導入効果	同期機能でどこを説明しているか分かるようになり、会議に集中でき理解度も上がった。 会議資料で使っていた紙を削減できた。 会議準備にかかる作業時間を大幅に軽減でき、本来の業務に時間を使えるようになった。

moreNOTEでコスト削減と業務負荷軽減を図る

moreNOTEを導入した背景を教えてください

毎月の定例会議として、常務と課長以上を対象とした企画会議と、常勤と各部署の部長が集まる経営会議があります。私はそれらの会議の資料準備を担当しています。
資料は園芸農産部や畜産部など8部署の各課から届きます。印刷枚数は、企画会議で約2,000枚、経営会議で約1,500～3,000枚にもなるため、印刷だけで半日かかっていました。
それより大変なのが、仮決算時と決算時で行われる実績検討会のための資料作成です。300～400ページある資料を人数分用意するので、印刷には丸一日かかっていました。
資料は会議開催の2日前には提出する届くルールになっていますが、届くのが遅れたり、直前に差し替えが発生したりすることもあります。また、印刷した資料は穴を開けて紐を通して括り一冊にします。
資料は会議前日までに会議に参加する人に配布し、会議が終わるとシュレッダーで処分していました。

moreNOTEに注目した理由を教えてください

この作業を担当するようになって1年を過ぎた頃、「紙のコスト削減と業務負荷の軽減を図らなければならない」と思うようになりました。
宮崎県下のJAグループの事業を支援する宮崎県農協情報センターに相談したところ、情報センターではmoreNOTEを導入していると教えてくれました。その後、JA巡回時にmoreNOTEの簡単なデモをしてもらいました。「他にも同じような製品はあるのですか？」と聞くと「moreNOTEが一番良い」とのことでした。
後日、販売店である宮崎電子機器さんにmoreNOTEの説明をしてもらいました。会議では資料にメモを取る必要があり、そこが懸念だったのですが、iPadの画面上でもメモができ保存もできて、紙にも印刷できるというので安心して導入を決めました。

定例会議から、ちょっとした打合せまで幅広く活用

moreNOTEのご利用用途を教えてください

毎月の企画会議と経営会議、また仮決算時と決算時に行われる実績検討会に加えて、ちょっとした打合せでも使用しています。iPadは20台導入しました。常勤役員と各部署の部長、企画管理部で所有しています。

moreNOTEの運用開始までの段取りを教えてください

理事会には年配の方が多く、使いこなせるのか懸念があったため、いきなりすべてをmoreNOTEにシフトするのではなく、moreNOTEと紙の両方で運用することにしました。また、運用開始前には2回レクチャーを行いました。
会議ではmoreNOTEにメモを取る人もいれば、持って来たノートにメモを書く人もいます。今のところ混乱もなく、活用できています。
過去の会議では、多くの関係資料を持って集まっていました。今では、必要な資料がすべてmoreNOTEにアップされているので、iPadだけを持っていけばよくなりラクになったという声を聞きます。

紙の会議資料をなくしてmoreNOTEで運用したい

moreNOTE導入後の効果について教えてください

会議の質が向上しました。moreNOTEで資料を同期しているので、会議で発言している人の目線で資料を見ることができます。今まではどのページの話をしているのか自分で資料を探さなければいけなかったのですが、moreNOTEでは議論に集中でき理解しやすくなりました。2画面で見ることができるので、会議資料を見ながら別の関係資料も見ることができます。
さらに、会議資料の準備は、各課から届く資料を1つにまとめてPDFにしてサーバーにアップするだけで済むようになり、業務負担もかなり減りました。
なにより、私は決算担当なのですが、数字の解析に時間を使うことができるようになりました。

moreNOTEの今後の展開はいかがでしょうか

まだ一部の方は紙の資料を使用しているため、残念ながら印刷はゼロにはなっていません。なるべく紙を使わないよう意識も変化してきたので、紙の会議資料はなくしていきたいと考えています。
また、iPadは現在20台ですが、今後は台数を増やして、各課長、支所長までmoreNOTEが使えるようにできたらと考えています。

こばやし農業協同組合
企画管理部　企画課
佐藤 祐一 氏

会社名：	こばやし農業協同組合
所在地：	〒886-0004 宮崎県小林市細野1321
導入時期：	2021年 8月
URL：	http://kobayashi.ja-miyazaki.jp/
※当事例は2022年11月時点の情報です。