導入効果	年間で約5,000枚の紙を削減することかできた。 資料をmoreNOTEで管理できるようになり、セキュリティが担保された。 遠方からも参加できるようになり、審査委員の確保がしやすくなった。

重要な資料の受け取りにセキュリティ面での懸念があった

moreNOTEを導入した背景には、どのような課題があったのですか

八重山広域市町村圏事務組合では、医師や看護師、保健師、社会福祉士などで構成された介護認定審査会を週に1回、行っています。
介護認定審査会では約30件を審査します。1件につき3枚くらいの資料が必要なため、1回の審査会で約100枚の紙を使っていました。1カ月で約400枚、年間にすると約5,000枚と膨大な枚数です。
資料を紙に印刷することは特に問題ではなかったのですが、紙の資料は委員に事前に届けなければなりません。離島は郵送すると配達に時間がかかってしまうため、直接、職場や自宅に持参、もしくは船便で届けるという手間をかけていました。また、委員から「個人情報も記載された重要な資料の受け渡し方法として問題があるのではないか」という指摘もあり、紙での運用の継続について課題がありました。
審査会当日は、委員に石垣市役所庁舎内の八重山広域市町村圏事務局に集合していただくのですが、中には他の島から船で1時間かけて参加する方もいます。帰りは船便がないため1泊して翌日に帰宅していました。その上、コロナ禍では委員を招集すること自体が困難になりました。そもそも離島では医師のような専門職が少ない上に転勤や異動もあり、委員の確保が難しいという課題があります。審査会のあり方も変わらなければならないという状況でした。

moreNOTEに注目した理由と導入の決め手を教えてください

moreNOTE については取引のある販売店の説明会で知りました。委員1人につき1台タブレットを配付して、安全かつ確実に資料を渡したいと考えていたのですが、moreNOTEならそれが実現できると思い導入を決定しました。タブレットは委員用26台と事務局用で計30台購入しました。運用前に、委員には動画でmoreNOTEの使用について研修を受けていただきました。通常、沖縄本島で行われる研修に参加していただくときは、旅費を支払っていたのですが、動画であれば旅費も不要で、移動の必要がなく、委員も仕事を休まずに済みます。最近は動画による研修が増えていて内容も充実しているので、積極的に活用しています。

moreNOTEとWEB会議システムを活用して効率化を図る

moreNOTEの使い勝手はいかがでしょうか

導入して半年が経過しましたが、問題なく使用できています。資料を拡大できるので、とても見やすいです。
導入当初からｍoreNOTEを使いこなしていた方もいましたし、念のため用意した紙の資料を併用されている方もいました。2 ～ 3カ月も経つと、委員の方々にmoreNOTEに慣れていただけたので、今後は紙の資料は用意しない方針です。moreNOTEにアップした資料は審査会終了後に削除されるように設定しています。

moreNOTE導入後の効果について教えてください

まず、資料作成にかかる時間が大幅に削減できました。1日かけて印刷して製本するため作業が大変でしたが、データをそのままmoreNOTEにアップするだけで資料配付が完了するので作業が楽になり、時間もかからなくなりました。
また、資料は審査会が終わった後にシュレッダーにかけていましたが、その作業も必要なくなりました。データはmoreNOTE上にて配付され、審査会終了後に自動で削除されますので、セキュリティの課題も解決しました。
審査会は、従来と変わらず組合事務局で開催しています。現在は、沖縄本島に転勤された方のみ、WEB会議システムで参加していただいていますが、それだけでも負担が軽減されてとても助かっています。

moreNOTEの今後の展開や期待はいかがでしょうか

まだ、審査会のために委員に集まっていただいていますが、今後は全員でWEB会議システムを利用して審査会を開催することを計画しています。離島では医師など専門職の委員を集めるのに苦労します。しかし、WEB会議システムで審査会に参加できれば、沖縄県外に住まわれている方でも委員になっていただくことができます。moreNOTEの使い方は動画を見て把握ができるので、タブレットをお渡しするだけで直ぐに審査会に参加していただけます。今後はそのような方の参加に期待しています。
日本は離島が多い島国です。離島では高齢者が増えており、介護認定件数も増加しています。それでも、介護認定を担当する職員が増員されることはありません。離島だけでなく、県外など遠方からも審査会に参加できることで、さらに業務が効率化できると考えています。今後、特に離島などではｍoreNOTEは必須のツールになるのではないでしょうか。

【八重山広域市町村圏事務組合とは？】

本組合は、地理的、歴史的行政的につながりの深い石垣市、竹富町、与那国町の1市2町で構成された一部事務組合です。八重山圏域は、東シナ海の南方、琉球列島の最南端に位置し、四面を海に囲まれた大小３２（有人島１２島・無人島２０島）の島々からなりたっています。各島はそれぞれに特徴を持っており、石
垣島の川平湾は、世界的観光ガイドブックに三ツ星を認定されました。竹富町の西表島は日本最後の秘境といわれ自然環境が注目され2021年7月26日に世界遺産登録をされております。
また、与那国島は、海底遺跡や与那国馬、世界一巨大な蛾が生息しており、自然豊かな島しょ圏域から成り立つ魅力あふれる島です。また、自然のみならず島々は、伝統芸能の継承や八重山文化、神々への祈りの祭りや島々に伝わる島唄やその思いを、時代に継承させる取り組みを、各島々で大切にしております。

総務福祉係
大底 美恵子 氏

自治体名：	八重山広域市町村圏事務組合
所在地：	〒907-0002沖縄県石垣市字真栄里672番地
導入時期：	2023年4月
URL：	http://www.y-kouiki.com/
※当事例は2023年12月時点の情報です。