導入効果	資料のアップロードのみで準備が完了し、審査会の準備時間が大幅に短縮された。 印刷や配送が不要となり、コスト削減を実現できた。 業務負担軽減により時間にゆとりが生まれたことで、他の住民サービスなど業務の質向上に繋がった。 ペーパーレス化により利便性とセキュリティが向上し、柔軟な審査会運営が可能になった。

「紙の山」と格闘した日々からの脱却

moreNOTE導入前の課題を教えてください。

西十勝介護認定審査会では、1回あたり20～30件、最大で45件もの審査が毎月5～6回行われていました。審査資料は1回あたりA3・A4合わせて 約450 枚にも及び、各町からの資料の集約・マスキング・印刷・配送・回収・廃棄まで多岐にわたります。さらに資料の差し替えがあると、再印刷や再送付の手間も発生するため、事務局の負担は非常に大きいものでした。
そんな中、事務局担当者の異動や退職により、一人で全ての業務を担うことになった時の負担は相当大きく、何とか負担を減らせないかと考え、業務フローの見直しを行ったことから、ペーパーレス化を検討し始めました。

「現場目線」で選んだmoreNOTE ―特化型サービスの強み

moreNOTEを選んだ理由を教えてください。

ペーパーレス化を検討する中で、複数製品を検討し、実際にオンラインで説明や製品デモを受けるなど比較を重ねました。その結果、moreNOTEは、介護認定審査会に特化したデジタルパックのプランがあること、PDF自動分割やカレンダー機能、メモ・付箋機能など、審査会の実務に直結する機能が充実していた点が決め手となり、導入を決定しました。
導入検討は令和5年終わり頃から始まり、令和6年には次年度予算要求を行いました。審査委員への説明や事前アンケートを実施したところ、不安や反対意見はほとんどなく、「時代の流れだから入れた方がいい」という前向きな声が多かったです。実際にオンライン説明会で画面を見せてもらい、「これなら委員も使えそうだ」と感じたことが導入の後押しとなりました。

導入を支えた工夫 ―「誰でも使える」環境づくり

運用開始までの流れを教えてください。

運用開始は令和7年8月。導入にあたっては、操作説明会を実施したり、マニュアルを整備したりすることで徐々に審査委員に慣れてもらうようにしました。最初は紙とタブレットのハイブリッド形式で審査会を実施し、徐々にタブレットへ移行しました。
タブレット操作に慣れていない審査委員も一部いましたが、ほとんどの審査委員がスムーズに移行できました。現在はほとんどの審査委員がタブレットで資料を閲覧していますが、画面操作に負担を感じる方については、紙資料との併用で対応しています。
審査委員からは、「タブレット操作に慣れるまでは戸惑いもあったけど、今では紙よりも便利になった」「持ち運びが楽になり、どこでも資料確認できるのが助かる」といった声も寄せられています。
紙だと一度に全ての資料を広げて見られる良さがあり、タブレットではスクロールが必要で見づらいという声もありましたが、持ち運びや安全性の面では大きなメリットを感じています。

「1日かかっていた作業が4時間に」劇的な業務効率化

導入の効果はいかがですか？

moreNOTE導入後、最も大きな変化は、審査会準備にかかる時間の短縮です。
以前は資料作成・印刷・郵送・回収・廃棄まで丸一日かかっていた作業が、今では資料をアップロードするだけで完了します。準備時間は1日から4時間程度に短縮され、他の業務に充てる余裕も生まれました。
印刷・配送コストも大幅に削減しています。精神的な負担も軽減され、発送期限に追われていた日々から、落ち着いて準備できるようになりました。

未来への期待 ―今後の展望とさらなる進化

今後の展望を教えてください。

SIMカードを搭載したタブレットを導入したことで、Wi-Fi環境がない自宅でも資料閲覧が可能となり、委員の利便性が向上しました。今後はオンライン会議システム を活用し、委員が自宅から審査会に参加できるようにするなど、さらなる効率化を進めていきたいです。
moreNOTEの導入は、単なるツールの切り替えではなく、業務プロセスそのものの見直しにつながりました。現場の課題に向き合い、少しずつでも業務改善を進めていくことが大切だと感じています。今後も新しい取り組みにチャレンジし、より良い審査会運営を目指していきたいです。

【芽室町とは】

芽室町は、十勝平野のほぼ中央に位置し、面積の約４２％が農地、約４０％が山林という緑豊かな大自然に抱かれたまち、それが「めむろ」です。年間を通して晴天日数が多く、降水量が少ない爽やかな気候で、夏と冬の寒暖差が大きいことが特徴であり、肥沃な大地と気候条件に恵まれ、スイートコーン生産量日本一、ごぼう生産量北海道一など生産作物の作付面積、収穫量はいずれも北海道トップクラスに位置する農業王国でもあります。

【新得町とは】

北海道十勝西部の新得町は、北海道の重心の町で大雪山系の山々と日高山脈に囲まれた自然豊かな町です。四季の移ろいが美しく、登山や散策、ゴルフにウィンタースポーツなどアウトドアが楽しめます。また、清らかな水と澄んだ空気に恵まれ、香り高い新得そばをはじめとした、ジャージー牛や鹿肉ジビエ、チーズなど安全で高品質な食の魅力も充実しています。都会の喧騒とはひと味違った落ち着いた環境で、ゆったりとした時間を過ごせる町です。

【清水町とは】

清水町の歴史は、明治３１年（1898年）に、近代日本経済の父と呼ばれた実業家「渋沢栄一」によって設立された十勝開墾合資会社が熊牛農場を開設したことに始まります。北海道の十勝平野西部に位置し、「国道３８号」と「国道２７４号」の２本の国道が交差しており、さらには、道東自動車道のインターチェンジを有する、まさに道東の玄関口とも呼べる町であり、豊かな大地が育む畑作（小麦、豆類、甜菜など）と酪農が盛んな町です。

団体名：	西十勝介護認定審査会
導入時期：	2025年6月
※当事例は2026年1月時点の情報です。