ペーパーレス会議・ワークスタイル変革なら moreNOTE (モアノート)

タブレットや PC から簡単に共有・閲覧・編集できるペーパーレスシステム

ペーパーレスシステム moreNOTE

お客様事例 寒川町

10万枚の議会資料削減!
議会が一丸となって完全ペーパーレス化に邁進

  • 導入効果

    • ・資料をアップロードするだけで会議の準備作業は完了
    •  削減された準備時間は他の業務時間に充当
    • ・動画や写真、カラーでの資料閲覧が可能に。しかも会議効率もアップ!
    • ・moreNOTEで瞬時に情報共有。情報伝達がワンステップで完了
  • 公共・自治体様専用ページはこちら

インタビュー
INTERVIEW

議会議員を筆頭にペーパーレス化に向かって邁進

‐ 議会議員として、どのようにペーパーレス化に携わったのですか

実は私たちは、議会の資料をなんとかペーパーレス化できないかと5~6年前から考えていました。というのも定例月の議会のたびに一人あたり配布される資料の厚みが10センチほどにもなっていたからです。
そのような中、ここ数年至るところで業務利用が進むタブレットに注目し、当町議会の議会改革推進委員会内でその導入検討を始め、ペーパーレス会議に向けたタブレット導入が具体化したときに、moreNOTEに出会ったのです。
その後は、精力的な調査研究、試験運用などを重ねた結果、神奈川県内では他市が既にタブレット会議を始めていたことも追い風となり、多くの先輩議員と行政当局の理解を得るに至りました。
なお、町としては前例がなかったため、議会事務局の強力なサポートなくしては話が前に進まなかったと思います。

決め手は、実績ある企業の信頼性・成長性と、業界最強のセキュリティ

‐ moreNOTE導入の決め手を教えてください

もちろん複数のサービスを試して比較しました。試用する中で、他社製品にはないmoreNOTEの特長が見えてきました。
具体的には、端末の認証機能やIDごとのファイル閲覧権限、コンテンツの公開期間設定、データの全暗号化など、セキュリティに優れていたことです。クラウドでもここまでしっかり作りこまれたサービスはなかなかないと思います。
また、当町議会は27歳から89歳までの幅広い年齢層の議員がいますが、誰でも簡単に操作できるサービスであったこともmoreNOTEを導入する大きな決め手になりました。
このように様々な側面から見て、費用対効果が最も優れていると判断したのです。

‐ 議会事務局としての使い心地はどうですか

今では議会内すべての会議でmoreNOTEを試用しており、他部署の会議で紙資料に出会うと違和感を覚え、資料電子化の利便性を肌で感じています。
また、作成した資料をmoreNOTEにアップロードする際、WordやExcelをそのままmoreNOTEシューターという簡単なツールにドラッグ&ドロップするだけで、資料が自動PDF変換され、指定のフォルダに格納されます。これは簡潔で分かりやすいツールだと感心しました。このツールによる時間短縮効果はとても大きいと思っています。
そして何より、moreNOTEを本導入する前段階から私たちを全面サポートしてくれた富士ソフトに、企業としての信頼を感じ、導入後もサービス内容の充実が図れると感じたことが導入につながったと思います。

町民とのコミュニケーションもより活発に。閲覧ログの管理で情報伝達を均一化

‐ moreNOTEをどのように活用していますか

主な用途は三つあり、まず一つ目は会議での資料閲覧です。議会は合議体という性格から、会議が連続した状態の中、とにかく大量の紙資料で運用してきました。ペーパーレスに移行するにあたり、紙資料とタブレットの併用でスタートということになりました。しかし、すぐに議員の大半が自発的にタブレットのみでの運用を心掛けるようになりました。先述のとおり操作性に優れたサービスのため、議員の中でもそれほど困惑することはなかったと思います。
二つ目は、議員の調査研究活動での活用です。議員は様々な場所で町民の皆様からの質問にお答えしたり説明したりする場面が多々ありますが、moreNOTEさえあれば正しい情報を全て持ち運べます。これまでは持ち合わせた資料と口頭説明で行っていたことが、その場で町民の皆様に簡潔に説明できるようになりました。例えば、moreNOTEに格納した図面や画像で新施設の完成イメージなども視認性をもって正確に伝わるようになりました。
三つ目は、事務局から議員への連絡手段です。これまでは、郵送やFAX、時には電話連絡を行っていたのですが、moreNOTEを導入してからはmoreNOTEを介して議員への連絡を行っています。そこではログ機能が活躍しています。事務局は各議員の閲覧ログを確認できるため、資料未確認の議員には改めて個別に連絡をとり、情報伝達の均一化に努めています。

無駄は徹底的に削減!その取り組みが他市町村の参考になれば

‐ moreNOTEの導入で、今後どのような効果が期待できますか

ペーパーレス会議により、年間で全議員への配布資料10万枚のコストが削減できる見込みです。またそれだけではなく、会議準備には紙資料の印刷と配布、差し替えなど多くの手間と時間を要していましたが、ペーパーレス化したことでそれらの時間は全て不要となり、議会事務局、行政当局の職員ともに他の業務に時間を割けるようになりました。
白黒が基本であった紙資料が、タブレットであれば画像やグラフ、動画など全てカラーで確認でき、視認性の向上が期待以上に得られています。また、議会関連資料全てがmoreNOTEに収まったことで、物理的な問題だった保管場所や廃棄コストの削減につながりました。

‐ 今後はどのようにmoreNOTEを活用されていきますか

タブレットおよびmoreNOTEの導入は、これまで主に議会側がイニシアチブを取ってきました。今後は、行政当局の会議や防災関係など様々な用途で活用を促進できれば行政当局側もコスト削減になり、導入経費を超えるコスト削減になるのではないかと期待しています。議会としては、各種会議での利用はもちろん、町民の皆様との対話の機会や議会報告会など、多くのシーンで携帯性に優れるタブレットとmoreNOTEを活用していきたいと考えています。
このような寒川町の取り組みを上手く示していくことで、他市町村の参考になれば良いなと思っています。


【 寒川町ってどんなとこ? 】
神奈川県の中央部に位置する寒川町は、人口約4万7千人ほどで関東地方でも2番目に人口の多い町です。全国唯一の八方除として有名な寒川神社があり、湘南特産の梨やスイートピーなどの栽培が盛んです。平成27年3月には、町内2ヶ所にICが設置されている圏央道が開通し、湘南と北関東方面が近づきました。最近では寒川町B級グルメ「さむかわ棒コロ」の応援団長キャラクター「コロ坊」が人気を集めています。

Profile

寒川町議会
議会改革推進委員会
杉﨑 隆之 氏

寒川町議会
議長
黒沢 善行 氏

寒川町議会事務局
次長
野﨑 誠 氏

自治体情報:
寒川町
所在地:
〒253-0196 神奈川県高座郡寒川町宮山165番地
導入時期:
2015年 2月
URL:
http://www.town.samukawa.kanagawa.jp/

※当事例は2015年4月時点の情報です。

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