導入効果	クラウドの運用にすることで会議室に集まることなく会議への参加が可能になった。 働き方改革による分散勤務やテレワーク、サテライト勤務が実現。 移動時間も削減できた。 BCP（業務継続計画）の観点では、パンデミックや災害時の業務中断の危険性が 低下した。

活用していたmoreNOTEをオンプレミスからクラウドへ

moreNOTEをオンプレミスからクラウドに変更した背景には、
どのような課題があったのですか

大分県臼杵市役所で私はDXの推進を担当し、庁内ネットワークなどのインフラ整備を担っています。moreNOTEは2020年に導入していたのですが、オンプレミスで活用していました。例えば、三役と管理職が集まる課長会という会議が月に1回あります。この会議では臼杵庁舎の他、野津庁舎、消防庁舎、災害支援センターから50名ほどが会議室に集まり、情報を共有します。
その際、オンプレミスでmoreNOTEを使用することに問題はなかったのですが、新型コロナウイルス感染症の流行によって参加員が会議室に集まることが難しくなりました。オンプレミスでの運用のため、庁内の環境が整った場所でしかmoreNOTEを利用できません。
しかし、クラウドのmoreNOTEにすれば、会議室に集まることなく、庁舎のどこからでも、それこそ自宅からでも会議に参加できるようになります。
丁度、サーバーのリース契約の更新のタイミングだったことと、ITを活用したDXの推進を打ち出した「臼杵市DX推進計画」を策定したこともあり、今後、DXを推進していくには、オンプレミスのままでは実用性がなく、クラウド化が必要と考え、クラウドのmoreNOTEに変更することにしました。

moreNOTEを選定した理由を教えてください

オンプレミスでmoreNOTEを3年間運用しましたが、職員からのクレームもなく、便利だという意見が多くあり、別のサービスを検討する必要がなかったからです。私もmoreNOTEに不満はありませんでした。
しかしながら、行政の特質上調達をかける必要があり、プロポーザルを実施したところ、結果的にまたmoreNOTEが選定されました。

DXを推進させるためにクラウドが必要

moreNOTEのご利用用途を教えてください

70台のタブレットを導入しました。以前のオンプレミスの環境では1つの会議でしか利用できなかったのですが、クラウドにしたことで複数の会議で利用できるようになりました。
会議では、主催者に必要な台数のタブレットを貸し出し、その主催者にタブレットを管理してもらう運用になっています。

moreNOTEの使い勝手はいかがでしょうか

moreNOTEは、画面を拡大縮小できるところが便利ですね。それに、説明する人と聞く人の両方に同じ画面が表示されるので、今、どこの説明をしているのかが分かりやすく、混乱することもありません。
moreNOTEを導入した当初からクラウド化は検討していましたが、オンプレミスの柔軟性やカスタマイズ性が高く、セキュリティ面で安心・安全というメリットを優先しました。オンプレミスからクラウドに変更したことでセキュリティの心配もありましたが、moreNOTEのクラウドはセキュリティ機能が万全ですし、国もクラウドを推奨していることから、臼杵市もしっかりとセキュリティ対策に取り組んでいます。クラウドに対して抵抗感を持っていてはDXを進めることはできません。セキュリティに重きを置きつつDXを推進させていく考えです。

moreNOTEを活用することでプレゼンテーションの質が向上

moreNOTE導入後の効果について教えてください

moreNOTEの活用はDXの推進につながります。とはいえ、費用対効果は出していかなければなりません。
最も大量の紙を使用する会議が財政予算の査定で、1会議で100～200枚の紙を使用していましたが、moreNOTEを活用することでペーパーレス化しました。昨年度は、59の会議でmoreNOTEを活用し、紙を3万枚も削減することができました。ちなみに、この削減枚数もmoreNOTEだと直ぐに算出できるのが良いところだと思います。
今後、更にペーパーレス化を推進したいと考えています。課内協議や総務課内の協議ではまだ紙を使用しています。これらもペーパーレス化することが可能です。他にも、電子決裁を進めることでペーパーレス化は可能です。実は、「ペーパーレス化を推進します」というだけで意識が向上し、紙の使用を削減できます。それ以上に削減するためには「こういうことでペーパーレス化ができる」というユースケースを提示することが必要です。
とはいえ、紙の良さもありますので使い分けが大切だと考えています。

moreNOTEの今後の展開や期待はいかがでしょうか

moreNOTEを活用することで、プレゼンテーション能力も向上するのではないかと考えています。というのは、moreNOTEではプレゼン中に資料にメモを書き込んだり、矢印を表示してポイントを強調するなど、紙の資料ではできない表現が可能だからです。プレゼンテーション能力を向上させると議会対応や市民対応が向上します。議会答弁には持ち時間があり、市民には行政用語は分かりくいものです。議会や市民に対して端的に、そして分かりやすく説明することが求められると考えています。
今はまだタブレットが、職員全員に行き渡っているわけではありません。本来は1人1台が望ましいと思っています。そうすることで外に持ち出して市民対応にも活用できます。しかし、インターネット回線の利用料の問題もあるので、当面は、タブレットを貸し出す今の運用方法が現実的かもしれません。
最近ではリモートの会議をやめて元の集合形式の会議に戻すところが多いと聞きます。当然、集合しての会議の方が効率的なこともありますが、働き方改革として分散勤務やテレワーク、サテライト勤務も必要だと思いますし、移動時間の削減も大切です。それにいつまたパンデミックが起こるか分かりませんし、南海トラフ地震が発生すると、臼杵市では津波で庁舎が機能しなくなる可能性もあります。BCP（業務継続計画）の観点からパンデミックや災害が発生したとしても、業務を中断させないことが最重要課題だと意識しなければなりません。
臼杵市に限らず日本の人口は減少傾向にあり、職員の数も減り、財政もひっ迫していくことが想定されています。そのため、いかにデジタル技術を活用するかが問われています。臼杵市ではデータ連携基盤の導入に合わせて公共交通と観光にも力を入れていく予定です。今後もデジタル技術を上手く活用しながらDXを推進していきます。さまざまな場面でmoreNOTEが活躍してくれることを期待しています。

【臼杵市ってどんなとこ？】

大分県臼杵市は、東に豊後水道に面した臼杵湾に臨み、南西部に鎮南山・姫岳などの山陵を有する自然豊かな地域です。市内には江戸時代からの町割りが残っており、城下町として発展を遂げ、産地直送や工場見学、陶器体験などの産業観光が盛んな街でもあります。2021年11月にはユネスコ創造都市ネットワークの食文化部門に加盟認定され、400年以上前から続く味噌・醤油・酒づくり、自然環境に負荷をかけない有機農業など、豊かな食文化を持つまちでもあります。

総務課
吉良　陽平 氏

自治体名：	大分県臼杵市
所在地：	〒875-8501　大分県臼杵市大字臼杵72番1
導入時期：	2022年9月
URL：	https://www.city.usuki.oita.jp//
※当事例は2023年5月時点の情報です。