【コラム】
事業部長が語る、
介護認定審査会DXの現在地と未来

現場課題の解決から、審査会運営の「量」と「質」を変える取り組みへ。
高齢化の進展に伴い、介護認定審査会を取り巻く環境は年々厳しさを増しています。
審査件数の増加、審査委員の確保、事務局職員の業務負荷、限られた財源の中での運営――。
自治体の現場では、さまざまな制約の中で、住民サービスを維持・向上させるための努力が日々続けられています。
こうした状況の中で、介護認定審査会の業務改善は、単なるペーパーレス化や業務効率化にとどまらない重要なテーマになりつつあります。
なぜ今、審査会業務の効率化が求められているのか。そして、デジタル化によって審査会の未来はどのように変わっていくのか。
今回は、moreNOTEの事業部長が、介護認定審査会DXへの取り組みの背景や現在の課題認識、そして目指す未来についてお伝えします。

【この記事でわかること】

✅ なぜ今、介護認定審査会DXが必要なのか
✅ moreNOTEが目指す審査会運営の「量」と「質」の改善とは何か
✅ 将来の審査会運営と住民サービスのあり方

現場との出会いが、介護認定審査会DXの原点
自治体が直面しているのは、単なる業務量の問題ではない
今求められているのは、日々の業務から始める改善
目指すのは、審査会の「量」と「質」の改善
自治体とともにつくる、より良い審査会運営へ
住民サービスの向上につながる審査会運営を目指して

1．現場との出会いが、介護認定審査会DXの原点

moreNOTEは2012年の発売以来、「会議のペーパーレス化による会議効率化とスピーディーな意思決定」を提供価値として、自治体・民間企業を問わず、多くのお客様の会議運営の改善を支援してきました。
富士ソフトがこれまで大切にしてきたのは、常に「お客様目線」で考えることです。お客様の業務に向き合い、現場で必要とされる機能や運用を取り込みながら、moreNOTEは成長を続けてきました。現在では、5,500社・団体を超えるお客様にご利用いただいています。
その中で、介護認定審査会の領域に本格的に取り組む大きなきっかけとなったのが、2017年に訪問したある自治体との出会いでした。そこでは、大量の審査資料の印刷、仕分け、審査委員の自宅や職場への事前配布といった業務が、日常的に行われていました。場合によっては、事務局職員が直接資料を持参することもあり、紙資料を扱うための事務負担は非常に大きなものでした。さらに、紙である以上、書類紛失のリスクや管理上の負担も避けられません。
こうした現場を目の当たりにしたとき、私たちは、これは単なる「紙をデジタルに置き換える」話ではなく、審査会運営そのもののあり方を見直すべきテーマだと感じました。
これまで多くの会議運営を支援する中で培ってきたmoreNOTEの提供価値を、介護認定審査会の現場にも活かすことができれば、自治体の業務負荷を軽減し、ひいては社会課題の解決にもつながるのではないかと判断し、資料自動分割や事前判定入力・集計機能など、介護認定審査会に特化した機能の開発を進めました。
そして2023年4月、「介護認定審査会デジタルパック」の提供を開始しました。
現在では、この領域において多くの自治体様にご採用いただき、介護認定審査会での活用が着実に広がっています。

2．自治体が直面しているのは、単なる業務量の問題ではない

現在、自治体業務においては、介護認定審査件数の増加がより一層顕在化しています。
一方で、審査委員のなり手不足や、事務局職員の業務負荷増加といった課題も深刻です。さらに、補助金制度の変更による財源面の制約もあり、自治体は限られた人員・予算の中で、介護保険法が定める「申請日から原則30日以内の通知（30日ルール）」を守る必要があります。
これは、単に「忙しい」という話ではありません。住民サービスの根幹を支える業務を、限られたリソースの中で、正確かつ迅速に運営し続けなければならないという構造的な課題です。
実際に自治体の皆様とお話ししていると、日々の業務に追われる中で、他自治体の業務改善事例の収集や、介護情報基盤など新しい施策への対応準備に十分な時間を確保できないという声も聞かれます。
さらに、慢性的な人手不足も重なり、限られた人員の中で高い業務負荷を抱えながら運営している自治体も少なくありません。
だからこそ、当社が考えるDXは「新しい技術を導入すること」そのものが目的ではなく、まずは日々の業務をシンプルに効率化し、職員の皆様が本来注力すべき業務に向き合うための余力をmoreNOTEで生み出すこと。それが、より良い自治体運営への第一歩だと考えています。

3．今求められているのは、日々の業務から始める改善

現在、総務省やデジタル庁による自治体業務標準化、厚生労働省が進める介護情報基盤など、国としても自治体業務の効率化に向けた取り組みが進められています。こうした流れは、今後の自治体運営にとって非常に重要です。
一方で、人口構造の変化により、現場の負荷は今後さらに高まることが見込まれます。制度や基盤が整備されることを待つだけでは、現場の負担増加に対応しきれない場面も出てくるでしょう。
もちろん、大きな効率化に向けて、国の施策や標準化の流れを活用していくことは重要です。しかし同時に、目の前の業務の中で実現できる小さな改善を積み重ねていくことも欠かせません。
例えば、資料準備や配布・回収・事前判定の入力・集計といった業務を効率化することで、職員の皆様に時間的・心理的な余裕が生まれます。
その余裕が、新しい施策に目を向ける時間や、よりよい住民サービスを考える時間につながっていくのだと思います。
また、同じデジタル化でも、単にツールを導入するだけでは十分な効果は得られません。現場の運用に合わせて柔軟に見直し、使いこなしていく姿勢によって、効果の現れ方には差が生まれると考えています。
私たちは、こうした「現場に根ざしたシンプルな業務改善」こそ、今まさに自治体に求められている取り組みだと考えています。

