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ペーパーレス会議・働き方改革なら 富士ソフトのペーパーレスシステム moreNOTE (モアノート)

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moreNOTE ロゴ 過去の会議資料も簡単に見られるので、
「次回回答します」がなくなった

JA宮崎経済連は、業務効率化のためタブレットの導入とペーパーレス化を実現した。どのように活用し、どれだけ効果が出たのか紹介しよう。

導入効果
  • 会議用の資料を印刷していたときよりも時間に余裕ができた
  • 過去の資料がすぐに見られるので、会議で「次回回答します」とならず、即答できる
  • どこででも、いつでも資料を確認することができる
  • 容量が足りなくなっても、ランニングコストが安いので容量を増やすことが容易

インタビュー

チェックリストの評価ですべてが〇だったのは、moreNOTEだけだった

moreNOTEを導入した背景を教えてください

まず、タブレット端末を導入し、業務効率化とペーパーレス化をはかることからスタートしました。
タブレット端末の選定では、60代が中心の会長、副会長、常務をはじめ、50代の幹部の誰もが感覚的に操作できるiPadに着目しました。操作性にこだわったのは、タブレット端末を活用した取り組みを今後も拡大していくためには、トップに気軽に使ってもらい、利便性をしっかりと理解してもらう必要があったからです。
そして、ツールを導入することになり3社の製品を選び、比較検討をしました。そのなかで、moreNOTEは、会議中に画面を同期させることで、発表者の資料をiPadの画面で共有できる、という点が気に入りました。また、初期費用のコストが安価なことも評価しました。それに、富士ソフトのサポート体制が良いのも助かっています。質問をメールすると即答してもらえる。その答えを深堀して質問すると、さらにピンポイントな回答が来ます。運用してみて改めて、moreNOTEにして良かったと思っています。

どのような基準で比較検討をされたのですか?

比較検討はシステム部門が担当しました。痒い所に手が届く製品を求め、複数製品をカタログベースの仕様で比較したのち、実際に富士ソフトのデモンストレーションを見て、「完璧だ」となりました。実は、チェックリストを作り〇△×を付けて評価していたのですが、総てが〇だったのはmoreNOTEだけだったのです。それで導入を決定しました。

初回の経営会議からスムーズに進行、今では複数の会議で活用

moreNOTEをどのように活用しているのですか?

メインは月に一度の経営意思決定会議(経営会議)です。参加者は会長、副会長、常務理事、部室長など約20名が参加します。そのほか、協同会社14社と月に3回、定例的な管理運営会議があるのですが、出席する担当部長、担当課長、担当者はmoreNOTEを使っています。

どのような過程を経て導入されたのでしょうか?

まず、中期3か年計画で業務の効率化がひとつの目標として挙げられました。4月からスタートする新年度から本格稼働することを決め、その前の2月1日の導入開始を目標としました。そこから逆算して4か月前の11月にツールを決定すると定めました。
上司も理解が高かったので、急ピッチで比較検討をはじめ、富士ソフトにデモンストレーションをしてもらい、すぐに最終決定を下して2月と3月の経営会議で試験運用を行いました。当初2回実施する予定でしたが、2月の経営会議の試用だけでスムーズに進み、3月から本番運用することになりました。初回の会議当日は、操作に困る人もいるだろうと思い、事務局は会議室の後ろで控えていました。ところが、画面は簡単に同期され、ワンタッチで切り替えもできるのでなんの問題もありませんでした。念のために紙の資料も置いておいたのですが、ほとんどの人は見ていません。

スムーズに導入が進んだとのことですが、苦労された点などはありませんでしたか?

moreNOTEには編集と閲覧の権限がありますが、最初はすべての人が編集できるようにしていました。そのため、誤って資料やフォルダーを消してしまったということがありました。そこで現在では第一階層フォルダーについての編集は事務局だけの権限として、それ以外の人は閲覧のみにしています。また、現場からこういう権限のフォルダーを作ってほしいという要望に対しても、その都度要望に合わせた権限を管理者が設定しています。
事務局で作ったフォルダーは第一階層が15個あります。第二階層は約100個です。フォルダーは会議の名称に年度と月を付けて管理しています。
最初、経営会議だけで使うことを考えていたので1GBで2年分は格納できると考えていました。しかし、実際には他の会議や、個人でも使っているので、最近3GBに増やしました。それでもランニングコストが安いので助かっています。

1~2日掛かっていた資料準備作業がなくなり余裕ができた

導入したことで、どんな効果がありましたか?

これまで資料は会議の一週間前に貰い、内容を確認して印刷し、2日前には会議資料として必要な人に提出していました。月によって違いますが、経営会議では約200~400ページになることもあります。それを出席する20名分と事務局用も含めて30部くらい印刷していましたので、ひとりで印刷しても1~2日かかりっきりになります。また、直前になって資料の差し替えとなると、訂正したものを印刷し、それを差し替えて、また皆さんに「訂正があります」と案内を書いて提出しなければなりません。
今でもそのスケジュールは変わりませんが、資料の内容を確認して2日前にアップしたら完了です。直前の変更は前日には差し替えるか、当日でも大丈夫です。とても時間に余裕ができました。

2日前にアップするのはどうしてなのですか?

会議の出席者が目を通して、メモを入れるからです。特に経営者会議は経営判断をするための重要な会議です。会議の当日に資料を見るというのでは、とても危険です。訂正があって差し替える場合は、そのまま差し替えるとメモが消えてしまうため、同じ題名ですが、差し替え版としてアップしています。

会議の時間は変わらないが、効率的になった

会議自体では、何か変化はありましたか?

会議がスムーズに進むようになりました。資料は最初から見ていれば良いわけでなく、説明の途中で「これを見てください」となるときもあります。そんな時、出席者は困惑してしまうものです。でも、moreNOTEだとすぐに表示できるので、戸惑うことがなくなります。
また、経営会議では、前回の会議で決定した事項を再考することがあります。そんなときでも過去の資料がすぐに見られますし、関係した資料も見ることができます。また、会議の途中で前回の会議について質問があった場合、資料がないと「次回回答します」となっていたのが、調べて即答できるようになりました。会議時間は変わっていませんが、質疑があったとき、その場で解決できるデータがあるので効率的になっています。

今後の展望やmoreNOTEに対する期待をお聞かせください。

今後は、課長や課長補佐クラスも含んだ、役職員全員に展開したいと考えています。その場合の活用シーンを考えたときに、moreNOTEで資料だけでなく、顔を見て、声を聞きながら会議資料を見ることができればもっと活用の幅が広がり、働き方改革につながるのではないかと思います。我々は、農作物という生きたものを扱っています。工業製品と違って、長期のストックはできません。そのため、スピーディな判断が常に求められており、そのための残業時間も多いのが課題です。moreNOTEだけで遠隔会議ができるようになれば、出張中でも、自宅でもスピーディに作業ができるようになりますし、宮崎県内の13の農協との会議でも2時間半の移動時間の削減になるので、働き方改革につながるのではないかと期待しています。

プロフィール


(写真左)
管理部・管理課
課長
沼田 寛樹 氏

(写真右)
管理部・管理課
主幹
川﨑 陽介 氏

団体名: 宮崎県経済農業協同組合連合会
所在地: 〒880-8556 宮崎県宮崎市霧島1丁目1番地1
導入時期: 2019年2月
URL: http://www.kei.mz-ja.or.jp/
※当事例は2019年12月時点の情報です。

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