導入効果	会議資料はサーバーにアップロードするだけで良くなり、職員の手間が削減された。 インターネット環境さえあれば、どこからでも会議に参加できるようになった。 紙の利用がなくなり、環境に配慮した運営ができるようになった。

会議をリモート化し、資料もペーパーレスで運用する

moreNOTEを導入した背景には、どのような課題があったのですか

介護保険を必要とする方の介護度を決定するため、医師などによって構成された委員が協議する介護認定審査会を、網走市と周辺の町を合わせて1市3町で行っています。審査会は週に2回、GWやお正月などを除いて年間で96回実施されます。委員は27名いますが、会議ごとに都度5名がアサインされます。1回の審査会の資料はA4用紙で約200ページありました。それを5名の委員に配布するので、1回で約1,000枚の印刷が必要になります。コピー機にセットするだけなので印刷の手間はそれほどかかりませんが、毎回約1,000枚をコピーするとコストがかかります。また資料には個人情報が含まれるため、会議終了後にはシュレッダーにかけて廃棄することが環境に良くないとも感じていました。

moreNOTEを導入する前の介護認定審査会はどのような状況だったのでしょうか

会議は1箇所に集まって行いますが、開催場所が偏らないように、網走市の職員が隣町に行ったり、隣町の委員や職員が網走市に来たりして行っていました。
新型コロナウイルス感染症の影響もあり、委員が町を行き来して、1箇所に集まって会議を行うことに疑問が生じました。また、毎年2月頃には吹雪で国道が閉鎖されるため、自動車での移動が困難になり欠席が生じるなど、審査会そのものを休会にせざるを得ないという出来事が年に1回はありました。これらのことから、会議をリモートでの開催に変えてはどうかという話になりました。それが2021年の夏頃です。
実は、会議をリモートにすべきだという話は前々からありましたが、なかなか踏み切れませんでした。しかし、委員からコロナ対策として広い会議室に変えてくださいという声もあったので、リモート会議に切り替えるいいタイミングだと思いました。
そのため委員全員にオンライン会議の環境を用意してもらい、11月からオンライン会議をスタートさせました。しかし、オンライン会議移行後も審査会の資料を委員に郵送していました。そして、会議終了後は、1 ～ 2カ月毎に委員に役場まで資料を持参していただき、職員が必ず付いてシュレッダーにかけていました。
それでは手間がかかり過ぎるということから、資料をペーパーレス化するシステムを導入することとなりました。そして、2022年6月にｍoreNOTEを契約し、iPadが用意できた10月頃から活用がスタートしました。

moreNOTEのセキュリティの高さが導入の決め手

moreNOTEに注目した理由と導入の決め手を教えてください

資料はPDFデータにしてメールで送信するという方法もありますが、セキュリティの問題があります。メールのやり取りは誤送信の可能性もあり、個人情報が含まれているため確実に廃棄する必要があります。
網走市議会などでは既にペーパーレス化されているので、資料のペーパーレス化ができるシステムを探すことになりました。何社かのサービスのパンフレットを見て比較検討し、富士ソフトさんともう1社にデモをしていただきました。
自治体にペーパーレス化の製品の売り込みは数多くあります。しかし、そのなかでも端末毎にセキュリティが設定できることがmoreNOTE導入の決め手になりました。また、介護認定審査会においてトップシェアであるということも評価しました。ノウハウや今後のバージョンアップに期待できると考えました。
導入にあたり、高齢の委員から反対の声が上がるのではと心配していたのですが、1回研修を行い、「紙の資料がデジタルになるだけで、メモも書けるし、しおりを挟むこともできます」と説明し、「ご自宅でインターネットにつないで使ってください」とお話ししただけですが、苦情や「元に戻して欲しい」などの声もなく、スムーズに導入できました。
内部では、「仮に反対の声があっても元に戻すのはやめよう。もう紙の時代ではない。委員を説得しよう」と意思統一をしていたのですが、杞憂に終わりました。
また、財政部局から「高額になり過ぎるのではないか」という話があるだろうと計算してみたところ、これまでのコピー代と郵送費からmoreNOTE使用料とiPad 30台分の購入費用を差し引いてもほぼ±0でした。そのため財政部局からの反対もありませんでした。

