【セミナーレポート：前半】
審査委員も納得！これで分かる！
moreNOTE介護認定審査会デジタルパック紹介セミナー
審査委員も納得！これで分かる！
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【実施日】
2024年3月13日（水）
【プログラム】
１．成功事例紹介① 茨城県ひたちなか市
２．成功事例紹介② 山梨県南アルプス市
係長 坂本 純子氏（左）
主任 薄井 美祈氏（右）
まずは、審査会ペーパーレス化前の課題を教えてください
坂本氏：導入前の資料作成においては、作業量が多いことに伴い、多くの時間がかかってしまうことが課題でした。資料においては3種類の資料をデータ化してパソコンに取り込み、ひとつの資料としてまとめます。
そのあと印刷を行い、封筒に入れて郵送、配達をしています。郵送料を軽減するために、認定調査員に直接届けてもらうという方法を選択していました。
しかし、毎回、資料作成後に誰がどこへ調査に行くかというのを調べていたため、資料の作成から配送の準備まで75分もかかっている状況でした。
また、審査会終了後は全ての資料を回収し、市で廃棄しています。年に一度しか専用業者に持ち込めないため、廃棄用資料の置き場所はかなりのスペースを必要とします。場所の確保の困難さに加え、廃棄する際も軽自動車で3往復しなければならず、大きな負担になっていました。
審査会ペーパーレス化までの経緯を教えてください
坂本氏：令和4年4月に、介護認定業務の全般を見直しました。その業務の中で、「電子化することにより効率化が図れる業務」として、審査会のペーパーレス化の検討が開始されました。
上長にも相談し、令和5年度の市の重点施策のひとつとしてペーパーレス化を位置付け、そのあと予算計上へと進みました。委員さんへの説明のタイミングとしては、資料のペーパーレス化に先駆けて、まずはリモートで審査会に参加できる体制を整えるためにアンケートを実施しました。
その質問項目の中でペーパーレス化についても取り上げ、委員さんに対して「不安や心配事はあるか」について、具体的に記載してもらいました。
今年度（令和5年）4月に、審査会委員の皆様に「審査資料のペーパーレス化」について説明をし、6月にタブレットの操作説明会及びタブレットの配布を行いました。その後、7月は紙の資料と電子データの併用期間とし、8月に資料の完全ペーパーレス化を実現しました。
moreNOTEを選んだ決め手を教えてください
薄井氏：令和4年3月に、「事前判定機能」が追加されるという情報を入手したのが、大きな決め手のひとつになりました。
moreNOTE導入にあたり、苦労した点を教えてください
坂本氏：ペーパーレス化の大きな課題のひとつが、「どのように予算を獲得するか」という点です。市の重点施策として紙資料のペーパーレス化を位置付けたものの、審査会委員全員分のタブレット端末を用意するためには、多くの資金が必要になります。その課題をどのように進めていくかについて、かなりの苦労がありました。
moreNOTEの使い勝手を教えてください
薄井氏：moreNOTEは、ページをめくる、文字を書くなどの動作が直感的に操作できるため、ご年配の委員さんでも問題なくすぐに使いこなせると思います。
また、導入後も委員さんからさまざまな要望が出てきましたが、今回の新機能リリースで全て対応されており、今後もますます使いやすくなると思います。
moreNOTEの導入効果を教えてください
薄井氏：moreNOTEのおかげで、作業時間の短縮と手間が大きく減ったことを強く実感しています。紙の資料で大きな手間になっていた、配達の手間や廃棄作業に要していた時間も全て無くすことができました。
また、参加する委員さんが急遽変更になった際にも、データをmoreNOTEにアップするだけで済むため、すぐに対応することができるようになりました。事前判定機能のおかげで、一人ひとりの意見をこぼすことなく拾うことができるようになったのも大きな効果だと思っています。
今後の課題や展望を教えてください
坂本氏：要介護認定の業務の中には、認定調査や給付適正化のための資料確認など、電子化によってさらに効率化が可能な分野があると考えています。
今後も認定申請数は増加していく一方で、職員の増加は見込みが立たない状況です。そのため、より一層業務を効率化していくことは必須の課題だと感じています。
介護保険の分野は高齢者の方を対象としているため、電子化で効率化できるところは積極的に行い、直接の面談、相談など「人対人」でしか対応できないところにしっかりと取り組めるようにしていきたいと考えています。
これから導入を検討する自治体へ、アドバイスがあれば教えてください
坂本氏：予算など、内部の課題であれば、担当委員だけではなく財政担当や人事部門など、さまざまな部門と連携することが大きな助けになります。当市においても、予算が大きな課題となっていましたが、コロナの臨時交付金の活用など財政課の協力があって実現したのも事実です。
普段から業務改善について、内部だけで完結するのではなく、周囲に相談したり、PRしていたことが、今回の成功につながったと感じています。そのため、内部の連携というのもペーパーレス化成功のためには非常に重要だと思います。
また、紙資料と電子資料を併用することを考えている自治体さんも多くいらっしゃるかと思いますが、併用する場合は1ヶ月や2ヶ月と期限を設けて実施してください。導入前にさまざまな自治体の方にお話を伺いましたが、どの自治体の方も一様に「実施することによる慣れが重要」とのことでした。
当市も実施してみたところ、本当にその言葉通りで、デジタルに不慣れな委員さんも2回、3回と使ううちに操作に慣れていきました。
今では紙資料を配布している委員さんはいなくなり、全員タブレットで資料を確認いただいています。紙資料の併用は業務効率化の面でみた時にかえって業務が増えるおそれがあり、本末転倒になってしまうのではないかと懸念されます。
申請数の増加はどの自治体においても大きな課題だと思いますので、その必要性をしっかりと委員さんにも理解してもらうことが、ペーパーレス化を進めていく上では大切だと考えています。
セミナーレポート後半：成功事例紹介② 山梨県南アルプス市 を読む
