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ペーパーレス会議・働き方改革なら 富士ソフトのペーパーレスシステム moreNOTE (モアノート)

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moreNOTE ロゴ 経営会議で導入
ペーパーレスの推進だけでなく
資料作成方法や進行も変わり生産性が向上

石川建設株式会社は、群馬県にある昭和15年創業の総合建設業。ペーパーレス化と生産性向上のため、どのようにmoreNOTEの導入にいたり、どう活用しているのだろうか。

導入効果
  • ペーパーレスの推進を図ることができた
  • iPad でも見やすい資料を作ることで作成時間が減少した
  • 会議のスピードが向上した
  • 遠隔地でも会議に参加できるようになった
  • 準備時間の削減により、本来の業務に集中できるようになった

インタビュー

90 枚近くにもなる資料を 30 部も用意する必要があった

ペーパーレス化の背景には、どのような課題があったのでしょうか

 弊社では月に1度、経営会議を行っています。その会議には30人近くが出席するのですが、ひとりあたり90枚近くにもなる資料を用意する必要がありました。資料は庶務の担当が開催前日の夕方に印刷します。A4サイズに統一しているので、A3サイズの資料は3つ折にして、それらを束ねてホッチキスで止めて、製本しなければなりません。ただし、その後、内容に修正が生じる場合もあります。そのときは、当日の朝に差し替えを行います。そのため2,700 枚近くの膨大な紙の枚数と、かなりの手間が発生していました。
 そんな中、常務が「ペーパーレス会議を行うためにいいツールはないか」と話したことから、プロジェクトメンバーで検討を重ね、moreNOTEを導入することにしました。

moreNOTEを導入した決め手は何でしたか

 他社製品と比較検討しましたが、ある製品は専用サーバーを立てなければならず、かつ、特定の端末しか使えないという制限がありました。さらに、初期費用が高額で、費用対効果が見えないこともあって、採用には至りませんでした。その点、moreNOTEはクラウドで利用できるということが良かったです。また、iPadが使用できて、レスポンスもよく、操作方法も直感的でわかりやすい。支店とテレビ会議を行う際には、資料は本社で用意しmoreNOTEで共有することができる。そのため参加する場所を選ばない、ということも高評価となりました。

操作は簡単でとても使いやすい

導入までの運用スケジュールを教えてください

 まず、無料トライアル期間を利用して自分達で検討しました。それからプロジェクトメンバーでも使用して検討を重ねました。その後、常務に確認してもらったところ、「これは面白い。これで行こう。」とGOサインが出たので、2018年3月後半から経営会議のメンバーにiPadを渡し、操作方法などの教育をしたのち、6月の経営会議から本格運用を開始しました。

運用での問題点はありませんでしたか

 iPadの操作に慣れていない人もいましたが、普段はスマートフォンを使っているので、「ただ画面が大きくなっただけ」とイメージして対応してもらいました。なかにはデジタルアレルギーの人もいましたが、「moreNOTEはアプリを開いてログインすれば、後は勝手に画面が切り替わります。表示が小さければ拡大もできます。」と操作方法をレクチャーして使ってもらっています。moreNOTEよりむしろiPadの使い方を覚えてもらうのに苦労しました(笑)。

moreNOTEの操作面でも苦労はなかったですか

 今は経営会議のみで利用しているので、まだ機能の一部しか使っていません。経営会議ではディスカッションすることが重要で、資料は見ることさえできれば役目は果たします。その意味では操作は簡単なのでとても使いやすいです。

“見える化”できる「GreenAction(グリーンアクション)」が便利

moreNOTE を導入してどのような効果を感じていますか

 ペーパーレスの推進だけでなく、資料の作り方や会議の進行も変わりました。資料の文字が小さすぎるとiPadの画面では見えにくくなります。iPadのサイズでも見やすくするためには、資料自体の要点を絞って簡潔にまとめて作成する必要があります。そのことから、資料の枚数が少なくなり、さらに作成に掛かる時間も減少できました。
 また、会議で発表する人は都度、パソコンのあるところへ移動していましたが、手元のiPadに表示された資料が発表者ごとに自動で切り替わるので、移動の必要がなくなり、会議のスピードが向上しました。さらに、遠隔地にいる場合でもiPadで資料を見ながらテレビ会議に参加できるので、本社にいるのと変わらない状態になりました。
 なにより、役員より庶務に感謝されています。会議資料の準備に掛かっていた手間を削減できたことで、本来の業務に集中してもらえるようになりました。moreNOTEで業務を改善したことで、生産性が向上したとも言えます。

コストの削減面ではいかがでしょうか

 我々にとって、機器やツールを導入することによって、どれくらいの費用対効果となったかを測ることはとても重要です。そこで、moreNOTEの効果が“見える化”できる「GreenAction(グリーンアクション)」はとても役立っています。
 2018年6月から10月の5か月の導入期間で算出したところ、削減できた紙の枚数は16,488枚、資料を印刷するコストは164,880円、資料を準備する時間は660 時間という結果となりました。
 我々はコストを削減した費用でiPadを新たに導入し、moreNOTEのさまざまな機能を活用してさらなるペーパーレス推進を行いたいと考えているので、GreenAction は説得材料にとても役立ちます。

今後の展開や要望を教えてください

 経営会議以外にも重要な、週1回の役員会議があります。その役員会議でも活用できたらと思っています。また、moreNOTEには多彩な機能があるので、それらを活用して会議資料の改革を図り、会議の質を向上できればと考えています。
 要望としては、我々は別のクラウドストレージも活用しているので、それと連携できれば、さらに業務を効率化できるのではないかと思っています。ぜひ、お願いしたいものです。

プロフィール

石川建設株式会社
常務執行役員
工事本部 副本部長 兼 働き方改革推進室長
首都圏工事部 部門長
大竹 豊 氏

石川建設株式会社
管理本部 課長
総務部 兼 ICT プロジェクトチーム
今福 崇雄 氏

会社名: 石川建設株式会社
所在地: 〒373-0853 群馬県太田市浜町10番33号
代表: 代表取締役 石川 雅之 氏
従業員数: 220名
資本金: 3億7,188万円
導入時期: 2018年6月
URL: http://www.ishikawa-inc.co.jp/
※当事例は2018年10月時点の情報です。

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