【西十勝】
三町合同の障害支援区分認定審査会をペーパーレス化。
資料作成の負担を大幅に圧縮し、認定処理のスピードも向上

北海道の芽室町・清水町・新得町の三町で構成される「西十勝障害支援区分認定審査会」では、長年、紙資料の印刷・集約・発送といった作業に多大な負担がかかっていました。2025年、審査会資料のペーパーレス化を目的としてmoreNOTEを導入した結果、作業時間の削減、郵送費の削減、審査スピードの向上など、運営面で多くの成果が得られたという。三町合同という特徴的な体制の中で、どのようにデジタル化を進め、どのような効果が生まれたのか担当者に話を伺った。

導入効果	資料作成時間を年間168時間削減できる見込みとなり、事務局負担の軽減が期待されている。配送料がほぼゼロになり、年間約6万円のコストを削減できた。資料準備が迅速になり、当月審査に間に合わせられる案件が増えて認定スピードが向上した。

インタビュー

紙資料の量と作業工程が限界に。三町合同ならではの業務負荷

moreNOTE導入前の課題を教えてください。

西十勝障害支援区分認定審査会は、芽室町を事務局とし、清水町・新得町が合同で運営する審査会です。毎月1回の開催で、7〜8件、多いときには10件を超える審査が行われ、年間では150件以上に及びます。

従来、審査に使用する資料は三町からデータで届き、事務局が紙に印刷し、マスキング作業、A3への集約、スキャン、袋詰め、発送と、多岐にわたる工程を経て委員へ届けていました。1件あたり約8枚、多い月には数百枚の印刷が必要になり、年間の紙消費量は膨大でした。また、資料はヤマト便で送付しており、封筒1つに収まらない場合は分割して送る必要があるなど、配送料は年間で約6万円を超えていました。

また、審査会に間に合わせるためには前月から準備を開始し、審査会直前には丸2日ほどの作業時間が必要でした。資料準備の遅れによって当月審査に案件を載せられず、翌月へ持ち越さざるを得ないケースも発生しており、紙中心の運用の限界が顕在化していました。

DX推進の流れを背景に、介護・障害両審査会のペーパーレス化を本格検討

moreNOTEを選んだ理由を教えてください。

町内では数年前からDX推進が始まり、審査会業務についてもデジタル化の必要性が検討されてきました。特に介護認定審査会ではペーパーレス化の検討が先行しており、その流れを受けて障害支援区分認定審査会でも導入が議論されました。
介護認定審査会と障害支援区分認定審査会には共通する業務課題も多く、介護分野で期待した効果が障害分野でも見込めると考えました。

候補となる製品を比較する中で、審査会業務に必要な機能が網羅されている点からmoreNOTEが選定されました。採用の決め手となったのは、PDFを自動で分割する機能、画面分割による比較閲覧機能、委員が個別にメモを書き込める機能、クラウド上で同一資料を共有できる安定性など、審査会の現場に適した機能が整っていたことでした。

紙とデジタルを併用しながらの移行。現場の不安も解消

導入から運用開始まではどのように進めましたか？

2025 年6月に契約し、7月からの審査会でmoreNOTEが試験的に使用されました。導入にあたり、最初の4カ月間は紙資料とデジタル資料を並行して使用し、操作に慣れる期間を確保しました。

委員は50〜60代が中心で、タブレット操作に不安を持つ声も予想されましたが、実際には基本的な操作で使用できる仕様であったことから、大きな混乱はなく移行が進みました。併用期間の後半には、多くの委員が紙よりもタブレットの方が使いやすいと感じるようになり、運用はスムーズにデジタルへ移行しました。

審査会当日に持参する資料も、従来は大量の紙資料でしたが、現在はタブレット1台に集約され、事務局・委員双方の負担軽減につながっています。

導入効果：資料作成時間の大幅削減と認定スピード向上を実感

moreNOTE導入による効果を教えてください。

moreNOTE導入によって最も大きく変わったのは「作業時間」と「認定までのスピード」です。

■ 年間168時間の業務時間を削減
　1回の審査会あたり約2日分の作業削減を想定しており、年間換算では168時間の削減効果を見込んでいます。人件費換算では年間約4.3万円の削減効果を想定しています。

■ 配送料コストをほぼゼロに
　年間約6万円かかっていた資料の配送料は、デジタル化によりほぼゼロになりました。

■ 認定までの日数短縮
　資料準備の遅れによって当月の審査に間に合わず、翌月に回ってしまうケースがありましたが、デジタル化により「調査票が届き次第すぐ準備できる」体制となり、審査の当月処理率が向上しました。

■ 委員の利便性も向上
　タブレット1台で資料を携帯できるため、委員の移動時の負担が軽くなりました。また、画面分割やメモ機能により、資料の比較やメモ書きがしやすくなり、紙よりも見やすいと感じる委員が増えています。

障害支援区分認定審査会のデジタル化は今後さらに広がる

今後の展望について教えてください。

障害支援区分認定審査会ではデジタル化の動きが今後加速すると見込んでいます。三町合同という体制においても、大きな改善が実現できたことは、全国の自治体にとって大きなヒントとなり得ます。

審査会資料の準備に負担を感じている自治体は多く、今回の事例が同様の課題を抱える自治体の後押しとなり、審査会業務のデジタル化がさらに進むことを期待しています。

【芽室町とは】

芽室町は、十勝平野のほぼ中央に位置し、面積の約４２％が農地、約４０％が山林という緑豊かな大自然に抱かれたまち、それが「めむろ」です。年間を通して晴天日数が多く、降水量が少ない爽やかな気候で、夏と冬の寒暖差が大きいことが特徴であり、肥沃な大地と気候条件に恵まれ、スイートコーン生産量日本一、ごぼう生産量北海道一など生産作物の作付面積、収穫量はいずれも北海道トップクラスに位置する農業王国でもあります。

【新得町とは】

北海道十勝西部の新得町は、北海道の重心の町で大雪山系の山々と日高山脈に囲まれた自然豊かな町です。四季の移ろいが美しく、登山や散策、ゴルフにウィンタースポーツなどアウトドアが楽しめます。また、清らかな水と澄んだ空気に恵まれ、香り高い新得そばをはじめとした、ジャージー牛や鹿肉ジビエ、チーズなど安全で高品質な食の魅力も充実しています。都会の喧騒とはひと味違った落ち着いた環境で、ゆったりとした時間を過ごせる町です。

【清水町とは】

清水町の歴史は、明治３１年（1898年）に、近代日本経済の父と呼ばれた実業家「渋沢栄一」によって設立された十勝開墾合資会社が熊牛農場を開設したことに始まります。北海道の十勝平野西部に位置し、「国道３８号」と「国道２７４号」の２本の国道が交差しており、さらには、道東自動車道のインターチェンジを有する、まさに道東の玄関口とも呼べる町であり、豊かな大地が育む畑作（小麦、豆類、甜菜など）と酪農が盛んな町です。