化することでさらなる作業効率化をはかるなど、一つの効率化が次の効率化を生む好循環となっています。
役員からも「過去の資料がすぐに手元で確認できる」「保管場所が不要になった」と好評を得ています。会議資料は1年分保存しています。必要な資料はmoreNOTEから検索して探すことができます。
セキュリティ面でも、iPadの生体認証でログインする仕組みがあるので簡単で安全に使えます。万が一、端末紛失などがあっても、管理者がそのアカウントのアクセスを停止する仕組みもあるので安心です。

moreNOTEの今後の展開や期待はいかがでしょうか──

ペーパーレスにすると物理的に紙が減る、という理解しかありませんでした。実は、苫小牧は豊富な水と木材資源に恵まれていたことから製紙業で発展してきた街です。紙の削減を前面に出すと反感を買うのではないかと心配もありました。しかし、紙をなくすというよりも、場所や時間にとらわれない働き方や、効率化ができると分かりました。「コロナ禍で自宅で仕事をしなければいけない」「子育てや介護のために家で働きたい」そのような問題が今後もたくさん出てくると思います。moreNOTEを導入したことで、そうした「新しい働き方」に対応する準備の第一歩になったように感じていますし、そちらの方のメリットが大きいと考えています。

総合企画室 室長
堀抜 信吾 氏

総合企画室 室長
大岩 美穂 氏

団体名：	苫小牧商工会議所
所在地：	〒053-0022　北海道苫小牧市表町1-1-13
導入時期：	2021年9月
URL：	https://tomakomaicci.jp/
※当事例は2023年1月時点の情報です。