導入効果	審査会資料のみならず、年間スケジュールの通知などもmoreNOTEでできるようになった。 資料作成の時間と手間が大幅に削減でき、郵送の手間が無くなった。 費用の削減だけでなく、職員が余裕を持って他の業務に取り組めるようになり、 ペーパーレス以上の効果が得られた。

電子データをプリントせず、そのまま使用する方が効率的

moreNOTEを導入した背景には、どのような課題があったのですか

介護認定審査会は、病院の医師、歯科医師、看護師、介護福祉士などで構成されており、全14名の委員を2グループに分け、毎週1回実施しています。年間の審査件数は2,000件程度あります。
審査会の資料を3 ～ 4名で手分けして事前に用意し、各委員に送付しなければなりませんでした。認定者の個人情報をマスキングして大量に印刷するため、作成時間がかかります。さらに、製本と封入作業の手間もかかっていました。そもそも印刷枚数が膨大で、1回の審査会で約1,000枚、1年に換算すると約6万枚になります。当然、紙や印刷費用、郵送費用もかかっていました。

moreNOTEに注目した理由と導入の決め手を教えてください

稲敷市が推進するデジタル化の一環として介護認定審査会のペーパーレス化が検討されました。介護の分野では申請作業など業務のデジタル化が進んでいるため、検討のしやすさもありました。審査会で使用する資料はデータを印刷していましたが、データのまま活用する方が効率的ですし、費用も時間も削減できます。業務の効率化に加え、費用の削減も期待し、moreNOTEを導入することになりました。
審査会委員の中にはITが苦手な方もいましたが、丁寧に説明することで理解していただけました。使い方やインターネットのつなぎ方がどうしても分からないという委員には、事務局が設定をお手伝いするなどして対応しました。

作業時間の短縮と業務効率化を実現

moreNOTEの使い勝手はいかがでしょうか

iPadを事務局用2台、委員用14台、合計16台導入しました。
moreNOTEは使い勝手がとても良く不便に感じることはありません。紙の資料よりも扱いやすく、とても助かっています。審査会にiPadだけ持参すればよくなり、いつでもどこでも自分の都合の良い時間に資料を確認できるので委員にもとても好評です。

moreNOTE導入後の効果について教えてください

職員は常に多くの業務を抱えています。特に、業務の繁忙期と審査会の資料作成業務が重なると、職員のストレスが溜まり不満が募ります。moreNOTEを活用することで、資料作成業務にかかる作業が軽減され、時間も短縮できました。その結果、職員同士の関係性も良好になり、他の業務を行う余裕も生まれました。費用面での効果はもちろんのこと、業務効率化の面でも効果がありました。
当初は、moreNOTEを活用しつつも、紙の資料も審査会当日に机に配布していたのですが、紙資料の配布は廃止し、moreNOTEでのみ配信する運用にしました。また、委員への年間スケジュールの通知も紙資料の郵送を廃止してmoreNOTEでの通知に変更しました。できることから取り組み、徐々に改善したことで、今では紙は1枚も使用していません。
コロナ禍によってリモートワークが増えたこともあり、リモート会議に抵抗がない委員も多くなりました。今後は介護認定審査会のリモート開催にも取り組みたいと考えています。

moreNOTEの今後の展開や期待はいかがでしょうか

稲敷市の人口は減少傾向にあり、高齢化が課題となっています。高齢化が進むにつれて介護認定申請件数も増えていくと予測されますが、対応できるように前もって準備しておくことが重要です。今のうちから改善できる業務は改善し、電子データの活用を促進していきたいと考えています。

【稲敷市ってどんなとこ？】

稲敷市は、都心から60㎞圏の茨城県南部に位置しており、豊かな自然環境と温暖な気候に恵まれた田園都市です。また、全国第2位の面積を誇る湖である霞ケ浦に面しているほか、利根川、新利根川、小野川などに代表される豊かな水辺環境があります。そのため、本市では、稲作を中心とする農業が基幹産業であり、豊富な水辺環境を活かした水田が一面に広がる関東有数の米どころです。さらに、市内各地で自然環境を活用した多彩なアクティビティを体験することができます。ゴルフやサイクリング、釣り、デイキャンプ、野鳥観察、乗馬など都会では体験できない自然の中で楽しむレジャーが充実しています。

高齢福祉課
古渡 淳至 氏（写真左）

自治体名：	茨城県稲敷市
所在地：	〒300-0595茨城県稲敷市犬塚1570番地1
導入時期：	2018年7月
URL：	https://www.city.inashiki.lg.jp/
※当事例は2023年11月時点の情報です。