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moreNOTE ロゴ 【セミナーレポート】
はじめよう!介護認定審査会デジタル化セミナー

対象表

 厚生労働省によると要介護認定を受けている高齢者は、平成12年度以降増加の一途を辿っています。こうした中で、介護認定の審査に係る事務手続き、関係機関との調整、申請内容の確認等にかかる自治体職員の皆様の負担は大きく、2025年問題を目前に不安を抱いている方は多いのではないでしょうか。これまでに、要介護更新認定有効期間の延長や、介護認定審査会における審査の簡素化も図られたものの大きな改善には繋がっておらず、要介護認定に係る業務効率化は喫緊の課題です。
 本セミナーでは、日本福祉介護情報学会代表理事生田氏、内閣官房参事官補佐小野氏にご登壇いただき、それぞれの視点から介護認定審査会の課題と解決法を語っていただきました。

セミナー詳細ページはこちら

概要   

【タイトル】
 ~自治体様の疑問にすべてお答えします~
 はじめよう!介護認定審査会デジタル化セミナー
【実施日】
 2023年10月19日(木)
【申込者数】
 222人
【プログラム】
 第1部:要介護認定業務の課題と展望 〜ICT化のための選択と対応〜
 第2部:デジタル田園都市国家構想交付金(デジタル実装タイプ)の制度概要及び採択事例について
 第3部:「moreNOTE」の概要 および活用事例紹介


要介護認定業務の課題と展望 〜ICT化のための選択と対応〜   

第1部では、福祉・介護分野の情報化・ICT化について、社会福祉の観点から研究を続けている生田氏が登壇しました。要介護認定業務における厳しい現状とそこから見えてきた課題、解決方法について語っていただきました。



<講師>
生田 正幸 氏
日本福祉介護情報学会 代表理事
関西学院大学大学院人間福祉研究科 非常勤講師(前 教授)

プロフィール
龍谷大学教授、立命館大学教授を経て、関西学院大学人間福祉学部および大学院人間福祉研究科教授。定年退職後、同研究科非常勤講師。厚生労働省「介護保険システム等標準化検討会」等座長、2022年度「要介護認定事務の効率化に向けたICTの活用に関する調査研究事業」委員長。

私は福祉介護分野の情報化、ICT化について研究を続けてきました。今までの研究結果も踏まえて、まずは要介護認定業務の現状からお話しいたします。

2010年〜2021年の要介護(要支援)認定者の地域別増加率を見てみると、関東圏に増加率が高い赤い部分やオレンジの部分が広がっています。

大都市地域、あるいは周辺地域を中心に、この11年で認定者数が急増しています。加えて、コロナの影響で2020年以降減少傾向にあった申請件数が増加傾向に転じています。

介護保険法において申請から認定までは30日以内で行う必要があると定められていますが、2021年の上半期で全国平均36.2日と、規定期間を超える状況が続いています。
このような要介護認定に要する日数の長期化に関しては、今までほとんど研究もされてこず、メディア報道もあまりありません。メディア報道に関しては、今年の8月、講談社「マネー現代」(オンライン)のニュース内で2本だけが取り上げられたのみです。今後、このような要介護認定期間の長期化が慢性的になると、もっと注目されていくと考えています。

要介護認定業務は、認定ニーズが増大しているにも関わらず、事務負担の重さが課題となっています。それに加えて、認定に要する期間の長期化がずっと続いている状態です。

また、今後を考えて、「年齢階級別要介護(要支援)認定率」を見てみると、年齢が高くなるにつれ、認定率は上がります。支援度(要介護度)に関わらず、85歳以上は6割に近い人が認定者となっています。

国立社会保障・人口問題研究所が発表した「将来推計人口(令和5年推計)」によると、後期高齢者層は今後、増加傾向にあるとのことです。総人口が減っていくのに対して、2020年を100%とした時に、65歳以上人口の伸び率は2040年時点で109%と微増となっています。

75歳以上も、119.7%とゆるやかな増加です。さらに、85歳以上は164%と、1.6倍〜1.7倍に増えると考えられています。2023年現在も、110%を超えている地域もあり、今後急増する可能性があります。

では、後期高齢者層はどの地域で増えていくのでしょうか。特に、関東(東京・埼玉・千葉・神奈川)や中部(静岡・愛知)、関西(大阪・兵庫)、九州(福岡)、北海道で増えていくと予想されています。主に大都市圏と地方中心地域において、要介護リスクの高い75歳〜85歳の増加が今後40年に向けて顕著に見られるということになります。ベッドタウン化して人口が急増した地域が、やがて高齢化していくということです。

