【JA尾鈴】紙を年間約15万枚削減。会議準備の効率化と共にSDGsにも貢献
JA尾鈴では、会議準備の効率化やセキュリティ対策に対応するべく、moreNOTEを導入した。具体的にどんな導入効果が出ているのかインタビューを行った。
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非効率なことは改善して行かなければならない
moreNOTEを導入した背景には、どのような課題があったのですか
毎月定期的に開催される会議には、理事会、経営者会議、金融部門や購買部門などの会議があり、他にも不定期な会議がさまざまあり、開催毎に紙の会議資料を用意していました。
例えば理事会では、多いときにはA4サイズの100ページ以上にわたる会議資料30名分を印刷し、製本していました。大量の会議資料を短期間で作成しなければならず、2人がかりで印刷するのですが、1台の印刷機をまる1日独占することになり、他部署に迷惑をかけていました。
また、理事会の直前になって間違いの指摘があり、内容の差し替えや追加が発生し、作り直すこともあります。会議資料は各自がファイルして保管しています。場合によっては過去の資料を振り返る議題もあるからです。
理事会が発足してからずっとそのような運用が続いていましたが、これまでそれを問題だとは認識していませんでした。しかし、それが非効率だと気付き、ペーパーレス化やセキュリティ対策など、時代の流れからも改善しなければいけないと考えました。
moreNOTEに注目した理由と導入の決め手を教えてください
JA宮崎情報センターで開催された担当者会でmoreNOTEを紹介され、体験させてもらいました。そのとき、「moreNOTEなら、ペーパーレス会議を実現できる」と考えました。
JA尾鈴では係長会という、係長のみで構成された組織があり、部署の垣根を超えた取り組みについて毎年テーマを持って活動しています。そのなかで一昨年から「SDGsについて何かJA尾鈴として取り組めないだろうか？」という議題が出ていました。紙の原料となる樹木を守るため、不必要な紙の資料を減らせないかと思っていたので、「これはいい」と思いました。
数社のサービスを比較検討しました。その中で、moreNOTEのペアリング機能やUIの分かりやすさ、セキュリティ機能が他のサービスよりも優れていると思いました。moreNOTE ならITが得意ではない人でもスムーズに活用できそうだと感じました。
また、moreNOTEの導入事例にJA宮崎経済連が掲載されているのを見ました。さらに同じ宮崎県内のJA宮崎情報センターも導入していたので、何か不明な点があれば教えてもらえると思いました。それに何よりも私自身が実際にペーパーレス会議を体験して、moreNOTEの使いやすさ、分かりやすさを感じていたので導入を決めました。
moreNOTE「経費削減シミュレーター」のデータで説得
moreNOTEのご利用用途を教えてください
最初は理事会からスタートしましたが、毎月定期的に開催される経営者会議、金融部門の会議といった紙の資料をたくさん使っていた会議にも利用を広げていきました。
iPadを29台購入して15名の役員に配布し、残りは総務課で一元管理しています。会議で必要になる度に貸し出しています。
moreNOTEの導入の手順、運用開始までの段取りやスケジュールなどを教えてください
まず、富士ソフトのwebサイトにあった、moreNOTEの「経費削減シミュレーター」を活用し、費用対効果を見える化しました。そこで算出したデータをもとに、次年度の予算にmoreNOTEの導入費用を計上しました。予算計上にも何かしらの導入の根拠がないと理解してもらうのは難しいと考えたからです。
予算が承認されたことで、iPadを購入し、富士ソフトにmoreNOTEのデモを2回実施してもらい、令和3年5月の理事会から本稼働を開始しました。
moreNOTEの使い勝手はいかがでしょうか
カレンダー機能は会議参加者に分かりやすいと思います。iPadでmoreNOTEのアプリを起動して、パスワードを入力する。カレンダーに表示されている「理事会」の予定をタップするだけで会議に参加できるので、便利に使ってもらっています。UIとしても単純明快。とてもシンプルなので使い勝手は良いです。
JA尾鈴ではクラウド版を導入しているのですが、金融機関でも使っているほどセキュリティは万全なので安心できます。
会議資料で使っていた紙を約15万枚削減
moreNOTE導入の効果について教えてください
会議資料で使用していた紙を、導入してから今までに約15万枚削減できました。これはmoreNOTEの機能のGreenActionで算出した数字です。同様にGreenActionで算出すると印刷コストは約150万円の削減となります。
それに会議資料の準備作業や資料配布に係る人件費でも大幅な削減となりました。時間としては月に50時間は削減できたと思います。
また、会議資料をデータ化したことによる保管コストも削減できました。これまでは同じ資料を参加者ごとに保管していましたが、その分のコストを削減することができました。
moreNOTEの今後の展開や期待はいかがでしょうか
現在はタブレットの導入台数が少ないので、役員会議や定例会議での利用になっていますが、他の会議でも活用し、さらには導入台数を増やして全部署に配置し、さまざまな用途で活用して行きたいと考えています。
まだmoreNOTEの機能を一部しか活用できていません。今後は十分に活用して、例えば、moreNOTEを使ってリモート会議などができるようになればと考えています。
（写真中央）
企画管理部 総務課 係長
赤木 俊和 氏
| 会社名： | 尾鈴農業協同組合 |
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| 所在地： | 〒889-1301 宮崎県児湯郡川南町大字川南13658-1 |
| 導入時期： | 2021年6月 |
| URL： | http://osuzu.ja-miyazaki.jp/ |
| ※当事例は2022年7月時点の情報です。 | |
