導入効果	紙が大幅に削減され、資料を保管する必要もなくなった。 印刷・製本して手渡す時間が不要になった。 過去の資料が簡単に閲覧できることで議会の質・住民サービスの質が向上した。

moreNOTEのサポート体制を評価

moreNOTEを導入した背景には、どのような課題があったのですか

佐賀県白石町の役場内ではさまざまな会議が行われています。年4回開催される議会を中心に、月に1度は何かしらの会議が行われており、その都度、会議資料が必要となります。
資料の量は会議によって異なりますが、予算書だと200～300ページもあります。大きな会議には30～50名が出席するため、資料作成のために大量の紙と、印刷時間を要していました。加えて資料の印刷・製本や配布作業を複数人の職員が対応しなければなりません。そのため業務の効率化が課題となっていました。また、資料を保管する場所が必要ということも課題のひとつでした。
紙ベースの業務が主流になっていることに対して役場内で議論があったことに加え、議会からもペーパーレス化、デジタル化の要望があったことから業務改革に取り組むことになりました。

moreNOTEに注目した理由と導入の決め手を教えてください

議会では膨大な資料を日々、取り扱っていることから、資料を効率的に管理できるシステムを導入することで議会の質の向上が図れ、資料の印刷にかかる職員の負担を軽減することもできると考えました。
システムの導入にあたり、タブレットを活用した会議システムを扱っている5社ほどを比較検討しました。さらに、費用、使い勝手等の視点からプロポーザルを実施しました。総務・企画部門、議会事務局の職員4～6名と、議員2名が評価者となって慎重に検討した結果、moreNOTEのサポート体制や保守サービスを評価し、導入することにしました。初めて使用するシステムでは操作研修を実施する必要があるのですが、他社はオンラインでのサポートなのに対し、moreNOTEは実際に来て操作研修をしてくれます。我々では手が届かないところまで対応してくれるという期待がありました。また、moreNOTEを導入していた佐賀県のみやき町、有田町などにも視察に行き、どのような使い方をしているのか話を聞いた結果、問題もなく効果的に使用しているということが分かり安心感もありました。

タブレットが苦手という人も慣れるとスムーズに活用

moreNOTEのご利用用途を教えてください

iPadを25台、Windowsのタブレットを35台導入して、議員や議会事務局、本庁の町長、副町長、教育長以下の各課局の課長に配布し、庁舎内の議会、本会議、協議会、説明会などでmoreNOTEを活用しています。紙資料の配布はほとんど行っていません。
ただ、年4回の定例議会の審議では2つの資料を見ながら議論しなければならないことがあります。moreNOTEは2画面表示ができますが、それでは見にくいという議員には、希望に応じて紙の資料を渡しています。
また、全職員がタブレットを持っているわけではないので、課内の会議では、まだ紙の資料を使っています。

moreNOTEの使い勝手はいかがでしょうか

導入前は、年配の方でタブレットが苦手という議員もいました。しかし、実際に使ってみると、難しい、理解できないということはなく、直ぐに使いこなしていました。慣れるとよりスムーズに活用しています。
また、moreNOTEの2画面表示はワンタッチで開くようになったので、とても便利になったと感じています。
資料のアップロードは、執行部の担当が行っています。カレンダー機能で開催日と資料を紐づけて登録できるため、moreNOTEを見れば会議のスケジュールがすぐに分かるようになりました。

ペーパーレス化、デジタル化を推進していきたい

moreNOTE導入後の効果について教えてください

感覚値ですが、紙は8割ほど削減されました。印刷・製本して手渡す時間も不要になりましたし、議員が資料を保管する必要もありません。
議員は事前に勉強して議会に臨みます。予算や決算の審議では昨年と比較する場面も出てくるのですが、その際、「過去の資料が欲しい」と言われて事務局が用意することがありました。それが今では議員自ら検索し資料を探し出して閲覧しています。資料が届くまで待つ必要もありません。
例えば、各種行政の計画書は5年ごとに大半が改定されるのですが、moreNOTEに蓄積されているので、何の計画に基づいてこの事業に取り組んでいるのか、といった情報も各自で自由に調べることができます。議会の質が向上したことを実感しています。
また、紙媒体では住民の方の質問にタイムリーに答えられないということもあったのですが、moreNOTEがあることで直ぐに回答できるようになりました。住民サービスの質の向上にもつながっています。

moreNOTEの今後の展開や期待はいかがでしょうか

タブレット端末を増やし、職員に配布することで更なるペーパーレス化、デジタル化が可能になると考えていますので、予算等のタイミングを見ながら進めていきたいと思っています。
また、役場内ではインターネットWi-Fiを整備してmoreNOTEを利用しています。今後、地方自治体の専用ネットワーク環境（LGWAN環境）でmoreNOTEの運用が可能になれば、役場業務での会議への活用を、シームレスに行うことができ、活用の用途も広がるのではないかと考えています。
moreNOTEによるデジタル化が進むことで、現在、国が推進している「自治体DX」における「デジタル人材」育成の一環として、さまざまな業務におけるデジタル活用への職員の意識が高まることを期待しています。

【白石町ってどんなとこ？】

平成17年1月に白石、福富、有明の3町が合併し、白石町は誕生しました。
白石町は、穀倉地帯の白石町平野が拡がり、東は「豊穣の海」と呼ばれる有明海に面し、西は歴史と文化を誇る杵島山があります。
特に、有明海に面する白石平野では、長年の干拓によってできたミネラル豊富な地力に富んだ農地を生かして、稲作はもとより、たまねぎ、れんこんなど、評価が高いブランド農産物を生産しております。
近年では、令和元年の「道の駅しろいし」の開業や、令和３年度の「有明海沿岸道路」の福富インターのチェンジの開通により、利便性が向上し、交流人口が増加してきております。

佐賀県白石町
議員　定松　弘介 氏
議員　友田　香将雄　氏
議員　重富　邦夫　氏
議員　岸川　信義　氏
議員　吉岡　正博　氏

総務課　課長補佐　
永石　健一　氏
議会事務局　課長補佐　
中原　賢一　氏

自治体名：	佐賀県白石町
所在地：	〒849-1192　佐賀県杵島郡白石町大字福田1247番地1
導入時期：	2021年4月
URL：	https://www.town.shiroishi.lg.jp/
※当事例は2023年2月時点の情報です。