要介護認定業務の課題への対応

今後どのような対応が行われていくのでしょうか。厚生労働省の「介護保険制度の見直しに関する意見」によると、要介護認定までの期間を短縮するためには、審査の簡素化・効率化の取り組みを一層推進し、ICTやAIの活用に向けた検討を進めていくことが必要とされています。

厚生労働省が2021年5月に発表した「介護認定審査会の簡素化に関する取組事例の周知について」に、事例集が掲載されました。それによると、簡素化が実施された事例は約12万件でした。簡素化対象となる申請は27万件ですので、ほぼ半数の申請に関しては簡素化が進んでいる現状です。

しかし、介護認定審査の全申請件数が約185万件ですので、その中で簡素化対象になる件数がそもそも少なく、対応には限りがあるといえます。
ICTの活用事例としては、以下の5つが挙げられます。

①タブレット端末を活用した訪問調査の実施・認定調査票の作成については 、認定までの所要時間を短縮するメリットがありますが、現場の方のICTスキルが高くない場合、デジタル導入当初の負担感が増すことが懸念されます。
②音声データを活用した認定調査の記録については、ICレコーダーなどによって会話を録音し、認定調査の間違いやメモの記載漏れを防止できます。ただし、これには事前に申請者ご本人や、そのご家族に録音の許可を口頭ではなく書面でいただく必要があります。
調査後のメモに関しても、個人情報流出の恐れから社内などで個人情報保護の対策を行いながらメモを取ります。録音の管理についても同様の注意が必要です。

③主治医意見書のデジタル・データ化については、業務の効率化のため主治医意見書をデータ化することが求められていますが、フォーマットが統一されていないため、データ化には多くの時間を要します。さらに、データ化に対する医師の心理的なハードル、ICTやインターネットに対するリテラシー、セキュアな通信環境が十分整備されていないなどの課題があります。

④AIの活用による認定調査票の確認については、現状、人手で行っているデータの突き合せ確認にICTを活用したいのですが、システムの連携のためのデータの形式変換がスムーズに行えないため、データ形式を標準化する必要があります。こちらにICTを活用したい。現状では、データの変換がスムーズに行えないため、データ様式を標準化する必要があります。

⑤審査会資料のペーパーレス化、審査会のオンライン化についても、これまでは資料の送付に多大なコストと時間がかけられており、受け取る側の審査委員にも負担がかかっていました。オンライン化・ペーパーレス化することで、移動時間の削減にもつながり、職員のワークライフバランスが保たれます。ただし、これにはインターネット環境の整備と、統一したルール作りが必須です。

以上、5つのICTの活用事例を考えると、①は有望ですが、②、③、④は検討すべき点が残っています。⑤については国が推進するところではありますが、それなりにハードルがあります。

つまり、ICTの活用を目指し、データをデジタルで扱うためには、相当数の課題があるということです。
ここでは、介護認定審査会のオンライン化と資料のペーパーレス化、タブレット端末の活用に注目したいと思います。

認定審査会ICT化への取り組み

2021年の調査時点では、オンライン審査会を導入している保険者は17%に留まっています。審査委員会の対応、運営方法や手順の明確化、機器や設備の選定・手配など、導入にもさまざまな課題があり、どのように解決するのかを考える必要があるためです。

オンライン審査会の導入までのステップでは、課題に対して庁内で方針などを調整しようとしても、なかなか理解が得られないという声を聞きます。しかし、各自治体では要介護(要支援)認定が増加傾向にあるという状況ですので、早急な対応が必要です。

また、オンライン審査会の導入によって認定審査会関連のコスト削減が可能であるということや、住民サービスの向上、職員のワークライフバランスの改善が期待できるなど、情報を整理して調整にあたることが必要なのです。

このように、実施に対してさまざまなハードルはありますが、まずは特定の審査会から部分的にオンライン化に取り組むという方法もあります。会議をオンライン化するためには、状況に応じてどの部分から始めるのかを考える必要があります。

今後、医療情報と介護情報の統合が進められようとしています。「社会保障分野における経済・財政一体改革の強化・推進」の一環として、「全国医療情報プラットフォームの創設」が推進されています。

