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moreNOTE ロゴ 職員4,000人でペーパーレス化を実施。
会議、研修、テレワークなどに活用し、年間45万枚の紙削減を実現!

佐賀県では、職員のテレワーク推進のためにiPadを導入し、ペーパーレス化に取り組んでいる。どのように活用し効果に繋げているのだろうか。

導入効果
  • 職員4,000人でペーパーレス化に取り組み、年間45万枚の紙削減
  • 外出先での資料閲覧や打ち合わせでも活用し便利になった
  • 会議のペーパーレス化で、遠隔地との意思疎通もスムーズになった
  • 研修でペアリング機能を活用、参加者の理解度が向上した

インタビュー

テレワーク推進のため、まずはiPad100台の導入からスタート

moreNOTEの導入のきっかけは何でしたか

佐賀県では、職員のテレワークとして、「在宅勤務」「サテライトオフィス勤務」「モバイルワーク」を推進しています。その中の「モバイルワーク」を実現するため、試験導入としてiPad100台を導入して各職員に配布し、実際に使いながら「どのように活用していくのがよいか」を検討しました。
その中で「会議などの資料を自席のパソコン以外にも、タブレットからも閲覧できるようにしたい」という声があったことから、ペーパーレス会議システムの導入を検討することになり、moreNOTEの導入に至りました。

導入までの経緯を教えてください

ペーパーレス会議システムを検討しはじめて、moreNOTEに決定したのが2014年6月。そして同年9月に導入し、10月1日から運用を開始しました。運用開始時には、職員への操作研修のため富士ソフトにサポートに来てもらい実施しました。

ペアリング機能で会議参加者の意思疎通もアップ

moreNOTEを導入した決め手は何でしたか

ペーパーレス会議システム導入に際しては、条件が3つありました。1つ目は、ペアリング(画面同期)機能があること。2つ目は、セキュリティ担保のため、端末からのデータのダウンロードを制限できること。3つ目は、Active Directory (アクティブディレクトリ)と連携可能であることでした。いくつかの製品からこの条件を満たしているもので絞り込んだ結果、moreNOTEに決定しました。その他にもセキュリティ機能が充実している点や、OSに依存しない点も評価したポイントでした。

どのように活用しているのですか

主に会議で使用しています。部署内の会議や課長会議、部長に対して行うブリーフィング会議や打ち合わせなどで活用しています。さらに、職員の集合研修でも活用しています。スクリーンに資料を投影しながら、参加者の手元のタブレットでも閲覧できるようにしたことで、理解度が向上したという声も出ています。他には、情報課へ視察に訪れるお客様へ資料をご案内する時などにも使っています。
これまでは、多くの業務で紙の資料を印刷して使っていましたが、今ではmoreNOTEで簡単に閲覧できるようになりとても便利になりました。

現在、端末は何をお使いですか

持ち運びに便利なiPadがよいとか、通常の業務にも使えるノートパソコンがよいなど、いろいろな意見が出ましたが、今はiPad、ノートパソコンとさまざまな端末を使っています。部署内で打ち合わせをする場合などは日頃利用しているノートパソコンが便利ですが、集合研修や会議など、場所を移動する必要がある場合はiPadが重宝しています。iPadはセキュリティも高いですし、作業をするのではなくシンプルに見るだけであればiPadが最適ですね。

moreNOTEの使い勝手はどうでしょうか

会議では、ペアリング機能をとても重宝しています。操作も簡単ですし、資料のどこを説明しているかが明確なので、意思疎通がしやすくなったと感じています。遠隔地にいる参加者ともスムーズにやり取りができるようになりました。外出時や出張時も、タブレットを持ち歩くだけで必要な情報をいつでもすぐに確認できるようになり、モバイルワークには欠かせないツールになっています。

4,000人の取り組みで、年間45万枚の紙削減を実現

moreNOTEを導入してどのような効果を感じていますか

導入前までは、会議や打ち合わせの際に、重たい資料やノートパソコンを持ち運んでいましたが、今ではタブレット1つを持っていくだけになり、とても便利になりました。また、さまざまな業務でペーパーレス化が進み、画像やデータなどのカラーの資料も印刷コストを気にせず自由に使えるようになったことで、資料の説明がしやすくなり、相手にもより伝わるようになったと感じています。
さらに、職員4,000人がペーパーレス化に取り組んできた結果、コスト削減にも効果が出ています。GreenActionをみると、1年間(2019年12月~2020年11月)で削減できた紙の枚数は約45万枚、資料を印刷するコストは約450万円、資料を準備する時間は1万時間超という効果がありました。将来的には、紙をもっと減らしたいと考えていますが、完全にゼロにするのは難しいですね。

紙がゼロにならないのはどうしてでしょうか

申告書などのように印鑑を押すものは原本が必要なため、どうしても紙になってしまいます。また紙は保存期間も定められています。電子申告という方法もありますが、すべてを電子化できるのかどうかは今後の課題ですね。また、提案に来訪される企業などが紙資料を持ってくることも多く、それが増えることで紙がなくならないという理由もあります。「データでいただけますか?」と聞くと「データでは渡せません」と言われるときもあります。

今後の展開や要望を教えてください

電子化されたデータは探しやすいのが利点です。紙の資料だと探すのにも手間が掛かります。今後もペーパーレス化を進め、紙をゼロにするよう活動していきたいと思っています。
まだ手書きメモ機能をうまく使いこなせず、研修会や報告会などでは閲覧専用になっている利用者もいます。今後は、もっと機能を使いこなせるように啓蒙し、利便性を高めていきたいと考えています。

【 佐賀県ってどんなとこ? 】

全国に先駆け平成19年度に在宅勤務を導入。平成26年度からは「ワークスタイルの変革」を目指し、在宅勤務に加え、サテライトオフィス勤務、モバイルワークを取り入れ、子育てや介護などの理由に限定せず、全ての職員が、テレワークを「ふつう」の働き方として業務に取り組んでいる。令和元年度には、月平均2,000名を超える職員がテレワークを実践しており、佐賀県職員にとってテレワークはなくてはならないものとなっている。
(写真提供:佐賀県観光連盟)


プロフィール

総務部 情報課 デジタルイノベーション室 係長
中原 昭仁氏(写真右)

総務部 情報課 副主査
筒井 拓也氏(写真左)

団体名: 佐賀県
所在地: 〒840-8570 佐賀市城内1丁目1-59
導入時期: 2014年9月
URL: https://www.pref.saga.lg.jp/
※当事例は2021年2月時点の情報です。

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