4．目指すのは、審査会の「量」と「質」の改善

moreNOTEの提供価値は、冒頭でもお伝えした通り、「会議のペーパーレス化による会議効率化とスピーディーな意思決定」です。
介護認定審査会の現場では、増加する審査件数に対し、審査委員のなり手不足や自治体事務局の皆様の負荷増大といった課題が深刻化しています。こうした負担をデジタルで徹底的に軽減していくことが、今の私たちにとって最も重要なテーマだと考えています。
そのために、moreNOTEは審査会運営における「量」と「質」の改善に取り組んでいきます。
ここでいう「量」の改善とは、資料の印刷や仕分け、配布、回収、集計といった周辺業務の作業量を減らすことです。こうした周辺業務の負担を減らすことで、本来注力すべき確認や判断に時間を使える状態を目指します。
一方で、「質」の改善とは、審査判断そのものをデジタルに置き換えることではありません。審査に必要な情報を適切に共有し、見やすく、確認しやすく、運営しやすい状態を整えることで、人が本来向き合うべき判断や議論に集中できる環境を整えることです。
私たちが考える未来の審査会の姿は、会議のための準備や情報共有が事前に整理され、必要な議論や判断に集中できる状態です。
介護認定審査会において、人が介在し判断することには大きな意味があります。
だからこそ私たちが目指しているのは、デジタル化によって準備や集計、情報共有といった作業負荷を極小化し、人が本来向き合うべき議論や判断に集中できる環境を整えることです。
私は以前から「ゼロ会議」という考え方を大切にしてきました。これは会議そのものをなくすことではなく、事前準備や情報共有を徹底し、会議にかかる時間や負担を限りなく小さくしていく考え方です。
そのために、審査の前後に発生するプロセスをできる限り効率化していきます。さらに将来的には、介護情報基盤とシームレスに連携することで、審査会に関連する労働力負担を大幅に削減できる可能性があります。
また、一部の自治体様からは、事務局の資料準備だけでなく、審査委員の皆様にも事前の資料確認や読み込みに相応の負担がかかっているというお話も伺っています。私たちは、事務局だけでなく、審査委員を含めた審査会に関わるすべての関係者の負担軽減を実現していきたいと考えています。
さらに、デジタル化の利点を活かして認定結果をより早く申請者へ届けることができれば、申請者と審査者の双方にとって価値のある状態の実現につながると考えています。
その結果、1回あたりの会議効率向上や開催頻度の最適化につながり、自治体職員や審査委員の負担軽減だけでなく、地域住民へのサービス向上や、国が定める30日ルールの順守にもつながっていくと考えています。
moreNOTEは、介護認定審査会に関わるすべての関係者の負担軽減と、認定結果がより早く申請者へ届く状態、さらには住民サービスの持続的な向上を目指して進化を続けていきます。

5．自治体とともにつくる、より良い審査会運営へ

より良い審査会運営を実現する上で、私たちが何より大切にしたいのは、自治体の皆様の課題や想いを深く理解し、それを製品やサービスに反映していくことです。
メーカーが考える便利さと、実際の現場で求められる便利さは、必ずしも一致するとは限りません。私たちが提供する機能が想定とは異なる形で活用されていることもあれば、便利だと考えて提供した機能の価値が十分に届いていないこともあります。
だからこそ、私たちは機能要望をお聞きするだけでなく、実際の利用シーンや運用状況まで把握することを大切にしています。現場の業務を理解し、その背景にある課題や考え方まで丁寧に捉えながら、製品の改善につなげていく。
この積み重ねこそが、本当に価値のあるサービスづくりにつながると考えています。
また、導入して終わりではなく、より便利に活用いただけるよう伴走していくことも重要です。現場の変化や新たな課題に寄り添いながら、継続的な改善につなげていきたいと思います。
さらに今後は、自治体様同士のコミュニティ醸成やネットワークづくりにも取り組んでいきたいと考えています。個々の自治体の取り組みだけでなく、自治体様同士が知見を共有し学び合うことで、新たな審査会のあり方や新たな業務改善の可能性も見えてくると考えています。

6．住民サービスの向上につながる審査会運営を目指して

高齢化や人手不足の進展により、自治体を取り巻く環境は今後も大きく変化していくことが予想されます。限られた人員や財源の中で住民サービスを維持し続けるためには、業務のあり方そのものを見直していく必要があります。
私たちが目指しているのは、審査会のデジタル化そのものではありません。将来にわたり、自治体の皆様が持続的に住民サービスを提供できる審査会運営を実現することです。
さらには、富士ソフト全体で培ってきた導入事例や業務改善の知見を自治体の皆様へ還元することで、介護認定審査会に限らず、自治体全体の働き方改革にも貢献していきたいと考えています。
その実現に向けて、これからも現場の皆様とともに歩みながら、審査会の「量」と「質」の改善を積み重ね、住民サービスを支える仕組みづくりに挑戦し続けます。
そして、その未来を支えるのが製品開発です。

次回のコラムでは、moreNOTEの開発責任者が登場し、自治体の声をどのように製品へ反映しているのか、品質や使いやすさへのこだわり、そしてより良い審査会運営を支える開発現場の取り組みについてご紹介します。