【守谷市（介護認定審査会）】
議会で活躍中のmoreNOTEを介護認定審査会でも採用。

守谷市では全市庁でペーパーレス化に取り組むなか、大量の紙を使用していた介護認定審査会にmoreNOTEを活用することで、成果を出している。moreNOTEは操作が直感的で使いやすいとのこと。moreNOTEの具体的な運用方法と効果を伺った。

導入効果	完全なペーパーレスに移行でき、iPadだけで進行できるようになった。資料の送付とシュレッダー作業が必要なくなった。紙と変わらない使い勝手でスムーズにmoreNOTEへ移行し、DX化の基盤ができた。

インタビュー

moreNOTEの使いやすさが導入の決め手になった

moreNOTEを導入した背景には、どのような課題があったのですか

全庁的な方針としてペーパーレス化を推進しています。そのなかで、介護認定審査会で使用する大量の紙を削減できないか、2020年に検討を開始しました。
介護認定審査会では審査の対象者が20 ～ 30名いて、資料は対象者1名につき8枚くらいになります。しかも委員5名と事務局用の6冊分が必要なので、1回の会議で約1,200枚の紙を使用することになります。会議は月に6回あり、年間にすると約9万枚の紙を使用する計算になります。
審議会の資料をコピーするために設置された介護福祉課専用のコピー機が、ほぼフル稼働の状態でした。

moreNOTEを導入する前の介護認定審査会はどのような状況だったのでしょうか

委員にお渡しする資料は、遠方の場合はレターパックで送ったり、直接届けたりしていました。また、資料は会議終了後、シュレッダーにかけて廃棄しなければなりません。そうした作業は、会計年度任用職員6名に担当してもらっていました。
以前からペーパーレスシステムが必要という話はありましたが、業務で多忙な中、新しいことは着手できずにいました。しかし、毎回、コピーやシュレッダーに手間がかかりすぎていましたし、機器の調子が悪くなり余計に時間がかかることもありました。そのようなことからペーパーレス化に踏み切りました。

トラブルが発生しても直ぐに対応できる環境がmoreNOTEにはある

moreNOTEに注目した理由と導入の決め手を教えてください

ペーパーレス導入にあたり、3社に製品デモをしていただき、実際の使用感を見せてもらいました。そのなかでmoreNOTEの導入を決定した理由は、使いやすさです。ノートにシャープペンシルで手書きしているような感覚で使える、そこがとても良かったです。デジタルに対する苦手意識が払拭されました。また、メモに色を付けたり、フリーハンドで引いた線が自動的に直線に補正される機能がとても便利で、デモで見たときには驚きました。
当然、入札案件なのですが、職員の意見を集約した仕様書の内容に合っている製品は、moreNOTEと、もう1社の2択でした。決め手となったのは、守谷市議会でも活用しているという信頼性の高さでした。

moreNOTEのご利用用途を教えてください

iPadは19台導入しました。委員18名に配付し、残り1台は事務局用としています。
導入にあたって、2021年9月に研修会を開き、紙とiPadの両方を配付。試用期間を3か月と定め、使いやすい方を選んでもらいました。18名の委員のうち、12月まで紙を使用していたのは2名だけです。他の方は直ぐに紙ではなくiPadでmoreNOTEを使用するようになり、2022年1月から完全にペーパーレスになりました。
委員が集まる審査会でmoreNOTEを活用することはもちろん、リモートで行う一部の会議でもmoreNOTEで資料を閲覧しています。審査会の約1週間前までに資料をmoreNOTEにアップし、事前に読んでいただき、メモを取ってもらっています。対面審査会でもリモートでも、当日は、moreNOTEの画面を開き、そのメモを見ながら審査を行います。導入当初は、開催通知のメールが届かないなどのトラブルがありました。しかし、メールが届いていなかったのは、迷惑メールフォルダに入っていたことが原因など、いずれも簡単に解決できることばかりでした。

moreNOTEは紙以上に便利

moreNOTEの使い勝手と導入効果を教えてください

moreNOTEは、直感的に使用できる点が良いですね。委員は30代から60代と年齢層が広く、世代間ギャップもあるなか、皆、スムーズに使用しています。こうやれば動くだろうと想像をして、そうやるとちゃんと動いてくれる。紙と同じかそれ以上に便利です。
また、年間約9万枚の紙を削減できたことは大きいです。資料作成の時間と業務工数の削減が図れました。

moreNOTEの今後の展開や期待はいかがでしょうか

現在は介護認定審査会だけでの活用なので、介護認定審査会の事前調査もペーパーレス化することで、調査時間の短縮を図れないかと検討中です。
また、moreNOTEには、介護認定がより便利になる介護認定デジタルパックがあるとのことなので、活用を検討したいです。今後の更なる進化にも期待しています。

【守谷市ってどんなとこ？】

守谷市は、茨城県の南西端に位置し東京都心から40キロメートル圏内にあります。東は取手市、西は常総市、北はつくばみらい市に隣接し、南は利根川を挟んで千葉県野田市と柏市に相対した市です。利根川、鬼怒川、小貝川という3 つの河川に囲まれた台地上に市街地が形成され、水と緑の恵まれた人口70,676人（2024年2月1日現在）の茨城県守谷市。常磐自動車道やつくばエクスプレスの開通により、都心とも直結、めざましい発展を遂げています。また、民間の出版社による「住みよさランキング」で全国1 位に輝くなど、住環境は折り紙付きです。

健幸福祉部介護福祉課
鈴木　貴直氏
山田　みさき氏
石川　彩英氏

自治体名：	茨城県守谷市
所在地：	〒302-0198茨城県守谷市大柏９５０番地の１
導入時期：	2021年10月
URL：	https://www.city.moriya.ibaraki.jp/
※当事例は2023年11月時点の情報です。