つながる、ひろがる、次世代ワーク
ペーパーレス会議・働き方改革なら 富士ソフトのペーパーレスシステム moreNOTE (モアノート)

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moreNOTE ロゴ 個人情報を扱う上で、セキュリティの高さを評価
会議だけでなく、オープンキャンパスなどでも活躍

大東文化大学は、1923年(大正12年)に創設され、人文・社会科学系領域の他、スポーツ・健康科学系の領域までもカバーする、8学部20学科を擁する総合大学。moreNOTEをどのように活用し、どんな効果が出ているのだろうか。

導入効果
  • 会議のペーパーレス化で、資料の準備や差し替えの手間が激減した
  • オープンキャンパスや高校訪問でも活用し、効率的になった
  • 打ち合わせは、iPadを持っていくだけになった

インタビュー

多くの会議があり大量の紙の資料が必要だった

moreNOTE の導入の背景には、どのような課題があったのでしょうか

 まず、iPadを導入し、事務職員全員に配布するという計画がありました。そしてmoreNOTEでペーパーレス化を推進し、情報共有のためにLINE WORKS(ラインワークス)を導入する。この2つのツールをiPadで活用しようというのが取り組みの発端です。
 総務課では法人会議の幹事や、理事会、評議員会、学内理事だけの常務審議会の事務を行っています。それらの会議資料がかなりのボリュームになるため、以前からペーパーレス化を進めなければ、という話がありました。そのため、情報センターと一緒にiPadを導入し、ペーパーレス化の推進と、情報共有を推進することとなりました。

導入前の会議資料はどうされていたのですか

 本学では「法人会議資料は原則A4に片面印刷する」ことを慣例にしています。特に枚数が多い会議は理事会です。多い時で200枚はある資料を約30人に配らなければなりません。その資料を議案ごとに並べ、パンチで穴を開けて黒紐で綴じ、インデックスを貼る、という手間のかかる作業を毎回やっていました。
 また、資料を印刷して会議で配布する際、渡しきりにする資料と、会議終了後に回収する資料があります。回収する資料は人事などのデリケートな案件のものです。早くペーパーレス化したかったのは、その運用も関係していました。現在のmoreNOTEの運用では、必要な時にmoreNOTEで資料を閲覧し、会議終了後には消去するようにしています。

特に大変だったことはなんでしょうか

 資料の差し替えです。会議の直前に誤字脱字があったとか、議題を取り下げることになった場合は、差し替えをしなければなりません。今は最新の資料をmoreNOTEに上げるだけで済みます。

セキュリティが担保されることを評価

moreNOTEを導入した決め手は何でしたか

 他のシステムも見てみましたが、決め手になったのは、シェアが大きく、安定感があり、セキュリティにも強い。私達の要望をクリアできると考えたからです。特にストレージが国内にあり、暗号化などのセキュリティ機能も充実している、ということがポイントでした。
 本学は個人情報を扱う関係から、厳しいセキュリティが課せられています。そのため、データをクラウドに置くことも許可していませんでした。しかし、moreNOTEだと簡単にコピーができない、セキュリティが担保される、ということを評価しました。
 今までは、学内のイントラネットの閉じられたなかでデータを編集したり、保存したり、メールを送受信していました。しかし、iPadを使うと外部とつながります。その場合の運用はどうすればいいのか、ということはかなり議論を重ね、最終的にmoreNOTEの導入となりました。

