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ペーパーレス会議・働き方改革なら 富士ソフトのペーパーレスシステム moreNOTE (モアノート)

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moreNOTE ロゴ 作業手順書や図面、会議資料まで
iPadひとつで、あらゆる資料を閲覧可能に

ネクスコ・メンテナンス関東は、ペーパーレスシステムを導入しタブレットを活用した業務効率化に取り組んでいる。現場での活用方法やどれだけ効果が出たのか紹介しよう。

導入効果
  • 重く分厚いキングファイルを持ち運ぶ必要がなくなった
  • 資料をすべてmoreNOTEで見られるようにしたことで会議が効率的になった
  • 資料をプリントする必要がないので簡単な打ち合わせが気軽にできるようになった
  • moreNOTEを導入したことでiPad活用も促進された

インタビュー

セキュリティの面からmoreNOTEに決定

moreNOTEを導入した理由はなんでしょう?

㈱ネクスコ・メンテナンス関東は、東日本高速道路㈱(NEXCO東日本)のグループ会社です。関東圏にある高速道路の維持修繕を主たる業務としており、小補修作業や事故復旧作業、植栽作業などを行っています。関東圏に14の事業所があります。
弊社では以前よりペーパーレス会議を取り入れていましたが、そのシステムが老朽化したことがひとつの理由です。システムを見直すにあたり、全事業所でペーパーレス会議を推進させることと、作業手順書や光通信ケーブル埋設図面などを現場で確認するのに、タブレットを活用したいという要望があったことから、タブレットを利用した新しいペーパーレスシステムを導入し、業務効率化に取り組むことになりました。

どのような基準で選定をされたのでしょう?

moreNOTEともう一社の製品をトライアルし検討しましたが、機能面には大きな差はありませんでした。一番重視したのがセキュリティ面でしたが、親会社のNEXCO東日本がすでにmoreNOTEを導入して活用していると聞き、ならばセキュリティ面でお墨付きのあるmoreNOTEが良いだろうと導入を決定しました。

大きな会議から小さな会議まで幅広く活用

moreNOTEをどのように活用しているのですか?

約300名いる全社員にiPadを配布し、moreNOTEのアカウントを発行しています。また、協力会社へも1班に1台のiPadとアカウントを提供しており、すべて合わせると約500台が稼働している状態です。紙で用意していた資料も今ではすべてmoreNOTEに格納しています。
moreNOTEの活用方法はさまざまです。取締役の会議や所長会議、担当者会議。それに週間工程会議という週の進捗と次の週の作業内容を報告する会議でも活用しています。さらに、月に一度開催する安全大会でもmoreNOTEを使い、プロジェクターで投影して説明をしています。
moreNOTEは2画面で資料を見られるのが便利です。会議の資料と自分が見たい資料を分割表示することで同時に見ることができますからね。
また、日々の業務で発生するちょっとした打ち合わせでも活用しています。今までなら資料を探して印刷したりなど準備が大変でしたが、資料はすべてmoreNOTEに入っているので、iPadを持って集まるだけですぐに打ち合わせができます。

紙の時と比べてどうですか?

例えば作業手順書や図面などはすべて紙です。キングファイルにまとめていますが、重く分厚いファイルを現場に持って行くのは面倒です。また、持ち出すと他の人が使えなくなります。必要な資料だけをファイルから抜き出して持ち歩くよりも、資料をすべてmoreNOTEで見られるようにした方が効率的です。作業手順書や図面はA3サイズで大きいので、moreNOTEで見ると小さく感じますが、ズームすれば問題はありません。
個人的には、moreNOTEのプライベートフォルダが重宝しています。出張に行くときは資料をそこに入れて持って行けばいいだけですからね。

運用開始までの様子を教えてください。

moreNOTEを導入することが決定してからはスムーズに進みました。最初に本社で1か月ほど使ってみた後、全事業所に展開しました。ルールを記載した運用マニュアルを配布し、それで使い方を周知しました。社員への説明会もしていませんが、問い合わせもなくみんな使いこなしています。運営サイドでも、ダウンロードの方法で、一度、サポートセンターに電話したくらいですね。

役員も積極的に活用している

導入したことで、どれくらいの効果があったのでしょうか?

紙の削減では、6か月で20万枚ほど削減効果がありました。
当初から社員全員がiPadで業務を効率化することを考えていましたが、ただiPadを配布しただけでは使いこなせず放置する人もいたと思います。でも、「会議はmoreNOTEでやります」と周知したことで、iPadを利用しないわけにはいきません。iPad活用を推進する面でもmoreNOTEを導入して良かったです。一度使えば使い方もわかります。役員も積極的に活用しています。
現場でもとても評判が良いですね。作業手順書や図面は紙でなくてもよく、コピーしても後で不要になる場合があり、コピーが大幅に減ってコスト削減になっています。
また、資料を紙で用意する場合、後で修正が入ると作り直しになります。moreNOTEでは差し替えも簡単。手間も大幅に削減されました。

今後の展望を教えてください。

導入してから半年たったので、利用状況も確認しなければなりません。その上で運用ルールの見直しが必要なら改善しなければなりません。効果測定にペーパーレス化の効果を“見える化”する「GreenAction(グリーンアクション)」は活用したいと考えています。
また、今後はiPhoneでも活用することを考えています。iPhoneは常に持ち歩いているので、いつでも必要な資料を見ることができ、より業務を効率化できると思っています。

プロフィール


(写真左)
アクア事業所
所長
中島 孝居 氏

(写真中央)
アクア事業所
保全第一課
山口 祐太朗 氏

(写真右)
企画部 企画課
宮沢 萌子 氏

団体名: 株式会社ネクスコ・メンテナンス関東
所在地: 〒101-0021 東京都千代田区外神田1-7-5
導入時期: 2019年6月
URL: https://www.e-nexco-menteka.co.jp/
※当事例は2020年1月時点の情報です。

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