これは、データ基盤の1つとして位置付けられており、クラウド間連携によって自治体や介護事業者、または利用者も含めて必要な情報の共有・交換ができるようなプラットフォームを目指しています。介護認定情報も含まれていて、福祉・介護分野におけるICT化の鍵になる情報となるため、今後ますます重要性が増していくと考えられます。

2024年〜2025年の間に、システムの変更が行われます。制度として変わっていく可能性が見えてきたのです。介護サービス全般のICT化が進められている中で、要介護認定の業務についても簡素化・効率化の観点からICTの活用がさらに推進される方針にあります。

特に、効果が期待される認定審査会のオンライン・ペーパーレス化が脚光を浴びています。増大する介護・認定ニーズに対応していくのはもちろんのこと、次世代型の介護サービスは地域社会で育てていくことを目指して、介護DXの観点からも要介護認定業務におけるICTの活用に取り組んでいくことが期待されています。


デジタル田園都市国家構想交付金(デジタル実装タイプ)の制度概要
 及び採択事例について

第2部では、デジタル田園都市国家構造交付金の制度概要から申請における重要なポイントや採択事例などを交えて説明いただきました。交付金を使用した要介護認定業務のICT化の推進、具体的な取り組みの様子から課題解決に向けたヒントを得られました。



<講師>
小野 康佑 氏
内閣官房デジタル田園都市国家構想実現会議事務局
参事官補佐

プロフィール
新卒で東日本電信電話株式会社(NTT東日本)に入社。
同社の新規事業開発室や戦略子会社(株式会社NTTe-Sports)の立ち上げに関わったのち、2021年神奈川県横須賀市への在籍出向を経て、2022年7月より現職(出向)。
デジタル田園都市国家構想交付金(デジタル実装タイプ)

交付金には3つのタイプがあります。「デジタル実装タイプ」「地方創生拠点整備タイプ」「地方創生推進タイプ」です。「デジタル実装タイプ」は、単年度に限り、デジタルを活用した地域課題解決のための交付金です。

「地方創生拠点整備タイプ」「地方創生推進タイプ」は必ずしもデジタルである必要はなく、中〜長期向けで複数年度、実証実験が必要なものが適用対象です。本制度の共通要件として必要なことは、以下の2点が挙げられます。

1. デジタルを活用した地域課題の解決に取り組むこと
2. 事業を実効的・継続的に推進するための体制を確立すること

条件はこの2点だけですので、かなりハードルが低い交付金です。デジタル実装タイプには、TYPE1「優良モデル導入支援型」、TYPE2「データ連携基盤活用型」、TYPE3「マイナンバーカード高度利用型」の3つがあります。まずはTYPE1の「既存の優良モデル・サービスを横展開する取り組み」に慣れていただき、事業者と連携してデジタル化を進めていくのがよいでしょう。

採択事例の紹介

2022年度における交付が決定した団体は合計992団体でした。事業件数は1,845件にのぼり、これは日本の自治体のおよそ半分が交付金を受領したことになります。また、分野・取組別の結果の通り、行政・住民・教育・防災・医療などの各分野において幅広く活用できる交付金です。

特に多かった事業としては、公式LINEの整備や窓口のキャッシュレス化などです。事業規模は500万円以下が全体の4分の1、2,000万円以下の事業が全体の半数以上を占めています。数十万といった少額のものもあるため、まずは、地に足のついたところからデジタル化を推進していただくのがよいかと思います。

デジタル化には、地域課題の解決や魅力の向上など、チャレンジすることで得られるメリットが複数あります。費用面の課題は我々がサポートするので、ぜひ一歩を踏み出していただきたいと思います。

実施計画作成のポイントなど

まずは、解決したい地域の課題を特定しましょう。その上で、必要なサービスの選定や実装を検討してください。実施計画作成のポイントとしては、以下の資料①~③までが特に大切な部分です。

まずは、実装するサービスが地域の課題解決に資するものであること。その上で必要なKPIが設定されていること、そして、官民連携の体制が整っていることが大事です。実施計画を作成する際には、これらのポイントを加味した上で作成するとよいと思います。

また、交付金の主旨に合致しないと交付対象外となってしまいます。交付金はあくまでも、「地域課題解決に資するデジタルサービスを実装すること」が主旨です。

たとえば、要介護認定の日数が30日以上かかっており、その課題を解決するためにデジタル化を進めて30日以内を目指す。そうすることで、その地域に住んでいる高齢者の方の市民満足度を上げることができる、といったことが大事です。

