導入効果	審査会の平均審査時間が30分から15分に短縮できた。 審査会で配布する紙資料を年間10万枚削減できた。 職員の作業時間を約160時間削減できた。 就任して日が浅い委員も意見が言いやすくなり議論が深まった。

審査会準備のために時間外労働が発生、業務効率化を目指し、ペーパーレス化を検討

検討を始めた当時の状況について、お聞かせください。

私は2023年4月に介護福祉課へ異動し、介護認定審査会の担当になったのですが、実際に業務を進める中で、審査会の準備には予想以上に時間と労力がかかることが分かりました。
審査会では毎回委員一人あたり100ページ近い資料を用意していたのですが、印刷に時間がかかるため、勤務時間外でなければコピー機を占有できません。そのため、時間外労働が発生していました。さらに、資料は速達で送っていたため、紙資料のコストも含めると、毎月多くの費用がかかっていました。
課題解決のためにも交付金を活用できるうちにペーパーレス化を進めたいと考え、就任後、すぐに検討を開始しました。

導入の流れについて教えてください。

2023年6月には庁内の実施計画及び予算編成の所管部署にペーパーレス会議システムの導入に関する予算申請を行いました。導入の流れとしては、最初に委員へ事前説明をしてから予算申請を進めるケースが一般的かと思います。当市でも数年前に同様の方法で進めたのですが、否定的な意見が出たことで、導入は見送ることになりました。今回はその反省を踏まえ、予算申請を先行させる形で進めました。
予算の承認と交付金の決定を受けた後に、委員に対してペーパーレス化について説明を行ったのですが、2、3人の委員からは否定的な意見が出たものの、大半の委員は「ペーパーレス化は時代の流れかな」と納得していただけました。

事前判定機能で審査がスピーディーに、スムーズな進行が委員からも好評

介護認定審査会の委員は、スムーズにmoreNOTEを操作できましたか？

2025年1月にタブレット端末を配布し、操作研修の開催やマニュアルの配布を行いました。導入した直後は「ログインができない」等の問い合わせがあり、操作に不慣れな委員については、自宅まで訪問して操作説明を行いました。2、3ヵ月経つと問い合わせはほとんどなくなり、80代の委員からは「moreNOTEの方が快適」と嬉しい声もいただいています。4月からは紙の印刷を一切行わず、完全にペーパーレスで運用できています。

事前判定機能も活用されていると伺いました。

事前判定機能によって、平均審査時間が30分から15分に短縮できました。事前判定が一致している申請者については、最初に合議体長から委員に確認をとり、異議がなければ議論を省略しています。事前判定が一致していないケースは、多いときで10件、少ないと1～2件です。1～2件しかない場合、審査時間は5～10分で終わってしまうこともあります。一致しているケースは議論が省略できる分、一致していないケースについては、時間をかけて議論ができるようになりました。
また、委員にペーパーレス化に関するアンケートを行ったところ、「他の委員の事前判定を確認できるようになってよかった」という声がありました。委員の中には、ベテランの方もいれば委員になったばかりの方もいます。もちろん勉強はしてくださっていますが、わからないところがあれば、事前判定の結果一覧から、他の委員が着目している点を確認しているようです。

審査会の進行にも変化はありましたか？

以前はロの字に机を並べて、合議体長が1件ずつ全員の意見を確認したうえで、議論を進めていました。今は講義形式に机を並べ、前のモニターに事前判定の一覧を映し、委員の皆さんと共有しながら議論をしています。
また、進行方法が合議体ごとに異なっていたため、ペーパーレス化を機に議事進行表を作成しました。というのも、合議体長のなかには、病名などを一つひとつ読み上げる方もいたので、その分、時間がかかっていたのです。今は、全合議体長が議事進行表を読み上げながら進めていただくことで、合議体ごとのばらつきもなく、時間短縮にもつながりました。進行が以前よりもスムーズになり、委員からも好評です。

事務局側でも工夫されている点があれば教えてください。

事務局は統括担当が2人、事務担当が3人おり、1回の審査会にそれぞれ一人ずつ参加しています。業務の効率化やミス防止を図るため、審査会当日の流れや注意点、事前準備から終了までの統括業務をまとめた資料を作成しました。この資料があれば、誰でも業務ができるようになっています。

委員全員の意見が可視化されることで、発言機会の偏りが改善し、議論の質が向上

moreNOTEの導入による効果はいかがですか？

委員全員の意見がより反映されるようになりました。
合議体によっては合議体長やベテラン委員が中心となり議論を進めている中で、時間が限られていることもあり、意見が言えない方もいました。事前判定機能を利用することで事前に自分の意見が入力できるため、他の委員に自分の考えをしっかり伝えることができるようになったという声もいただいています。

事務局の負担も減りましたか？

概算になりますが、作業時間は年間約160時間の削減、使用していた紙も年間で約10万枚削減できました。
日進市は人口が増加していますが、その分、高齢者も増えているので、認定率も増加傾向にあります。今後も審査会にかける件数の増加が予測されるので、ペーパーレス化によって今の体制をなるべく変えずに審査できる件数を増やしていきたいと思っています。
また、審査会が5分で終わることもあるので、オンラインでの開催も検討しています。

最後に他の自治体にアドバイスをお願いします。

今は紙での運用でも問題ないかもしれませんが、時代の流れとともにペーパーレス化が求められ、5年、10年経つと「まだペーパーレス化をしていないのか」という声が寄せられる可能性が考えられます。ペーパーレス化に抵抗がない委員も増えていますし、交付金の利用が可能なうちに、早めに検討を進めることをおすすめします。検討を進める中で、委員から反対意見が出てくるかもしれません。そこは割り切って進めるか、当市のように予算申請を先行させ、承認後に市の方針として委員に説明する、という方法もあるので、ぜひ参考にしていただけると嬉しいです。

【日進市とは】

日進市は、愛知県のほぼ中央部である尾張と三河の境に位置しており、西は名古屋市、東は豊田市とみよし市、北側には緑豊かな自然の中に開園した「ジブリパーク」が広がる長久手市に隣接しています。
また、市のほぼ中央部を天白川が東西に流れ、その流域の平地には肥沃な農耕地が広がっており、米作りを中心とした農業も盛んに行われています。
大都市近郊のベッドタウンと緑豊かな自然環境が融合した「いつまでも暮らしやすい生活環境都市」として発展を続けており、賑わいのあるまちづくりや市民交流などが活発に行われています。

福祉部 介護福祉課
主査
志水 崇法氏

自治体名：	日進市
所在地：	〒470-0192　愛知県日進市蟹甲町池下268番地
導入時期：	2025年1月
URL：	https://www.city.nisshin.lg.jp/
※当事例は2025年11月時点の情報です。