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moreNOTE ロゴ 市民福祉の増進のためタブレットを導入
議会も視察もペーパーレス化で効率化を実現

愛知県瀬戸市は、タブレットを導入し議会のペーパーレス化を実現した。どのように活用し、市民福祉に役立てているのだろうか。

導入効果
  • 会議ではじめて資料を見るより、事前に見てもらうことで会議の中身が濃くなった
  • 市民から説明を求められた際、資料を見てもらうことで情報を伝えやすくなった
  • 会議資料準備の手間が軽減された

インタビュー

導入の目的は市民福祉の増進のため

moreNOTE導入の経緯を教えてください

2016年にペーパーレス化推進のためタブレットの導入を検討したのですが、その時は予算の関係で見送られました。その翌年に再度タブレットの有効性を関係部署に説明したことで、予算が認められ、具体的に取り組むことになりました。そこからシステム選定のためにICT推進プロジェクトチームを立ち上げ、ICTに知見のある議員が各会派を代表して参加し、合計6名で組織し、10回以上検討を行い議論を重ねました。また、ペーパーレス化に取り組んでいる他の市議会の視察も行いました。

導入で苦労されたのはどういうところでしょうか

タブレットを導入することが目的ではなく、市民福祉の増進が目的です。その目的を達成するためには、議会を効率よく運営していくことが必要です。その観点で、ツールとして一番適切なものは何かを考え選ぶことが重要でした。また、特に時間をかけたのは、「タブレットを導入してどのように使うのか」という議論でした。議会の会議だけで使うのか、それとも議員が外出先でも使えるようにするのか。結論としては、議会の会議はもちろんのこと、議員として市民への説明責任を果たしていくとの観点から外出先でも使えるようにしていくこととなりました。

どのように導入を進めたのでしょうか

瀬戸市議会が行ってきた議会改革は、「市民福祉の増進のため、議会と議会事務局がパートナーとして取り組む」ということでした。そのため、タブレットの導入も議会事務局だけで進めるのではなく、議員も自らデモ機を使って検討し、使いやすいものを選ぶという形で導入を進めました。


カレンダーから目的の資料をすぐに探せるのが便利

moreNOTE導入の決め手になったことは何でしょうか

moreNOTEを推奨する議員と、別の製品を推奨する議員が、それぞれ製品の良いところ、悪いところについてディベートし、他の委員がそれに対して質問するという形で検討しました。使用感やセキュリティ面など様々な意見が出ましたが、最終的には、コストパフォーマンスの良さと、富士ソフトという企業の大きさ、という点でmoreNOTEの導入を決めました。

機能面ではいかがでしょうか

良かったのはカレンダー機能です。パソコンに慣れている議員ならフォルダを辿ることで目的の資料を探すことができますが、慣れていない議員はそうではありません。moreNOTEはカレンダーから会議の資料が見分けられるので、これなら慣れていない議員でも簡単に資料に辿り着くことができます。また、検討当時にはなかった2画面表示も今では使えるようになり、富士ソフトの企業努力を感じました。

資料は見せて、本質的なところを話し合う

moreNOTEを導入してどのような効果を感じていますか

会議の開催より前に資料が確認できることは、メリットとして大きいです。会議ではじめて資料を見るのと、事前に見ておくのとでは、会議の濃さは全く違います。

準備は変わりましたか

紙の資料を用意していたときは、前日に遅くまで資料を印刷していたこともありましたが、導入後は印刷の手間と紙のコストが削減できました。また、会議の直前になって資料の差し替えが発生することもありますが、その手間も減り、事務局の負担軽減につながりました。

普段の議員活動ではどのように使っていますか

市民の方から説明を求められた際、タブレットを持って行き、実際に資料を見ていただくことで市民の方の理解も深まります。口頭で説明するより、資料を見せる方が説得力もあり、理解は断然に早いです。資料を見せて本質的なところを話し合うことに時間を割いた方が効率的ですし、結果的にそれが市民福祉の増進につながります。
また、行政視察の際には、訪問先から事前に資料を入手し、moreNOTEに入れて持っておくことで、当日に資料を用意してもらう必要はありませんし、カラーで見ることもできます。

要望や今後の展望などあれば教えてください

現在、スケジュール管理のツールを活用しているのですが、そのツールと連携できれば便利だと思います。将来的には、総合行政ネットワーク「LGWAN」に対応できるようになれば、セキュリティ面もより強化されると思っています。
現状、機能を使いこなしている議員と、操作に不安がある議員がいるので、全議員の閲覧がスムーズにできるようになり、議事進行に問題がなくなったタイミングで、操作に不安がある議員へもう1ランク上の使い方の研修を行うことも検討していきます。

今後もICTは活用されるのでしょうか

moreNOTEがあれば、情報共有がスムーズにできます。今後は、「PDFを送ってください」や「USBを持ってきてください」といったことが、すべての議員が「moreNOTEに入れておきました」で済むような使い方になることが理想だと思っています。
市民に開かれた議会を目指すなら、わかりやすいことが一番大切です。市民に対して説明責任を果たしていくうえで効果的なツールは積極的に活用したいですね。

【 瀬戸市ってどんなとこ? 】

瀬戸市は濃尾平野の東、中部経済圏の中心地である名古屋市の北東約20kmに位置する人口約13万人の都市です。
市域の大半を占める丘陵とさらにそこから流れる河川によって豊かな自然が育まれ、ガラスややきものの原料となる珪砂・陶土層があります。この豊かな自然を背景に、今から約千年前、良質な陶土を活かしたやきものづくりが始まりました。
平成29年4月には、日本六古窯の産地が提唱する「きっと恋する六古窯-日本生まれ日本育ちのやきもの産地- 」のストーリーが、日本遺産として認定されました。瀬戸には、認定されたストーリーそのままの文化と風景が今も息づいており、時空を超えて、日本の原風景に出会うことができます。


プロフィール

(中央左)
瀬戸市議会 議員
ICT推進プロジェクトチームリーダー
戸田 由久 氏

(中央右)
瀬戸市議会 議員
ICT推進プロジェクトチーム副リーダー
山田 伸夫 氏

(右)
瀬戸市議会 事務局 議事課
課長補佐
長江 敬 氏

(左)
瀬戸市役所 議会事務局 議事課
議事調査係 主事
湯澤 恵介 氏

自治体情報: 瀬戸市
所在地: 〒489-8701 愛知県瀬戸市追分町64番地の1
導入時期: 2018年 2月
URL: http://www.city.seto.aichi.jp/
※当事例は2019年6月時点の情報です。

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