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ペーパーレス会議・オンライン会議なら富士ソフトのペーパーレスシステムmoreNOTE

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moreNOTE ロゴ カンタン操作で説明会いらず!moreNOTEでペーパーレス化を実現。
理事会でのぶっつけ本番スタートでも問題なし

JA福島さくらでは、テレビ会議システムの導入と共にペーパーレス化を推進。moreNOTEを導入して業務の効率化が進んだ。どのような効果が生まれたのかを伺った。

導入効果
  • 印刷と郵送にかかる費用と時間、職員の労力が削減された。
  • 資料の差し替えが簡単になり、会議中でも資料の差し替えが可能になった。
  • 紙の資料を保存する必要がなくなり、ロッカーや机がすっきりした。

インタビュー

誰でも簡単に使えるmoreNOTEを採用

moreNOTEを導入した背景を教えてください

2016年にJA福島さくらとして合併した際、当時の組合長から「テレビ会議システムとペーパーレス化を早急に検討して導入するように」との指示がありました。
JA福島さくらは合併後東西100キロという広大な面積になり、会議に出席するため片道1時間かけて来る人もいました。移動の費用や参加者の負担軽減を目的に、テレビ会議システムを導入しました。
また、並行して会議のペーパーレス化も進めました。最も紙の使用量が多いのが、月に1度開催する理事会です。事務局が100~800ページ程度ある会議資料を100部以上印刷していました。当然、印刷費と印刷する職員の労力は膨大です。印刷のために夜遅くまで、場合によっては土日も出勤していたこともありました。
作成した資料に差し替えが生じることもありました。資料は役員に送る必要があり郵送代もかかります。その上、資料の保管のためロッカーや机が資料で一杯になっていました。
理事会以外にも会議が年間で多数あります。参加者が30人で資料は10枚ほどの小さな会議もあれば、大勢が集まり資料が200~300枚になる会議もありました。

導入の決め手を教えてください

iPadが活用できることを条件に、3社に提案してもらいました。
他社の製品は、操作性や資料をアップする管理機能、データを維持する期間・容量に少し課題がありました。moreNOTEは、資料が見やすくて誰でも簡単に操作できる点を評価して採用することにしました。資料の閲覧期間を細かく設定できるなど、管理機能も充実していました。

年配の役員でもレクチャーだけでスムーズに閲覧

運用開始までの段取りを教えてください

年配の役員が多いので、上手く操作できるか不安だったのですが、会議の前に15~20分くらい使い方のレクチャーをしただけでスムーズに資料閲覧することができました。それというのもmoreNOTEは、ペアリング機能を使うことで、会議中に参加者が何も操作しなくても画面が切り替わって進むからです。もともとスマートフォンの利用者も多いため、思ったほど大きな混乱はありませんでした。

moreNOTEの使い勝手はいかがでしょうか

会議で使う資料は、各部署から事務局に送ってもらい、moreNOTEにアップしています。これまで資料準備にかけていた時間がほぼなくなりました。また、資料に訂正があると、会議中でも差し替えができるようになりました。
また、会議資料のデータを保存しておくことができるので、会議中に質問があっても過去の資料を見て回答できるのもメリットです。moreNOTEを選んでよかったと思いました。

moreNOTEの活用を広げていきたい

moreNOTEを導入した効果について教えてください

印刷費を気にせずカラーで資料を見られるようになり、内容が理解しやくなりました。極秘資料は会議終了後に回収してシュレッダーをかけていましたが、moreNOTEは閲覧期間を設定できるので、その手間もなくなりました。
システム費用としてトータルで400万円くらいかかっていますが、導入前は、年間の資料の印刷、郵送、保管の費用や人件費などで同等の費用がかかっていました。今後、利用する会議を増やす予定ですので、コスト削減は確実です。また、各部署が準備のため費やしていた時間や手間の削減は大きなメリットです。

moreNOTEの今後の展開や期待はいかがでしょうか

現状、全ての会議でmoreNOTEを活用するまでは至っていませんが、将来的にはより活用の幅を広げていきたいと考えています。そのためには、事務局だけでなく各部署に権限を付与して、会議資料をアップできるようにすること、また、保存する資料と削除する資料をどう選別するかのルール作りも必要です。さらに採決機能も利用してみたいと検討しているところです。

プロフィール

福島さくら農業協同組合
常務理事
佐久間 浩幸 氏

団体名: 福島さくら農業協同組合
所在地: 〒963-8502 福島県郡山市朝日二丁目14番7号
導入時期: 2020年 1月
URL: http://www.ja-fsakura.or.jp/
※当事例は2022年11月時点の情報です。

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