moreNOTEのご利用用途を教えてください

iPadは予備も含めて30台購入し、委員全員に無償で提供しています。また、iPadの設定を依頼した代理店からは、簡単に設定できたと聞いています。
尚、iPadにSIMカードは入れていません。審査会に出席する場所や、自宅、職場にWi-Fi環境があることを事前に調査し、SIMカードが不要であることを確認しました。また、審査会用途以外には使わないようにお願いをしています。
審査会はリモートですが、委員がそれぞれiPadを持って臨みます。委員は自分のパソコンやタブレット、スマートフォンから会議に参加し、iPadでmoreNOTE上の資料を見て審議をします。
委員の出張と会議が重なる場合もあります。今までなら確実に欠席になりましたが、現在はパソコンやタブレット、スマートフォンを持って行けば、インターネット環境があるところならどこからでも会議に参加できます。会議に欠席者が出ると3名や4名で審議することになり、深掘りできていなかったかもしれません。参加人数が安定したことでいろいろな意見が聞けるようになりました。

介護認定審査会に活用できるmoreNOTEの進化に期待

moreNOTEの使い勝手はいかがでしょうか

導入から1年以上経過しますが、委員全員が問題なくmoreNOTEを使いこなしています。
委員からは、メモを書き込めることやマーカーを引ける点が良いという声がありました。また、「最初は紙の方が良いと思ったけれど、いざ使ってみると、紙より便利で、紙と同じように使える」という意見が多くありました。
事務局は、資料をサーバーにアップし、会議終了後に削除するだけです。資料を残さないのでサーバーの容量を取ることもありません。コピーをして冊子にし、封筒に入れて発送、という手間がなくなったことで業務の効率化が図れています。

moreNOTE導入後の効果について教えてください

1回の会議でA4用紙を約1,000枚、年間で96回分約96,000枚の削減になりました。
また、職員が立ち会う会議の延長や、隣町で行われる会議からの帰りが遅くなることでの残業がなくなりました。確実に業務の効率化や残業時間の削減につながっています。夜に行われる審査会のために自動車で往復していましたが、冬場は路面凍結による事故の心配もありました。しかし、その悩みもmoreNOTEで解決できました。

moreNOTEの今後の展開や期待はいかがでしょうか

新しい機能が追加されて、よりスピーディーになり、今以上に効率の良い審査会が行えるようになると、事務局としては頼もしいと思っています。

【網走市ってどんなとこ？】

網走市は、北海道の東部、オホーツク海に面した、森と湖に囲まれた自然豊かなまちです。世界自然遺産「知床」への玄関口として150万人の方が訪れる観光都市であるとともに、農業や漁業などの第１次産業も充実しています。農業では北海道内有数の畑作地帯となっており、大型機械を導入した営農集団組織により小麦やビール大麦、馬鈴薯（じゃがいも）、ビート（てん菜・砂糖大根）を中心とした大規模営農を展開しているほか野菜類や酪農、畜産も行っています。漁業では、網走沿岸において「釣きんき」のブランドで有名なキチジやホタテ、カニなどに加え、湖が複数あることから内水面漁業も行われており、ワカサギやシジミ、シラウオ、エビなど豊富な魚介類に恵まれています。また、日本最北の捕鯨基地でもあります。

介護福祉課
小沼 寛人 氏

自治体名：	北海道網走市
所在地：	〒093-0006北海道網走市南６条東４丁目
導入時期：	2022年10月
URL：	https://www.city.abashiri.hokkaido.jp/
※当事例は2023年10月時点の情報です。