事務処理の稼働を減らすのは副次的であるとお考えください。継続的なサービス提供をしない、具体的ではない理由などでは交付の対象外となってしまいます。

介護認定審査会関連の事例など

2022年度は、介護認定関連で交付金を給付した事例がおよそ15件でした。地域にとってかなり課題感が出てきていることが浮き彫りになりました。以下に、具体的な事例を紹介します。

①栃木県(日光市)「タブレット端末・ペーパーレス会議システムを利用した介護認定審査会運営事業」

● 事業費:16,887千円
● 概要:介護認定審査会を毎月12〜14回(年間170回程度)行なっている。システムを導入して、タブレット端末を利用し、印刷や製本を不要にすることで、効率化と認定までの期間短縮を図りたい
● ポイント:交付金給付のためには、順番が大切です。まず「ペーパーレス会議システムを導入する」アクションがあり、次に「会議に必要になるためにタブレット端末を導入する」という流れが必要になります。

ただ単にDX化と称して「タブレット端末を導入する」のみでは、調査員だけの閉じた裨益になってしまいます。大切なのは、認定作業にかかる期間を短縮したことで、「市民満足度が上がった」という点です。

②滋賀県(草津市)「よりよい介護サービス提供のための要介護認定事務DX化事業」

● 事業費:35,187千円
● 概要:要介護認定までの期間を短くしたい。紙資料のデータ化をDX化によって短縮、申請から結果通知までの期間を短縮する
● ポイント:実施地域と実施主体が、複数の自治体にまたがっています。システムの初期費用も割り勘にできますし、デジタル化の恩恵も平等に普及できます。複数の自治体が協力してDX化に取り組むことは、国も推奨している方法です。

③山口県(宇部市)「要介護認定業務デジタル化による市民の介護サービス利用開始の早期化」

● 事業費:26,590千円
● 概要:「主治医意見書」と「認定審査会」のデジタル化に取り組み、審査事務の効率化によって認定期間を短縮する
● ポイント:電子配布や、意見をタブレット端末に集約し、データとしてやり取りをするなどの取り組みを行なっています。注目すべきは「デジタル化率」です。

一部の紙データが残ることもありますが、こちらのデジタル化率を上げていくことが今後のKPIに盛り込まれています。また、課題であった認定期間の平均日数を減らし、利用満足度を上げてPDCAを回していくという指標があります。

介護認定における「課題」と「解決策」のバリエーションは多くありません。上記のような事例を参考に、課題を探してみてください。デジタル実装タイプの全事業概要については、地方創生のホームページに記載しています。

今後のスケジュールについて

デジタル実装タイプ、及びデジタル実装計画策定支援事業については、2022年度と同様のスケジュールとなります。

11月までは次年度に向けた庁内調整・事業設計を行い、12月から申請案内が始まります。申請計画書の作成・事前相談は2024年2月まで続きます。申請の締め切り、審査は2月です。


「moreNOTE」の概要 および活用事例紹介

第3部では、介護認定審査会での導入が進んでいる「moreNOTE」と、その活用事例について紹介しました。現場に導入するまでの取り組みや課題の解決方法などは、デジタル化推進の手立てになると思われます。

<講師>
小宮山 卓
富士ソフト株式会社 moreNOTE事業部

「moreNOTE」の概要

moreNOTEは、タブレット端末やPCであらゆる資料を安心・安全・簡単に持ち出し活用できるペーパーレスシステムです。鉄壁のセキュリティで10年以上提供し続けており、民間・自治体あわせて5,000を超える団体様にお使いいただいております。

moreNOTEの活用方法として、「介護認定審査会におけるデジタル化」があります。審査会資料の作成後、印刷〜配布、事前判定を経て審査会が開催されます。この資料配布をペーパーレス化し、審査会をオンラインで開催することによって審査会に関わる職員の負担を大幅に軽減し、住民の皆様に素早く対応できるのです。

介護認定審査会での活用が増えてきており、介護認定審査会に特化した”介護認定審査会デジタルパック”もご用意しております。難しい操作は必要ありません。カレンダー画面から審査会の日程を選択し、資料を開いて、気になる箇所にメモができます。判定結果もプルダウンから入力するなど、簡単に操作できます。デジタル化すれば、事務局・委員双方の手間を大幅に削減でき、紙代や印刷代などの経費も削減できます。置き忘れや紛失のリスクも低減できます。

活用事例紹介

ー 東京都町田市 様

町田市では、紙の印刷量が多くなっていることが課題でした。当日配布も含めると最大39件×委員5人分×月49回×12か月で、1年でおよそ23万枚の紙資料を配布していました。

