ペーパーレス会議・ワークスタイル変革なら moreNOTE (モアノート)

タブレットや PC から簡単に共有・閲覧・編集できるペーパーレスシステム

ペーパーレスシステム moreNOTE

お客様事例 株式会社内田洋行

決め手はセキュリティ対策!会議・プレゼンコンテンツをクラウドに! タブレット活用でワークスタイル変革を実現!

  • 導入効果

    • ・会議直前の差し替えも即座に、簡単に。ペーパーレスでコスト削減
    • ・お客様と会話しながらその場でニーズに合わせた提案が可能に

インタビュー
INTERVIEW

セキュリティ対策が決め手。管理側・ユーザー側の安心感に

‐ 御社では働き方と働く場の革新を全社を挙げて実践されているとのことですが、具体的にどのような取り組みですか

2010年に創業100周年を迎えた株式会社内田洋行は、オフィス関連事業、教育関連事業、情報関連事業を3本柱に「UCHIDA トータルソリューション」を提供しています。
ビジネス環境が大きく変化する中で競争に勝ち残るためには、より生産性が高くいきいきした組織の実現が急務であり、そのために組織横断的なコミュニケーションの活性化、情報や知識の共有、会議の生産性向上、ICTの高度活用といった働き方変革に注目が集まっています。
そこで当社ではワークショップや検討分科会を重ねて、変革目標の共有、変革促進策の検討、ワークインフラ(ICT環境)、ワークスペースの整備を行ってきました。
働き方変革の取り組みは、各事業分野で推進しています。当事業分野では、文書の電子化による知識共有「ペーパーストックレス」と「プレゼンテーション強化」をテーマとして設定し、実現するツールを検討しました。その結果、最終的に選定したのがmoreNOTEだったのです。

‐moreNOTE導入の決め手を教えてください

ペーパーレスを検討する上で一番の課題となるのはセキュリティ対策。他社製品と比較し、moreNOTEのセキュリティ対策が最も盤石だと感じました。
端末に残るのは暗号化されたデータのみなので、管理する側、ユーザー側両方の安心感につながる。クラウド上にあるデータを皆で閲覧するのが一番効率が良いですし、誰が見たか、どのドキュメントが利用されているかの閲覧ログが取れるのも参考になり便利です。

会議のペーパーレス化によりコストの大幅削減に成功

‐ 御社でのmoreNOTEの活用方法について教えてください

moreNOTEの活用シーンは主に二つあります。 一つ目は、会議での資料閲覧。これまでは、発表者が会議の前日まで資料の修正に追われ、当日に冊子を作り配布していました。現在は、後々見直さなければならないものは最低限の紙資料として残しつつ、それ以外のものはmoreNOTEを利用することで、発表者が会議直前まで資料の差し替えを行えるようになりました。これにより社内の紙の70%を削減できたんです。
さらに、かつては会議で使用した膨大な資料を参加者全員が引き出しに貯め込んでいましたが、今ではその必要がなくなり、資料収納庫の面積をなんと82%も削減することに成功しました。
また、タブレットひとつ持ち歩くだけで、いつでも資料を確認できるところがいいですね。役員や管理職、営業は移動が多いので非常に便利です。使ってみて実感しましたが、資料を拡大できるのがとてもいい。小さな文字がびっしり詰まった資料でも、指でピンチすれば拡大・縮小が思いのままですし、発表者は文字を拡大することで簡単に訴求ポイントを強調できます。


新しい営業スタイルを確立お客様ニーズに合わせたプレゼンテーションが可能に

二つ目のmoreNOTE活用シーンは、お客様に対するプレゼンテーションです。以前は当たり前のように予め用意したパワーポイントで行っていたプレゼンテーションでしたが、「当社をどうやってお客様に紹介すればいいか」という原点に立ち、映像や画像といった様々なコンテンツを使って「内田洋行らしさ」を伝えています。例えば、100周年の時に作った当社の紹介動画があります。音楽にもこだわったもので、moreNOTEでご覧いただきながら、お客様に当社の歴史をより感じ取っていただけるようになりました。
また、特筆すべき点として、その場でプレゼン内容の変更が可能になりました。お客様と会話をしながら、moreNOTEサーバーに登録されているドキュメントを引き出して、お客様に合わせたプレゼンテーションを行っています。パワーポイントなどは最初からシナリオがあり一方通行のプレゼンテーションになりがちですが、サーバーにたくさんのドキュメントを登録しておけば、お客様のニーズに合わせて提案ができるのです。さらに、好評だったものを共有し再利用することで、品質の高いプレゼンテーションにつながってきています。

パートナー様を含めた営業の品質向上へ

- moreNOTE管理者の立場から、使用感を教えてください

セキュリティを細かく設定できる点がいいですね。フォルダ毎にアクセス権を設定できるほか、閲覧のみや、編集までできるかなど柔軟な設定ができます。また、他社製品と比較し、moreNOTEはユーザーインターフェイスがWindowsのフォルダ構成と似ているので、初めての人でも直感的に使うことができます。
課題としては、欲しいファイルがどのフォルダに入っているのかユーザーが迷わないよう、フォルダの階層を作るインデックスのつけ方に注意が必要なところです。ドキュメントやフォルダが増えたときの検索機能の充実や、見た目で何の書類かわかるなど、今後のアップデートに期待します。

- 御社ではこれからmoreNOTEをどう活用されていくのでしょうか

会議の更なる効率化はもちろんのこと、営業の品質向上につなげていきます。当社は全国に100近い販売パートナー様がいますが、パートナー様に商品を提供するだけでなく、売り方も提示していきたいと思っています。パートナー様に当社のmoreNOTE内のコンテンツを公開し、 自由に使っていただくことで、営業の品質向上を図っていければと思っています。

Profile

株式会社内田洋行
情報事業本部 企画部 企画課 担当課長
澤田 浩幸 氏

株式会社内田洋行
執行役員
情報事業本部 情報システム事業部 事業部長
土屋 正弘 氏

株式会社内田洋行
情報事業本部 企画部 企画課
横田 哲 氏

会社名:
株式会社内田洋行
所在地:
〒104-8282 東京都中央区新川2丁目4番7号
代表:
代表取締役社長 大久保 昇 氏
従業員数:
3,007名(連結)(2013年7月20日現在)
資本金:
50億円(2012年7月20日現在)
導入時期:
2013年 6月
URL:
http://www.uchida.co.jp/

※当事例は2014年7月時点の情報です。

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