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ペーパーレス会議・働き方改革なら 富士ソフトのペーパーレスシステム moreNOTE (モアノート)

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moreNOTE ロゴ 幹部会議から導入。コピー用紙と手間が大幅に削減!
トップから浸透させて認知を進め、今後はすべての会議への展開をはかる

愛知県大府市は、ペーパーレス化と事務の効率化の課題解決のため、どのようにmoreNOTEの導入にいたり、どう活用しているのだろうか。

導入効果
  • 会議で使用するコピー用紙を大幅に削減
  • 配布や差し替えで要する手間がなくなり効率化が実現
  • 紙の資料からデジタルの資料になったため、保管が簡単で容易に
  • トップからの意識づけを行うことで全庁への展開が期待できる

インタビュー

幹部会議から導入をはかり、ペーパーレス化と効率化を実感

どのような課題があったのでしょうか?

 ペーパーレス化と事務の効率化が課題のひとつとしてありました。例えば幹部会議を行う場合、資料は各部長の人数分に市長、副市長分、さらに保存用のものが必要なため、議題をあげる各課は20部ほどをコピーし、それを秘書係に提出しなければなりません。幹部会議は週に一回開催されるため、使用する紙もかなりの量となります。また、資料に差し替えが生じた場合、その手間は膨大です。
 市長は方針として積極的にタブレットを導入することを掲げていたため、moreNOTEの会議パッケージを利用し、タブレットを活用することで紙の削減と資料の差し替え時等の手間をなくすことができるのではないかと考えました。

どのように活用しているのでしょうか?

 当初、導入するタブレットの台数に限りがあったため、まずは試験運用として、市長も出席する幹部会議から取り組むことになりました。moreNOTEに会議資料をアップし、会議日を設定すれば、各部長の端末に自動的に開催通知のポップアップが表示され、資料を見ることができるようになります。
 そのことで、秘書係から「準備がとても楽になった」と言われています。それまで行っていた、コピーして机の上に並べる作業がなくなり、今は各部長が自分でタブレットを持っていき、ログインして資料を見る。とても効率的になりました。

タブレットにSurface を採用、Windows の環境が選択の決め手

moreNOTE に着目したのはどうしてでしょうか?

 他にもタブレットを使った会議用のソフトはいろいろと検討させていただきました。どれも多彩な機能が付随されていて感心しました。しかし、活用を推進する際には、私たち情報システム係が操作方法を各部長にレクチャーしなければなりません。あまり込み入った操作が必要なシステムでは説明も困難になるため避けたいと思いました。moreNOTEは、ポイントを絞った、これだけあればという機能や使い勝手の良さが決め手になりました。また、他の製品と比べてもmoreNOTEが使いやすかった。その点も評価しました。

導入までの経緯を教えてください。

 まず、タブレット選定のために、最初に模擬幹部会議を開催しました。そこで実際に各部長にタブレットを触ってもらい、出てきた操作性や感触などの意見を参考にしてMicrosoft Surface(サーフェス)に決定しました。その後、1か月間を周知期間とし、職員がSurfaceを各部長に配布し、ログインから操作方法を説明して回りました。ただ、会議ですぐに紙の資料をなくしてしまうのではハードルが高すぎるため、2か月の検証期間を設け、紙とSurfaceを併用しました。その間、アンケートを実施し、その結果をもとに改善すべき点は改善し、本格運用に入りました。そこからは紙の資料は用意せず幹部会議を進めています。なかなか操作に慣れない方もいましたが、呼ばれてレクチャーしたのは数回程度。スマートフォンを使っている人が多かったので、我々が苦労することなく、皆さん使いこなしています。

Surface にしたのはどうしてでしょうか?

 庁舎の業務はWindowsです。タブレットがWindowsだと様々な基幹系のシステムにも使えます。会議だけでなく、様々な業務が、あらゆる場所でできるようになると効率的だと考えたからです。部長たちも、いつも見慣れているパソコンと同じ画面で、電源の切り方まで同じ、ということが受け入れやすかったようです。また、操作がとても簡単で、ペンで直接書きこんでそのまま保存できる点や、WordやExcelがそのまま使える点、操作性も優れているということも理由としてありました。

会議パッケージを選択されたのは?

 無線環境はセキュリティ上好ましくないため、弊庁では有線LAN接続のみでした。しかし、事務効率を考えた場合、やはり無線環境はメリットが大きいという意見が出ています。とはいえ、庁舎全域にWi-Fi環境を整備するとなると容易ではありません。そのため、ネットワーク環境(無線AP)がセットになっていてセキュリティも確保している会議パッケージにしました。

さらにタブレットを導入し、すべての会議を電子会議でおこなう

導入したことで効果はあったでしょうか?

 ペーパーレス化ということではとても効果がありました。また、各部長に意識付けができたことで末端にも広げていける。その点での効果も期待できます。さらに、配布した資料は各部長が保管していたのですが、その部長から「保管しなくてよくなって楽になったよ」という声も届いています。

今後の展開を教えてください。

 現在は幹部会議のみでの活用ですが、それ以外の部長の会議にも活用してもらえないかと提案をしており、使用頻度を広げる働きかけをしています。年間で4~500万枚くらいの紙を使っていますが、今回の導入をきっかけにペーパーレス化をもっと進めていきたいと考えています。今後、タブレットを大量に導入できればそれも可能になります。今は、タブレットを700台導入することを計画中です。会議に紙は一切使わない、というところまで持って行きたいです。その点は市長がタブレット推進派なので実現しやすいですね。さらに電子会議まで発展できればと考えています。

【 大府市ってどんなとこ? 】

 大府市は名古屋市の南隣、知多半島の北端に位置し、JR東海道線で名古屋駅まで約15分という立地にあります。高速道路網の整備による高い利便性を活かした産業と、豊かな自然環境を活かした住環境との調和のとれた人口約9万2千人の都市です。市制施行以来、「健康都市」をまちづくりの基本理念に掲げ、充実した子育て支援、緑豊かで自然あふれる公園などを整備し、先進的な医療機関やいきいきと働くことができる場所の立地なども含め、元気と活力にあふれたまちづくりを進めています。また、大府市の公式マスコットキャラクターの「おぶちゃん」は多くの市民に親しまれ、市民の健康づくりを推進しています。


プロフィール

大府市 市長
岡村 秀人 氏

大府市 総務部総務課
情報システム係 総括係長
新美 清和 氏

大府市 総務部総務課
情報システム係 主任
小林 木綿 氏

自治体名: 大府市
所在地: 〒474-8701 愛知県大府市中央町五丁目70番地
導入時期: 2018年2月
URL: http://www.city.obu.aichi.jp/
※当事例は2018年9月時点の情報です。

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