導入までのプロセスとして、まず合議体長が集まる会議である程度の方向性を話し、その後、審査委員全員が集まる会議であらためて説明しました。

運用が固まった段階で、仕様やマニュアルを作成し、メリットを話して少しずつ理解を得ていきました。町田市全体の流れとして電子化して、紙を削減する動きがあり、その中で認定審査会の紙の印刷量が全体的に多いことが課題として挙げられていたため、理解は得やすかったです。

moreNOTEの使い勝手について、電子資料は持ち運びの点において使いやすい、細かい文字も拡大できるので読みやすいという声がありました。郵送にかかる日数を考えるとその分早く読めるので、好評をいただいています。

また、事務局としては資料の作成・郵送の手配・審査会終了後に紙をシュレッダーしていた作業時間の短縮など、作業の点においてメリットがありました。moreNOTEを導入したことで当日でも資料の共有ができるようになったので、オンラインの合議体でも至急の追加案件にも対応できるようになりました。

これから導入する自治体様には、可能であればタブレット端末と同じタイミングで導入を開始することをおすすめします。安定稼働するまでは紙と電子資料の並行稼働を設けるのがよいでしょう。併用期間を区切り、デジタルに切り替えていくのがスムーズだと思います。

ー 茨城県結城市 様

結城市のデジタル化までの流れは、まず、2017年6月に 常総市のペーパーレス事例を知り、予算通過までに3年かかりました。2020年の予算計上を通過し、2020年7月からシステム契約、運用が開始されています。

3年越しで予算通過できたきっかけとして、当時の行政改革部門に、介護認定の仕事をしていた職員がいたことが大きいです。「審査会の資料をペーパーレス化すると効率的になる」ということを理解しており、後押しをしてくれたのです。

その職員と、行政改革部門が連携して予算要求をしたことで予算通過となりました。会議では紙や郵送のコストなどを算出し、費用対効果を算出。導入のメリットもあわせて予算委員会で説明しました。

また、事前に複数回、介護認定審査会委員へのアンケートを実施しました。製品のデモンストレーションをすることで実際に触っていただき、使い心地などを確かめてもらったのです。

moreNOTEを選定した理由として、操作性が直感的で操作しやすかったことが理由として挙げられます。また、セキュリティが強固で安心なのも決め手の1つでした。

moreNOTEを使うことで、電子であれば都合のよい時にいつでも資料をダウンロードして、読めるようになりました。また、審査会当日はタブレットとタッチペンのみを持っていけばよいため、非常に身軽です。会議終了後の手間だったシュレッダー作業もなくなりました。

紙で資料を配布していた頃はコピー機を占有したり、製本作業が手間でした。また、委員が公用車で各自宅・事務所に手で届けていましたが、夕方の渋滞が多い時間帯で、事故も心配でした。医療機関は夕方の6時には窓口が閉まってしまうため、それまでに資料を作って届けなければならないという心理的なプレッシャーやストレスもありました。

しかし、moreNOTE導入後はそのようなプレッシャーもなくなったのです。郵便代も削減され、セキュリティも強化されました。紙では紛失や放置の可能性もありましたが、それもなくなりました。導入の具体的な効果は以下の通りです。紙のコストだけでなく、配布コストや作業時間も削減されました。

導入からデジタル化が浸透するまでには、多少時間がかかりました。タブレットを配った後は、審査会の都度、事務局にさまざまな質問がいつでもできるような体制を整えました。そのような対応をしたことで、スムーズに受け入れてもらえたと思います。

今後に向けて、私たちは介護認定の調査をDX化したいと考えています。タブレットを持って調査するなど、他の事例を参考にして導入できればと思っています。しかし、これには介護認定のシステムと連携が必要なため、すぐに導入は難しく、今後の課題です。

デジタル化には、まずは「慣れること」が重要です。導入前は消極的な雰囲気でしたが、いざ始まってしまえば不安は払拭されました。ぜひ他の自治体の皆様も、導入を検討していただければと思います。

「moreNOTE」なら成功する理由 

デジタル化は多種多様な効果が出るとわかっていても、導入までにはさまざまな障壁があります。
富士ソフトでは、介護認定審査会のデジタル化に関する課題について、事務局の皆様と一緒に不安を払拭してまいります。

今後も、皆様に受け入れてもらえるようなシステム提供を心がけてまいります。ぜひ、ご相談ください。


本件に関してご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

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