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moreNOTE ロゴ 【北海道大学】「これは便利!」教授会の利用からスタート、今では様々な会議でも活躍

北海道大学 大学院獣医学研究院では、教授会の資料のペーパーレス化のためにmoreNOTEを導入した。ペーパーレス化によってどのような効果が出ているのだろうか。

導入効果
  • 回収しなければいけない資料は後で削除すれば済むようになった
  • ライブラリ化された過去の資料を必要な時に確認できるようになった
  • 運用費用が格段に下がった
  • 会議時間が3時間から2時間に短縮。それでも内容の濃い議論が出来ている

インタビュー

教授会で配布する資料の準備に毎回2時間もかかっていた

moreNOTEを導入したのはどうしてでしょうか?

月に一度、教授会を行うのですが、約100ページの資料を紙で50部ほど用意していました。教授会の構成メンバーが複雑で、議事が1から10あるとすると、1から5までしか参加しない教員もいれば、1から7までの教員もいます。出席する教員の席を決め、適切な資料を仕分けして揃えておかなければならず、職員には大きな負担となっていました。さらに、資料は当日になって差し替えが必要になることもあり、毎回、準備だけで2時間ほどかかっていました。
また、カラーでわかりやすく作ったデータでも白黒で印刷されてしまうので、かえって分かりづらくなるということもよくありました。
そうして作った資料も、教授会が終わると記録用として1部だけ保存していればよく、他のものは廃棄します。それではこのペーパーレスの時代にそぐわないと感じていました。また、1部のみ保存といっても100ページの資料が毎年12冊も溜まっていくと保管場所にも困ります。
電子ペーパーのシステムも導入していたのですが、保守や更新のランニングコストがおさえられ、iPadを使ってカラーで見られる製品はないかと探していたところ、moreNOTEを知りました。

導入の決め手はなんだったのですか?

北海道大学内のクラウドサーバーで動かせることが条件でした(学内のサーバーにオンプレミス形式で導入)。4~5社を検討して、他社は対応できないという中、moreNOTEは大丈夫という回答でした。また、iPadでも使えるということだったので導入を決めました。2019年9月に導入して、12月から稼働させることができました。

「これは便利!」教授会から様々な委員会へ活用が広がった

moreNOTEをどのように活用されているのですか?

最初は教授会だけでしたが、「これは便利!」という話が広まり、教務委員会や国際交流委員会などで活用しています。出席者にiPadを渡し、資料はmoreNOTEで見るという流れです。資料を事前に準備しておくことに変わりはありませんが、紙の資料を作ることを考えると圧倒的にラクです。
委員会のなかには会議が終わったあと、資料を回収しなければいけない場合もあるのですが、紙の資料だと回収が漏れることもありました。しかし、moreNOTE なら後で削除すれば済みます。

どのようなことがメリットでしょうか?

資料を紙で運用していたときは、なるべく紙を少なくするために要点のみに絞って記述していたのですが、それだけを読んでも理解しにくいということがありました。しかし、moreNOTEなら「詳しい資料は何ページにまとめているのでそれを見てください」と言うだけで済みます。会議中に見切れなくとも、終了後にじっくり見ることができます。また、過去の資料も必要な時に簡単に見ることができます。
教員は必要な資料を自分のパソコンにダウンロードすることもできます。ただし、学内でしかダウンロードできないように設定しています。パスワードを忘れてしまったという教員からの問い合わせはありますが、データを送って欲しいということはなくなったのもメリットです。

会議の時間は短縮されたが内容が濃くなった

moreNOTEの導入効果はいかがでしょうか?

電子ペーパーのシステムから北海道大学内のクラウドサーバーに変えたことで、サーバーの運用費用は格段に下がりました。数年したらサーバーを入れ替えなければいけないという心配もなくなり、ランニングコストが下がったことが導入の大きなメリットです。
また、会議はスムーズに進むようになりましたし、理解も深まるようになりました。追加の資料を見るのもラクだし、カラーで見られるということもありますが、ライブラリ化された資料をデーターベースから確認できるのはとても便利です。
「この議論は1年前にしています」ということがよくあるのですが、その資料もmoreNOTEで検索することができます。また、どのような時間軸で議論しているのかを振り返ることもできます。「その議論はいついつに解決しています」と言えるようになったのでムダがなくなりました。
結果としてスムーズに進むので今まで3時間かかっていた会議時間が2時間で済むようになりました。それでも、内容の濃い議論が出来ています。
iPadもみんな、サクサク使っています。通信速度も速いのでストレスもありません。

今後の展開、要望などを教えてください。

獣医学研究院では動物をたくさん飼育しているのですが、動物愛護福祉関連の資料が膨大にあるため、moreNOTEを活用できないだろうかという話が出ています。ただ、すべての教授・准教授・講師にiPadを配布することは出来ず、会議ごとに回収していることが課題としてあります。とはいえ今後は一人に一台は必要だと考えています。

プロフィール

(写真左)
北海道大学
大学院獣医学研究院
微生物学教室 教授
迫田 義博 氏

(写真右)
北海道大学
大学院獣医学研究院
国際連携推進室
獣医学教育改革室
ICT担当 特任助教
菊地 園江 氏

団体名: 北海道大学 大学院獣医学研究院
所在地: 〒060-0818 札幌市北区北18条西9丁目
導入時期: 2019年9月
URL: https://www.vetmed.hokudai.ac.jp/
※当事例は2020年9月時点の情報です。

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