【コラム】
介護認定審査会が抱える「本当の課題」とは
事務局・委員の現場から見える構造的問題とデジタル化が拓く突破口
介護認定審査会は「30日ルール」や主治医意見書の遅延、紙・郵送中心の運用のもとで、事務局・委員双方の負担が増え続けています。本コラムでは、現場で起きている構造的な課題を整理し、現実的に導入可能な対応策として「審査会ペーパーレス化」の効果と導入ポイントを解説します。
| この記事でわかること |
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目次
- はじめに｜制度を支える現場が抱える限界
- 事務局が直面する課題
- 審査会委員が直面する課題
- 数字で見るペーパーレス化の効果
- 突破口としての審査会ペーパーレス化
- moreNOTEがもたらす変化
- まとめ｜持続可能な審査会運営のために
1．はじめに｜制度を支える現場が抱える限界
「申請から30日以内に結果を出さなければならない。でも主治医意見書が返ってこない。催促しながら、家族の問い合わせにも答え、審査会資料も作る……」
これは、ある自治体の介護認定審査会事務局担当者の声です。決して特別なケースではありません。制度の運用を支える現場では、期限や関係機関との調整に追われる状況が日常化しており、限られた体制の中で対応を積み重ねています。
介護認定審査会の負荷を語るとき、まず押さえるべきは「量」です。厚生労働省の介護保険事業状況報告によると、令和7年（2025年）11月末時点の要介護（要支援）認定者数は736.1万人とされており、その後の月次データでも増加傾向が続いています。さらに介護保険法では、申請日より30日以内に、要介護・要支援認定から結果（認定・通知）までを原則行うこと（いわゆる30日ルール）が定められています。
認定審査の現場では、増え続ける申請を30日ルールの期間で紙・郵送・分散管理という従来運用の中でさばき続ける構造にあります。その結果、事務局と審査会委員の負担は、現場の「頑張り」だけでは支えきれない段階に入りつつあります。
本コラムでは、事務局・委員が直面する“本当の業務課題”を定量・定性の両面から整理し、そのうえで現場が現実的に踏み出せる解として、審査会運営のデジタル化（ペーパーレス化）を掘り下げます。
2．事務局が直面する課題
▮ 業務量が増え続ける構造
介護認定業務が厳しいのは、「件数が増える」だけではありません。認定の有効期間があるため、認定者が増えれば増えるほど、翌年以降の更新申請が“予約”として積み上がり、業務量がベースから膨らみ続けます。
加えて、申請受付から意見書依頼・管理、認定調査の調整、資料作成、審査会運営、決定通知まで、1件の完結に関与する工程が多く、業務を“圧縮しにくい”のが実態です。
▮ 主治医意見書と30日ルール
30日ルールの下で最も不確実性が高いのが主治医意見書です。意見書が届かなければ審査会にかけられない一方で、医療機関へ強く迫ることは難しく、申請者・家族からの問い合わせ対応は続きます。
つまり事務局は、期限のプレッシャーを背負いながら、医療機関と申請者側の“板挟み”になりやすい構造にあります。
▮ 紙・FAX・郵送による非効率
審査会資料の印刷・製本・郵送、差し替え時の再印刷・再送――これらは単なる手間ではなく、時間とコストを確実に奪う「見えない固定費」です。
さらに、作業が紙中心であるほど、確認・管理・保管の負担が増し、繁忙期にはミスのリスクも高まります。
▮ 属人化と引き継ぎの難しさ
制度理解と調整が必要な業務にもかかわらず、担当者の異動サイクルがある以上、属人化は起きやすい。マニュアルや手順が整い切らないまま引継ぎが発生すると対応の一貫性が揺らぎ、結果として現場がさらに慎重になり、業務が重くなる――悪循環が生まれます。
3．審査会委員が直面する課題
▮ 担い手不足と負担の増大
委員は医師等の専門職が中心で、本業の合間に資料を読み込み、会議に出席します。負担感が高まるほど担い手確保が難しくなり、結果として一部の委員に負担が集中しやすくなります。
▮ 大量の紙資料と時間不足
資料が紙中心だと、持ち運び・保管・廃棄まで含めた負担が増え、紛失や情報漏洩リスクも高まります。委員の負担は「審議時間」だけでなく、「事前準備」と「資料管理」にも大きくあります。
