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moreNOTE ロゴ 会議準備がペーパーレス化でスムーズに
6ヵ月で32万枚の紙削減を実現!

JA高知県は、県内12JAと連合会機能が統合し、2019年1月1日に誕生した。統合後の改革推進のため、iPadを活用したペーパーレス会議を導入するに至った経緯、導入後の効果について紹介しよう。

導入効果
  • マニュアルを見なくても直観的に操作できる
  • スケジュールに会議の予定を入れておくとリマインドしてくれる
  • 会議で使う資料はタップひとつで見ることができる
  • 過去の資料も簡単に見つかり閲覧できる
  • 紙は6か月で約32万枚の削減。会議準備の負担も大幅に軽減

インタビュー

セキュリティ条件が第一。操作性と費用面を考え決定した

moreNOTEを導入した背景を教えてください

2019年1月に、高知県内の12の農業協同組合と連合会の一部機能を統合して、JA高知県が誕生しました。
統合前の2018年8月に、合併を見据えた改革推進の打合せで、iPadを活用したペーパーレス会議を導入することになり、ツールの検討がスタートしました。統合後の2019年1月には理事会で運用を開始することが決まっており、12月末までに導入作業が完了していなければならず、準備期間はわずか5ヵ月でした。
まず、関係者を集め、ペーパーレス会議をどう考えるのか、何をしなければいけないのか、というところから議論をはじめました。さらに、12もある農業協同組合から情報を集め、コントロールする必要がありました。そのためなかなか具体的なツールの選定作業に手を付けられず、タイムリミットだけが迫っている、という状況だったのです。

moreNOTEを知ったのはどうしてなのでしょう

JAグループのシステムを委託している電算センターにどのツールが良いのかと相談したところ、複数の製品を勧められ、操作性を検証し、運用できるかの確認を進めていました。その選択肢のひとつとしてmoreNOTEも検討することになったのです。
選定条件に、資料を端末にダウンロードできないこと、というのがありました。セキュリティを第一に考えていたからです。最初は、クラウドにデータを置き、iPadにはデータが残らない仕様の他社製品を検討していました。でも、moreNOTEはダウンロードされるけれど、セキュリティは担保されるというので、セキュリティの課題は解決できることが分かりました。
他社の製品とmoreNOTEは、インタフェースに大きな違いはありませんでした。ただし、使うのは理事・監事です。ITリテラシーのレベルも様々なので、誰でも使える操作性も重要でした。moreNOTEにはカレンダー機能など、目的の資料に即座にたどり着けるシンプルさがあり、評価につながりました。
さらに、moreNOTEにはペーパーレス化の効果を見える化する「GreenAction(グリーンアクション)」という機能がある、という点に興味を惹かれました。どのくらい削減できたのかがわかると私たちも助かります。そのような機能と費用面を考え、moreNOTEで決定しました。


統合に伴い会議準備の負担増を懸念。ペーパーレス化は重要だった

moreNOTE導入のスケジュールを教えてください

2018年8月にペーパーレス会議の導入検討を開始し、9月の総務企画作業部会、総務検討委員会にmoreNOTEの資料やコストを提出。それに対して意見をフィードバックしてもらい、各JAの代表役員の承認をもらいました。12月に担当者向けの操作説明会を行い、12月25日には理事・監事向けの説明会でiPadを渡し、操作を説明しました。
理事・監事向け説明会の開催日を先に決めていたので、そこから逆算してiPadの手配や、資料の登録、フォルダ構成など環境の整備を行いました。スケジュールはタイトでしたが、トラブルもなくスムーズに導入できました。
説明会では、操作できない人もいるのではないかと心配していたのですが、参加者同士が教えあい、スムーズに行きました。統合後の会議はこうなるというイメージが伝わり、すんなり受け入れてくれました。普段見慣れているカレンダーから会議を始めるというのも、分かりやすかったのだと思います。
その後、2019年1月3日の理事会から正式に運用を開始しました。

