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moreNOTE ロゴ moreNOTEの活用で議員は議案に集中でき、
議員活動も市民により伝わりやすくなった

大分県別府市では「BEPPU × デジタルファースト」を宣言し、デジタルの力を活用して市民サービスの向上等を目指している。その一環としてタブレットを用いてペーパーレスを推進し、加えて円滑な議会進行のためにmoreNOTEを導入。紙代の削減はもちろん、職員の負担も軽減され、試算すると年間で約200万円もの効果をあげている。運用方法と効果を伺った。

導入効果
  • 議員活動が市民に伝わりやすくなった。
  • 年間で紙が約15万枚。時間が約150時間。金額的には約200万円相当の削減となった。
  • 紙の資料を持ち運ぶ必要がなくなり、いつでもどこでも資料を見られるようになった。
  • 職員の負担を軽減でき、必要な業務に時間を割けるようになった。

インタビュー

moreNOTEは自治体での導入実績があることを評価

moreNOTEを導入した背景を教えてください

大分県別府市は令和元年6月に「BEPPU × デジタルファースト」を宣言しました。これはデジタルの力を活用し、市民サービスの向上、地方創生、生産性の向上、働き方改革、さらには観光立国日本におけるモデル都市としてのブランドを確立するための取り組みです。
そのため行政側がタブレットやペーパーレス会議システムを導入しました。議員から「議会でも導入してはどうか」との意見もあり、令和元年12月に6名の議員でタブレット端末導入検討委員会を立ち上げ、検証を始めました。
一番の課題は「タブレットを導入して本当に効果があるのか?」でした。議会としては議員に必要性を十分に理解していただく必要もあります。「紙の方が使いやすいのではないか」「費用対効果はどうか」等を議論し、大分県内で先に導入した自治体に視察に出向くなどして、効果や課題の検討を重ねました。
検討を進めてみると、タブレットを導入することで資料を持ち運ばなくともよくなり、いつでもどこでも資料を見られるなどの利便性があることが分かり、効率化のためには導入すべきとの意見が多くなりました。費用はかかるものの、定量的な数値では測れない効果があると考えました。
さらに、個々のタブレットに資料を保存して閲覧するのでは、資料を差し替えたいとき対応しづらいという欠点がありました。会議で使う資料を共有するため、ペーパーレス会議システムが必要でした。

moreNOTE導入の決め手を教えてください

システムの導入に当たり、6つの条件を定めました。
(1)直感的な作業で資料を閲覧でき、紙と同じように書き込みができること
(2)資料をいつでもどこでも見られること
(3)資料が探しやすいこと
(4)資料を同時に、かつ即時に提供できること
(5)資料の修正や差し替えが容易で、資料に書き込んだメモも記録として残せること
(6)議員が迷わず使えるような操作支援機能があること
別府市では価格はもちろんのこと、最小の経費で最大の効果をあげるため、この6つの条件をクリアできることを重視しました。
これらの条件を提示して競争入札を行ったところ、自治体での導入実績があるという信頼性と、6つの条件を満たす品質、そして価格からmoreNOTEに決定しました。
別府市議会の中にはタブレットの操作に不慣れな議員もいます。操作支援としてペアリング機能が優れていたということも、moreNOTEに決めた大きな理由の一つです。

コロナ禍で議員同士の意見交換にmoreNOTEを活用

moreNOTEの利用用途を教えてください

33台のタブレットを導入し、議員と議会事務局の職員に配布しています。
議会は年間で4回開催されます。議会は本会議や委員会、協議等の場があり、それら議会に議員がタブレットを持って出席します。市からの説明に部長や課長が答弁する際、予算書の必要なページをmoreNOTEでペアリングして表示しています。議会中、議員は自分でタブレットを操作する必要がないので、議案に集中することができます。また、日常の議員活動の中でもmoreNOTEを活用する機会が多くなりました。
タブレットの導入は令和元年12月から検討を始めましたが、その頃から新型コロナウイルス感染症が流行しました。タブレットを導入したことで、他都市への視察もオンラインで行えるようになりましたし、議員同士の意見交換もできます。コロナ禍ではタブレットやペーパーレスの重要性が変わってきたといえます。moreNOTEの導入はタイミングとしても良かったと思っています。

