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moreNOTE ロゴ 業務効率化はもちろん、会議の理解度もアップ!
会員企業にもmoreNOTEを広げていきたい

膨大な紙の消費に課題を持っていた立川商工会議所では、他の商工会議所に先駆けmoreNOTEを活用して会議のペーパーレス化を実現。紙を削減すると共に職員の労力も軽減できたのかを伺った。

導入効果
  • 会議資料をデータでアップできるようになり、準備の手間が大幅に削減された。
  • 紙の使用が半分くらいまで削減できた。
  • 導入から4カ月で、紙は約4,200枚、約50万円のコスト削減になった。

インタビュー

moreNOTEの直感的な使いやすさと、サポート、コストが決め手

moreNOTEを導入した背景には、どのような課題があったのですか

立川商工会議所では、市内の中小事業者が集まる会議体が数多くあります。15~20名が集まる部会や委員会が年に4,5回程度行われる他、規模の大きな議員総会や常議員会は合わせて年に6,7回程度開催され、議員総会では50人を超える人数が集まります。
これまでそれらの会議では紙の資料を用意しなければなりませんでした。議員総会や常議員会では、業務報告や議案の審議を行いますが、その資料は数十ページにも及びます。それを参加人数分用意しなければならず、準備に苦労していました。
事務所は狭く、コピー機は2台しかありません。そのため、資料を印刷する際にはコピー機を独占することになり、他部署の業務にも支障が出ていました。また、会議直前にデータの差し替えが指示されることがあるのですが、そんな時に限って、コピー機が2台とも使用中で順番待ちになり慌てることもあります。
議員総会や常議員会は総務課で取りまとめて資料の準備を行っており、これらの作業を1~2名の担当者が行っていました。そのため、資料準備だけで相当な時間を費やしていました。担当者は他にも業務があるため、かなりの負担になっていました。
そのような問題をずっと抱えており、何とかしなければいけないと考えていました。そんな折り、立川商工会議所の会頭が参加した外部の会議で、たまたまペーパーレス会議システムを使ったことから、立川商工会議所でも導入しようと検討がスタートしました。

moreNOTEに注目した理由と導入の決め手を教えてください

2021年12月にプロジェクトが立ち上がり、各部署からメンバーが集まりました。
まず、インターネットで検索して、ペーパーレス会議システムを扱っているメーカーをピックアップしました。そのうちメモ機能や同期機能(ペアリング機能)など必要な機能が揃った製品を扱っている3社に声を掛け、話を聞きました。富士ソフトはすぐにタブレットを持って訪問しデモンストレーションをしてくれました。また、その場でさまざまな運用の相談に乗ってくれるなど、親身になってくれたのが好印象でした。
moreNOTEに決めた一番の理由は製品の使いやすさでした。会議体に参加する方の多くは中小企業の社長や役員で、年齢層も比較的高いです。多機能であることよりも、ぱっと見で直感的な操作ができるということを重視して決めました。プロジェクトメンバーの意見が分かれることもなく、満場一致で決定しました。また、サポートやコストが良かったことも理由です。

プロジェクターを使った会議より、資料が見やすく、理解度もアップ

moreNOTEのご利用用途を教えてください

moreNOTE導入にあたり、iPadを15台購入しました。15人を超える規模の会議体に使うには足りないのですが、試験導入として部会などの比較的小さな会議体から始めることにしたからです。
基本的にiPadは外部から出席する方に使っていただき、職員はノートパソコンを使って会議に参加しています。既に、部会・委員会のうち、半分くらいの会議はmoreNOTEに切り替わっています。また、操作に慣れる目的で職員にiPadを使ってもらうこともあります。
導入当初、参加者には「会議中はiPadの画面を操作しなくても資料が見られますよ」と伝えて、同期機能(ペアリング機能)の使い方を説明しました。moreNOTEに慣れていただくことから始めており、メモ機能などのいろいろな機能は慣れてから徐々に使っていただくことを考えています。
今はiPadとレジュメの紙だけをお渡しし、レジュメの方にメモを取ってもらっています。そのためまだ紙は使っているのですが、今までの枚数からすると大幅な紙の削減になっています。

moreNOTEの使い勝手はいかがでしょうか

会議資料の文字や画像が明瞭になり、見やすくなりました。参加者からは「これまでのプロジェクターより断然見やすい。資料の内容も理解しやすくなった」という言葉をいただいています。紙資料の時もカラーで印刷することがありましたが、「拡大もできて紙より見やすい」という声も出ており、好評です。参加者から「使いづらい」といった声は出ていません。

他の商工会議所や会員企業に紹介したい

moreNOTEを導入後の効果について教えてください

運用を開始してからまだ4カ月くらいですが、紙の使用は半分くらいまで減りました。
moreNOTEの管理者画面には紙がどれくらい削減できたかを試算できる「GreenAction」という機能があるので、それを見ると約4,200枚、金額にすると約50万円を削減できました。ランニングコストと比較して効果が出ているといえます。
また、会議資料は各部署が作成し、そのままmoreNOTEにアップするようになったため、今までの資料印刷の手間がなくなり、会議の準備作業を大幅に削減できました。

moreNOTEの今後の展開や期待はいかがでしょうか

職員が慣れてmoreNOTEが浸透すれば、iPadの数も増やし、もっと大きな会議体でも使っていきたいと考えています。現在は、今あるiPadの台数でどこまで浸透していけるか様子を見ているところです。iPadを増やすタイミングはまだ決まっていません。やはり、参加者の反応や効果の実績を見てからになると思います。予算との兼ね合いがありますが、効果が実感できれば検討したいと考えています。
参加者は基本的にご年配の方が多いのですが、スポーツ団体関係の会議では若い方も参加します。そのような、iPadやmoreNOTEなどアプリ使用へのハードルが比較的低い会議体から、メモ機能などの機能の利用を徐々に増やしていきたいと考えています。
他の商工会議所がどのようなペーパーレスを進めているのか事例を探してみたのですが、見つかりませんでした。もしかすると、今回の取り組みを紹介いただくことで他の商工会議所から問い合わせが来るかもしれませんね。また、会議体に参加している会員企業の方から「moreNOTEは、便利だね」と言っていただいているので、要望があればそちらにも紹介させていただく予定です。

プロフィール

立川商工会議所
事業課
白石 将之 氏

会社名: 立川商工会議所
所在地: 〒190-0012 東京都立川市曙町2丁目38-5 立川ビジネスセンタービル
導入時期: 2022年4月
URL: https://tachikawa.or.jp/
※当事例は2022年9月時点の情報です。

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