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moreNOTE ロゴ コロナ禍で「会議」と「商談」をペーパーレス化
業務効率化とメール誤送信リスク軽減を実現

名糖運輸では、コロナ禍において社内会議やお客様との商談でmoreNOTEを上手く活用している。どのように活用し効果に繋げているのだろうか。

導入効果
  • 各現場で会議資料をアップロードできるようになり事務局の手間が減った
  • iPadだけでリモート会議ができるようになり、出張費も時間も削減できた
  • カラーの資料や細かい資料でも同期や拡大しながら快適に見やすくなった
  • moreNOTE Hello!で安全に資料共有や配布ができるようになった

インタビュー

非効率でも「これが当たり前」と思っていた

moreNOTEに注目した理由を教えてください

弊社では全国にある拠点の所長が集まる会議や、営業本部全体の会議など、月に4、5回の会議を行っています。それらの会議には毎回約30名が参加しています。その中でも月に一度ある全国の所長が集まる会議では、北は仙台、南は福岡から日帰り出張で参加する所長もいるため、時間も出張費用もかなりかかっていました。
私が所属する営業企画部では、事務局としてそれらの会議の取りまとめを行っており、各拠点の営業部から会議前にメールで届く資料をコピーして製本する作業を行っていました。1回の会議あたり20ページほどの資料を人数分用意するのですが、量が多いため、3人が交代で半日かけてコピーしなければならず、その間は他の人はコピー機が使えません。しかも、資料が届くのが前日になったり、間違いがあって差し替えることもあり、会議にギリギリ間に合うということも度々でした。
「これが当たり前」と思っていたのですが、さすがに非効率的です。そこからペーパーレスにすれば紙と時間を削減できるのではないかと考えました。ちょうど、社員全員にiPadを導入し、リモート会議を推進させようとしていたタイミングでもあったので、ペーパーレスのシステムを探したところ、moreNOTEに辿り着きました。

導入の決め手はなんだったのですか

5社ほどリストアップした中で検討しました。moreNOTEはOSを気にせずに使用でき、機能がシンプルで使いやすい点が決め手になりました。富士ソフトの担当者の対応が丁寧だった点も選定の後押しになったと思います。

コロナ禍でペーパーレス化の必要性を実感

運用開始までの段取り・スケジュールなどを教えてください。

2019年11月頃から検討を始め、翌年1月に富士ソフトによる操作研修を行ってから利用を開始しました。最初の約2ヵ月間は、紙の資料との並行運用を行いましたが、今ではmoreNOTEだけで運用しています。コロナの影響で、集合して会議をすることが難しくなったタイミングでもあり、ペーパーレス化していて本当に良かったと強く感じています。

moreNOTEの利用用途・使い勝手はどうでしょうか?

営業本部の社員22名と、各拠点の所長に配布したiPadで、moreNOTEを使っています。会議での資料閲覧や、お客様に資料を見せる際にも活用しています。
利用者からは、シンプルでとても使いやすいと好評です。これまで資料はモノクロでしたが、カラーになってとても見やすくなりました。細かい資料でも拡大表示できるので紙より便利です。「紙がないと不安だ」という人や、「なんでもシステム化されると困るよ」という意見もありましたが、紙との並行運用を経て、今では使いこなしてくれています。

moreNOTEの導入効果を教えてください。

会議準備は、各現場の担当者が資料をmoreNOTEにアップロードするだけになったため、事務局として営業企画部がタッチすることはなくなりました。資料の修正が発生しても、会議中でも差し替えができます。導入前のあの苦労はなんだったのだろうと思うほどラクになりました。
紙は1ヵ月で約2万枚、1年間で約16万枚が削減できました。また、iPadでmoreNOTEとWEB会議ツールを使ったリモート会議を行えるようになったことで、出張費と時間を減らすことができ、結果として社内の経費削減と業務効率化に繋がっています。

「moreNOTE Hello!」でメール添付のリスクなく、商談の効率もアップ!

「moreNOTE Hello!」の使い勝手と感想を教えてください。

8月にリリースされてすぐ、「これは使える」と思い利用しました。
これまでお客様との遠隔での商談では、Zoomなどの画面共有を使っていましたが、どうしても資料の画質が悪くなってしまうのと、資料を配布する際もメールに添付して送る手間とリスクを感じていました。
「moreNOTE Hello!」を営業で活用したら「絶対効率的になる!」と考え、まず体験ウェビナーで操作イメージを掴んでから、営業本部全員に利用方法の説明会を行いました。今では、おもに社外との商談で使っています。
「moreNOTE Hello!」は、moreNOTEのアカウントを持っていない社外の人とでもブラウザで資料共有ができる点が一番のメリットだと思います。画面共有とは異なり、資料がブレたりせず見やすいことと、ポインタやペンを使うことで相手にしっかり情報が伝えられるのがよいと思いました。
商談で使った資料をその場で参加者にダウンロードしてもらうこともでき、資料をメールに添付することがなくなったので、誤送信のリスクがなくなり、商談の効率も上がりました。お客様からも「こんな便利なものがあるんだ!」と好感触でした。

今後の展開、要望などを教えてください。

moreNOTEは、月に4、5回の会議で活用していますが、その他の会議や研修でも活用できればと考えています。グループ会社全体にも広げて行きたいと考えていますが、会社が違うとスムーズには進まず、少し時間がかかるかもしれません。
また、「moreNOTE Hello!」の利用シーンを増やすことで、より業務効率化に繋がるのではと思っています。社外との商談で、20人以上参加することもあるため、moreNOTE Hello!の参加人数を10名以上でも使えるように増やして欲しいと思っています。

プロフィール


営業本部 営業企画部
小池 果穂 氏

団体名: 名糖運輸株式会社
所在地: 〒162-0056 東京都新宿区若松町33番8号
導入時期: 2020年1月
URL: http://www.meiun.co.jp/
※当事例は2021年5月時点の情報です。

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