moreNOTEの使い勝手はいかがでしょうか

議員からはタブレットはさほど重くはなく、画面が大きく、moreNOTEは資料が見やすいという声を聞きます。なにより、従来は資料を持ち運ばなければいけませんでしたが、その必要がなくなったので好評です。

moreNOTEの活用で議員活動を市民により伝わりやすく

moreNOTEを導入後の効果について教えてください

3月に開会される議会では予算の審議を行います。この予算資料だけでも300ページ以上あります。それ以外にも条例などの議案審査もあり、それぞれの議案ごとに資料が必要で、トータルすると膨大な量になります。修正が出ると差し替えも必要です。従来はそれらの資料を紙で用意し、議員に配布していました。また、議会が終わると正式な記録として会議録を作成し配布しますが、それも何百ページになります。執行部も大量の資料をファイリングして保管しなければなりませんが、それは議員も同様です。
moreNOTEを活用することによって、資料の印刷や製本の発注、議会に提出する作業が削減されました。また、ペーパーレス化したことで紙代や郵送費などの削減に大きな効果をあげています。
特に、紙の資料を印刷するのに時間を取られていた職員の業務時間を、市民サービスや議員の補助業務に回すなど、もっと効果的なところに配置できるようになったという利点があります。
試算すると執行部から議会に提出される年間約9万枚を印刷するのにおよそ30時間。それを人件費に換算すると約10万円。議会側の事務も含めると紙が年間約15万枚。費やした時間が約150時間。諸経費を含めると金額的には約200万円相当の削減となりました。
職員は数字や文字が1つ変わるだけで資料を差し替えなければなりません。しばしば時間外の業務で対応していましたが、その負担から解放できたのは大きなメリットです。
また、デジタルが苦手だった議員の方も、タブレットやmoreNOTEを積極的に活用するようにもなりました。

moreNOTEの今後の展開や期待はいかがでしょうか

業務効率化という点ではとても役に立っています。例えば、委員長への資料の事前確認や議長と副議長への事前通知など、個別に郵送やファックスで資料を送る機会も度々ありました。
しかし、moreNOTEなら配布先も設定できます。職員も使い方に慣れてきて、機能をできるだけフル活用しようと取り組んでいます。
また、タブレットに慣れていないという議員に対して勉強会を開催しています。資料を探せないという議員に対しても、moreNOTEなら簡単にサポートできます。カレンダー形式で資料が保存できるのも凄く分かりやすいととても好評です。
議員の活動も市民にはなかなか伝わらないことが課題だったのですが、タブレットを活用することで具体的に説明できています。
さらにmoreNOTEは、自治体や議会向けに機能改善を行う予定だと聞いているので、そこにも期待しています。

【 別府市ってどんなとこ? 】

別府市は、瀬戸内海に面した大分県の東海岸のほぼ中央に位置し、扇状地特有の地形により、緑豊かな山々や高原と波静かな別府湾に囲まれた美しい景観を誇り、大地から立ちのぼる「湯けむり」は別府を象徴する風景として市民や観光客からも親しまれている歴史と文化あふれる国際観光温泉文化都市です。
市内には、別府八湯と呼ばれる8つの温泉エリアが点在し、湧出する温泉は、医療、浴用などの市民生活はもとより観光、産業などにも幅広く活用され、古くから日本を代表する温泉地として賑わっています。
人口は、約12万人ですが、市内には約3千人の留学生が勉学に励んでおり、日本でも有数の異文化あふれる国際交流都市としても成長を続けています。


プロフィール

別府市議会
議員
(ICT活用推進委員会委員長)
阿部 真一 氏

別府市議会事務局
議事総務課長
中村 賢一郎 氏

別府市議会事務局
議事総務課 議事係
主査
佐藤 雅俊 氏

自治体名: 大分県別府市
所在地: 〒874-8511 大分県別府市上野口町1番15号
導入時期: 2022年2月
URL: https://www.city.beppu.oita.jp/
※当事例は2022年12月時点の情報です。

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