導入効果	BYOD端末でも使えるため、全教職員380ユーザーへすぐに全展開できた 導入初年の推計で、紙のコストと人件費が金額換算で年間3,500万円の削減効果を発揮 カレンダー機能によって、会議資料に簡単にアクセスでき、紙資料での運用を上回る利便性を実感 大学でも自宅でも、複数の端末から必要な資料にセキュアにアクセスできるようになった 「GreenAction」の見える化によって、学内にペーパーレス化への意識が高まっている

DXの推進にあたって、大きな課題でもあったペーパーレス化

ペーパーレス化の背景には、どのような課題があったのでしょうか？

もともと四国大学では、経営改革の一環としてペーパーレスシステムや電子決裁の導入が喫緊の課題とされていました。しかし、数年経ってもなかなか実現には至らないような状況でした。そこで、ペーパーレス化をはじめとする大学DXを推進する専門組織として、情報戦略推進本部が組成されました。

moreNOTEを導入したのはどうしてでしょうか？

情報戦略課長を務める私は、もともと徳島県庁に勤務しており、県内自治体向けに、オンプレ版moreNOTEをASP化し電子自治体共同システムとして導入した経験がありました。その際に、moreNOTEの使い勝手のよさや豊富な機能、高度なセキュリティ対策に加えて、各種OSに幅広く対応していることなど詳細まで把握していたので、四国大学でのペーパーレスシステム導入にあたり最適な製品だと考えました。
特に、学内の教職員は普段から研究端末やBYOD端末を学内Wi-Fi経由で利用しており、iOS、Android、Windowsといった幅広いOS・デバイスに対応している点も、非常にマッチしていると思いました。
利用端末を分析すると、1人で複数台の端末を登録しmoreNOTEを利用している人は約4割もおり、タブレットだけでなくパソコンからWindowsアプリで利用できることも、全教職員に迅速に展開できた一因かと思います。

直感的な操作感で、幅広い年齢層の役員にも好評

導入までのスケジュールを教えてください

契約後、オンプレミスでの構築とテストに2ヶ月、オンライン研修とテスト利用期間に1ヶ月ほどを費やし、役員、事務職員、教員の全380ユーザーへと展開しました。
コロナ禍のため、ハンズオン研修は実施せず、オンライン研修では、Zoomを活用しライブ配信の形で、1時間ほどのウェビナーを実施しました。その内容を学内のサイト上でオンデマンド配信し、いつでも見られるような形にしています。また、moreNOTE公式の操作マニュアルより、もう少し簡単な内容のものがないかどうか問い合わせたところ、すぐに提供していただき、それを本学のマニュアルとしています。
オンプレ構築、研修など、moreNOTEの販売会社であるNTTデータ四国様に県内自治体での導入経験を生かして、迅速に対応いただいたことも非常にありがたかったです。

moreNOTEの操作について苦労する点はありましたか？

本学の教職員には、60代、70代の人も多くいます。moreNOTEは、カレンダーから会議資料に簡単にアクセスでき、資料をめくったり拡大したりといった基本的な操作は、説明書を見なくても使えます。そのため、デジタルデバイスにそれほど馴染みのない人でも、無理なく使用できているようです。

導入1年目から10倍以上のコスト効果を発揮。
まさに「使わにゃ損々♪」

moreNOTEを導入してどのようなメリットがありましたか？

普段は、学内で開催する各種定例会議の際に、会議室に設置されている40台のiPadを介して利用しています。まずポイントとして挙げられるのは、カレンダー機能ですね。それぞれの会議資料が各会議に紐づけられており、会議が開催された日付をカレンダーのように一覧で確認することができます。
東大の経済学者である野口悠紀雄先生で有名な「『超』整理法」に近いもので、会議がいつ頃だったかは覚えているので、カレンダーを見ればすぐに必要な情報を取り出すことができ、余計な手間や時間を削減できています。

コストの削減効果ではいかがでしょうか？

2021年9月から1月まで運用した時点での試算なのですが、年間に換算すると約27万枚の紙を削減できる見通しが立っています。人件費なども考慮して金額にすると、約3,500万円。実際には、1ヶ月あたりの会議の回数も今後さらに増える予定なので、その倍以上のコスト削減効果が見込めると思っています。
また、moreNOTE導入の構築費用とライセンス費用から考えると、その効果は約10倍以上と言えます。まさに阿波踊りの「踊らにゃ損々♪」ならぬ、すぐに「使わにゃ損々♪」ですね（笑）
さらに、moreNOTEによって削減できた紙の枚数や印刷費用を見える化する「GreenAction」のレポート画面を、毎月学内ポータルサイトに掲載しています。全教職員に向けて導入効果を公開することで、一人ひとりのペーパーレス化へのモチベーションにも寄与しています。

今後の展開や要望を教えてください

本学では年間400万枚の紙が購入されており、現在、年間約27万枚の紙を削減できる試算を出していますが、これをさらに伸ばして年間100万枚以上の削減を目指していきます。高いハードルに思えますが、moreNOTEをもっと日常的な会議にまで活用することで達成できない数字ではないと思います。
ペーパーレス化への取り組みで分かってきたことは、紙の削減コストはもとより、人件費の削減効果が非常に高いということです。働き方改革につながることでワークライフバランスにも寄与し、浮いた時間で本来取り組むべき仕事に集中できることが、非常に大切なことだと感じています。四国大学は、学長自らが強いリーダーシップによりDX、GX、SDGsといった取り組みを推進していますので、今後これらの活動を進めていくなかで、moreNOTEはその大きな一角を担うシステムになってくると思います。

四国大学
総務・企画部情報戦略課
課長　住吉 孝次 氏

団体名：	四国大学
所在地：	〒771-1192　徳島県徳島市応神町古川字戎子野123-1
導入時期：	2021年10月
URL：	https://www.shikoku-u.ac.jp/
※当事例は2022年2月時点の情報です。