導入効果	事務作業が大幅に効率化。事務員の負担も軽減された。 紙の使用量が大幅に削減された。 大事な資料をデータ化して保存することで紙資料が破損しても復旧が可能になった。

コンペでmoreNOTEが最も良いと評価

moreNOTEを導入した背景には、どのような課題があったのですか

福祉部 幸せ長寿課は、介護サービスを必要としている市民の要介護度を審査判定する「介護認定審査会」の事務局を担当しています。審査会は毎週開催しており、医師や薬剤師、介護福祉士など1グループ6名構成で3グループ、全18名で 審査委員を務めています。
審査会の資料に加えて、審査対象者1人に対して調査資料や主治医からの意見書など、A4で7枚の資料があります。例えば30人の審査をするとなると210枚となり、委員6名に配布するので1,260枚が必要となります。
委員に事前に審査していただく必要があるため、事務局では資料の個人情報をマスキングしてコピーし、製本して、1週間前には直接お届けしていました。毎週、その作業に約8時間を費やし、紙は最低でも約1,000枚は使用していました。しかも、審査会終了後には約4時間かけてシュレッダーし、原本のみファイリングして保存しなければなりません。担当者の業務はそれだけではなく、窓口対応や調査等もあります。
常総市は2006年に水海市と石下町が合併してできた市ですが、市役所の業務量が1.5倍に増加したものの職員数は増えなかったので、業務の効率化が課題となっていました。

moreNOTE導入の決め手を教えてください─

当時事務作業を担当していた職員が問題を提起し、資源である紙を無駄にしないことや作業を簡略化するため、2015年5月からペーパーレス化を模索することになりました。
そんな中、2015年9月の関東・東北豪雨によって常総市は大きな被害を受け、市役所で保存していた紙資料も被害を受けました。その影響でペーパーレス化の動きが強まり、2016年に予算が承認されることになりました。丁度、幸せ長寿課がペーパーレス化の検討を行っていたことから、庁内で最初のペーパーレス化に着手することになりました。
導入に際してプロポーザルによるコンペを行ったところ5社から提案がありました。30項目あるチェックリストを作成し、委員6人が項目ごとに採点しました。その結果、最も点数が高かったのがmoreNOTEでした。
最も良いと評価したのは機能面でした。資料ダウンロードのしやすさ、操作がシンプルでインタフェースが分かりやすいこと。最も重要視したのは、紙資料にペンでメモを書くのと同じような感覚で書き込めること、そのメモがすぐに消せることでした。その他、会議カレンダーで審査日に資料を紐づけて表示できることも評価しました。

moreNOTEは年配者でも簡単に使える

moreNOTEのご利用用途を教えてください

審査会で必要な資料は全て電子化し、会議ごとのフォルダをmoreNOTEに作り、会議の1週間前にアップしています。委員は事前にmoreNOTE内の資料にメモを入力し、審査会当日はそのメモを見ながら発言しています。

moreNOTEの運用開始までの段取りなどを教えてください

iPadを導入し、委員と事務局に配布しました。委員向けに研修会を行ったのですが、年配の委員が多いにも関わらず、驚くほどすぐに馴染んでいました。最初は「紙の方がいい」という意見もありましたが、慣れると使いやすさをすぐに理解してもらえました。
委員には任期があるため、毎年2、3名が入れ替わります。それでも簡単なレクチャーを行うだけで「 理解できました」と言われます。

moreNOTEの使い勝手はいかがでしょうか

資料にメモを書くとき、注目すべきところは赤にするなど、色を変えられるところが好評 です。 紙資料をスキャニングしてPDFにしていますが、それで読みづらいということもありません。文字が小さい、印字が薄いというときもタブレットだと拡大できます。紙はかさばるので持ち運びも大変ですが、moreNOTEになってからはiPadを持って来るだけで済みます。間違いなく紙より便利です。

将来のデジタル化にスムーズに移行できる

moreNOTE導入後の効果について教えてください

紙は劇的に減り、事務局も印刷の手間やその後の作業が一切なくなりました。委員に直接資料を届けるだけで半日かかっていましたが、資料をPDF化しアップロードするだけなので、時間も有効活用できるようになりました。
また、感染症対策で、3合議体のうち1合議体だけWEB会議で行うことになったのですが、ペーパーレス化していたことでスムーズに移行できました。

今後の展開や期待はいかがでしょうか

幸せ長寿課では他にも地域ケア会議、ケアプラン検討会、協議会などさまざまな会議を運営しています。今後はそれらの会議でもmoreNOTEが活用できればと考えています。
常総市では認定審査会だけではなく審査会資料もデジタル化して介護保険の台帳と紐付けた形で保存しています。紙がなくなってもデータからの復旧が可能になります。

ペーパーレス化を検討する自治体へのアドバイスがあれば教えてください

ある自治体がペーパーレス化の視察に来られたことがあります。その自治体ではA4とA3の紙資料を使用しているとのことでした。A3だとiPadでは読みづらく、moreNOTEを導入するならサイズの統一も必要になります。幸せ長寿課ではA4に統一しています。
最も大事なのは、困っていることを課題として感じているかです。幸せ長寿課がペーパーレス化をしようとしたのは、会議終了後に大量の紙が一瞬でゴミになることが課題だと思ったことが発端です。そのためにどうすれば良いかを考えました。何を改善したいのかがはっきりと見えていないと、どのようなシステムを導入しても上手くはいかないと思います。A3の紙を使用しているためにmoreNOTEが導入できないのなら、A4に変更するやり方はないかと考える。できないで終わらせるのではなく、どうしたらできるかを考えることです。
もちろん、新しいことに取り組んで失敗すると怖い、という気持ちはあると思います。しかし、政府はデジタル化を推進しています。このまま高齢化が進むと10年後には介護認定者も増え、紙での運用は限界がきます。今後、デジタル化は必須になると思います。

福祉部 幸せ長寿課 課長
村上 大成 氏

福祉部 幸せ長寿課
介護保険室 認定係
松田 健 氏

会社名：	茨城県常総市
所在地：	〒303-8501 茨城県常総市水海道諏訪町3222番地3
導入時期：	2017年4月
URL：	https://www.city.joso.lg.jp/
※当事例は2023年1月時点の情報です。