今はどのように活用しているのですか

約60名が出席する常勤会、約100名の理事会、約20名の本所常勤会を月に1回、開催しているのと、理事専門委員会を不定期に開催しており、その会議で活用しています。理事・監事が77名おり、さらに事務局の部長クラスも含めると100名規模になります。常に何かの会議が開催され、資料は、会議を追うごとにブラシュアップされ、ページ数が増えます。
moreNOTEを導入する前、統合準備のための会議では、フロアにある2台の印刷機を1日中、遅い日だと深夜0時くらいまで、フル稼働して200ページある資料を100部ほど印刷しました。もちろん、印刷後に製本までします。その資料のデータが届くのは遅いし、作成に2、3人が掛かりきりでも出来上がるのは会議直前でした。これを月にいくつもある会議ごとにやっていたのでは、自分達の身が持たないと思いました。試算すると年間でおよそ35万枚も会議資料を印刷することが予想されました。ペーパーレス化は会議資料を準備する私たちにとっても重要だったのです。

6ヵ月で32万枚の紙を削減。準備だけでなく会議もスムーズに

moreNOTEの使い勝手はどうでしょうか

JA高知県が使っているファイルサーバーと同じイメージのフォルダ構成にして効率的にしているので、違和感なく入ることができました。操作性がシンプルで、使い勝手は良いです。タップするだけなので、マニュアルを見なくても、直観的に操作できます。資料の登録も簡単です。会議フォルダを作り、そこに議案のフォルダを作り格納しています。フォルダにはPDFファイルが一覧で表示されます。
過去の資料も簡単に閲覧できるのもいいところです。紙の資料は探すだけで大変です。それがiPadの中にすべてあり保管されているのでとても助かります。
会議の予定を入れておけば、リマインドしてくれるのも便利です。その会議で使う資料もタップするだけで簡単に見つけ出すことができて、理事にもとても好評です。

導入したことで、どれくらいの効果があったのでしょうか

6か月間で、およそ32万枚の紙の削減ができました。印刷コストにすると約100万円の削減です。
また、資料は事前に1週間~10日ほど前には理事・監事77名全員に郵送していましたが、その郵送費や人件費も掛からなくなりました。
資料は会議直前に差し替えが発生することもありました。前日ならまだしも、会議当日の朝ということもありました。そうなると慌てて印刷し、ホチキスを外して差し替えてまた止めて、という作業をしていました。moreNOTEだとその手間もかかりません。また、会議中に資料の修正、追加があったときは、会議をいったん止めて印刷することもありましたが、moreNOTEだと簡単に更新ができるので、会議がスムーズに進みます。
紙の資料だと必要なページを探すだけで時間がかかっていましたが、資料は発言者の操作に同期して表示されるので、出席者はずっと画面を見ているだけ。勝手に資料が切り替わって行くので、その意味でも会議がスムーズに進むようになりました。今では議論に集中でき、会議時間も短くなりました。

今後の展望を教えてください

現在は、役員と一部の部長クラスにしか貸与できていません。私たちが関わっているのは本所の理事会や常勤会など大きな会議です。しかし、JA高知県は7つの地区で構成されており、地区でも理事が集まる会議や管理職会など大小の会議があります。今後は各地区、支所の管理職にまで広げて行きたいと考えています。そうすれば、地区が開催する会議もペーパーレス化できます。
全職員にまで広げていくのが理想ですが、人数も多く、セキュリティ、費用対効果の面で難しいところがあります。ただ、個人専用でなく、会議のときだけ使う、という方法はあると考えています。まずは予備のiPadで、小さなユニットやグループ単位の会議で使ってみたいと思っています。そうすれば、当然、コストの削減になります。
今後、通信費などのコストが下がれば、投資に対する回収期間も短くなるだろうと予測しているので、そのときは利用拡大を考えたいと思っています。最終的には、JA高知県の資料は基本的にペーパーレスが当たり前、という風土にしたいと思っています。

プロフィール


(写真左)
統括本部 総合企画部
総務課
矢野 陽介 氏

(写真右)
統括本部 総合企画部
総務課
大久保 早織 氏

団体名: 高知県農業協同組合
所在地: 〒781-9511 高知県高知市北御座2-27
導入時期: 2018年12月
URL: https://ja-kochi.or.jp/
※当事例は2019年12月時点の情報です。

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