▮ 審査の質と判断のばらつき
限られた時間で多くの案件を扱うほど、1件あたりの議論が短くなり、丁寧に検討すべきケースでも十分に深掘りしにくくなります。審査会は個別状況に応じた合議によって結論を導く場であるだけに、検討の余白が失われることは審査の精度に直結します。
4．数字で見るペーパーレス化の効果
▮ moreNOTE導入自治体の事例に見る削減効果
審査会のペーパーレス化は、「紙・郵送の経費削減」だけでなく、「事務局の作業時間を確実に取り戻す」効果が大きいことが分かります。以下は、moreNOTEを導入している、ある自治体の実際の運用実績（実数データ）にもとづく削減効果の目安です。（運用条件により変動します）
- 紙・郵送コスト：年間72万円削減（紙12万円＋郵送60万円）
- 作業時間：年間200時間削減（56%削減）（約360時間/年 → 約160時間/年）
（前提例）年間審査会50回／年間6,000〜7,000件／最大37件/回／資料約600枚／参加7名（事務局2名含む）
年間200時間の余白が戻ることで、問い合わせ対応・確認・審査会準備に時間を回しやすくなり、結果として運用の安定化にもつながります。
また、導入自治体へのヒアリング（複数回答）を平均したところ、審査会1回あたりの事務局作業時間が約2.5時間削減されたとの結果が示されています。
▮ 規模別の削減効果（試算）
「年間審査件数」が増えるほど、削減できる紙・郵送コストと作業時間も大きくなります。
以下は、複数のmoreNOTE導入自治体へのヒアリング結果をもとに、年間審査件数規模ごとに推計した削減効果の試算です。（運用条件により変動します）
現場の負担を「個人の頑張り」から「仕組み」で支える運用へ――それが持続可能な審査会への転換点です。
5．突破口としての審査会ペーパーレス化
では、どこから手を付けるべきか。全体最適のシステム刷新は理想ですが、予算・調達・関係機関調整に時間がかかります。現場が疲弊している今、重要なのは「即効性」と「導入現実性」です。
その観点で注目されるのが、審査会運営のペーパーレス化です。審査会は“紙コスト”と“準備工数”が集中する場所であり、ここをデジタル化するだけでも効果が出やすい領域だからです。
6．moreNOTEがもたらす変化
moreNOTEは、審査会資料の配布・共有・当日の進行をデジタルに置き換え、審査会運営をペーパーレス化する仕組みです。ポイントは、単なる“資料PDF化”ではなく、運用そのものを軽くすることにあります。
その結果、事務局・委員それぞれの業務において、次のような具体的な変化が生まれます。
もちろん、主治医意見書の遅延など「審査会の外」にある課題は残ります。それでも、審査会の準備・配布・差し替え・管理という“確実に削れる負担”を減らすことは、現場の余力を取り戻し、ボトルネック対応（督促・説明・確認）に時間を回すための現実的な一歩になります。
7．まとめ｜持続可能な審査会運営のために
要介護認定の件数は、今後も増え続ける可能性が高い領域です。事務局の疲弊、委員の担い手不足、審査の形骸化リスク――これらを“現場の頑張り”だけで支えるのは限界に来ています。
だからこそ、デジタル化は「いつか」ではなく「今」。なかでも審査会運営のペーパーレス化は、全体刷新を待たずに始めやすく、費用・工数・リスクを同時に下げながら、審議の質に向き合う余白を生む取り組みです。
moreNOTEの介護認定審査会デジタルパックは、現場が直面する課題に対して、まず日々の運用負担を軽減するところから支援します。
審査会の運営負担を減らしたい、紙のコストを可視化して改善したい、委員の負担を軽くしたい
そんな課題感があれば、ぜひ一度ご相談ください。
※参考データ（本文で言及した出典）
・厚生労働省「介護保険事業状況報告（月報・暫定版）」：第1号被保険者数・要介護（要支援）認定者数は当月末実績として公表。介護保険事業状況報告 月報（暫定版）｜厚生労働省
・本文中の「2025年11月末：736.1万人」は、厚生労働省「介護保険事業状況報告の概要（令和7年11月暫定版）」の 「要介護（要支援）認定者数（11月末現在）」に基づく。