どのように活用しているのですか

 各種ある会議の資料をペーパーレス化しました。ただ、理事会は事前に資料を送らなければならず、しかも学外にも理事がいるため、完全なペーパーレス化とはなっていません。そこは課題として残っています。
 当初は会議のペーパーレス化だけを考えていたのですが、事務職員のペーパーレス化でも活用しています。事務職員が参加する職員総会や、財務部が行う予算会議もmoreNOTEでペーパーレスにしました。また、職員がさまざまな学校に伺い、進路指導の先生に大東文化大学を説明する高校訪問でも、moreNOTEを使って説明しています。入試制度などは最新の情報で説明しなければいけません。moreNOTEにはいつも最新の入試の日程や、詳細の資料を入れているので、高校訪問やオープンキャンパスなどで説明するときにはとても楽になりました。それまでは、紙の資料や入学案内の冊子を持って歩いていました。今はすべてmoreNOTEに格納しています。
 また、総務課は打ち合わせが多いのですが、紙の資料はやめてiPadだけ持っていく、ということが多くなっています。トータルで見ると会議以外の事務職員が活用している方がペーパーレス化できているかもしれません。

使い勝手はどうでしょうか

 問題なく閲覧できていますし、使い勝手も良いと思います。開いた瞬間にフォルダが出てきて、すぐに目的の資料を開くことができる。ただ、どれだけの職員が資料のアップロードまでできるか、ということはあります。今は特定の職員だけがアップロードしている感じです。やはり、新しいシステムが得意な人とそうでない人がいて、個人差はありますね。

資料をPDFにする文化ができた

moreNOTEを導入してどのような効果を感じていますか

 多くの職員は使いこなしていて、若手の職員がフォルダを見やすく分けて資料をあげてくれるので、iPadだけあれば会議や打ち合わせは、なんら支障ありません。また、職員のデスクの上は整理されてきれいなのですが、引き出しや棚がいっぱいになっていたりします。moreNOTEを活用することで、いずれはそれも減らしていきたいですし、そうなっていけばいいと思っています。moreNOTEにアップするため、資料をPDF化する文化ができたので、それが進んでいくと、どんどん紙が減っていくと思います。何年か経つともっと効果は出ると思います。

今後の展開や要望を教えてください

 教員が持っているタブレットを活用して、そこにmoreNOTEを導入できるのではないかと考えています。もちろん、システム管理者側の方で、この端末は誰のものか、という管理をしなければいけないですが。実現出来れば大きな効果が出るかもしれません。
 また、学生にiPadでレジュメを開いてもらって授業をする、といったこともできそうだと考えています。moreNOTEの良いところは、資料のダウンロードが勝手にできないことです。先生によってはレジュメを生徒に渡したくないという人もいます。資料は機密情報なので、渡したくはないけれど、参照はして欲しいという資料もあります。そんなときにも活用できそうですね。

【 大東文化大学ってどんな学校? 】

 学校法人大東文化学園は、「東西文化を融合して、新しい文化の創造を目ざす」という建学の精神のもと、大東文化大学、大東文化大学第一高等学校、大東文化大学附属青桐幼稚園の3つの学校を設置しています。
 学園の中核をなす大東文化大学は、1923年(大正12年)当時の国会にあたる帝国議会の決議によって創設された、大東文化協会が設置する大東文化学院を前身とし、中国学、日本文学、書道などの分野で比類ない伝統と歴史を誇ってきました。今日では人文・社会科学系領域だけでなく、スポーツ・健康科学系の領域までもカバーする、8学部20学科を擁する総合大学へと発展し続けています。また、創設以来、中国やアジアに強い大学として世に認められてきましたが、今日では環太平洋、さらには全世界に国際交流の輪を広げるなど、創設の理念「東西文化の融合」は脈々と受け継がれてきています。

プロフィール

大東文化大学
学園総合情報センター事務室 主査
渡邊 一憲 氏

大東文化大学
総務部 総務課
小笹 太郎 氏

法人名: 学校法人大東文化学園
(大東文化大学設置者)
所在地: 〒175-8571 東京都板橋区高島平1-9-1
代表者: 理事長 中込 秀樹 氏
教職員数: 1,451名(2018年5月現在)
学生・生徒・園児数: 12,937名(2018年5月現在)
導入時期: 2018年6月
URL: https://www.daito.ac.jp/
※当事例は2018年12月時点の情報です。

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