導入効果	紙の使用量を大幅に削減し、事務局の作業負担を軽減できた。 申請から認定までの期間を短縮できた。 審査委員の資料確認の効率化が図れた。 タブレット端末の購入と、ペーパーレス化の実現で、今後のオンライン審査会開催に向けた体制構築がしやすくなった。

全庁的にDXを推進していくなかでペーパーレス化を再検討

moreNOTE介護認定審査会デジタルパックを導入した理由をお聞かせください。

まず介護認定審査会では1回あたり35件から40件の審査を行うため、紙の使用量が年間約12万枚に上っていたことが挙げられます。
また、審査会の資料作成時はコピー機を1～2時間使用し続け、かつ、審査会終了後は、廃棄する資料をシュレッダーにかけますが、他業務に追われシュレッダーにかける時間がなく、廃棄資料が積みあがることがあります。さらに、審査会資料の郵送費が年間約50万円かかっていることや郵便による資料の到着が遅くなることが課題です。その他、申請から30日以内に介護認定の結果を通知しようと取り組んでいるものの、30日以内の結果通知が困難なこともあります。

課題解決に向けて、どのように取り組みましたか？

福井市では2022年3月にDXの推進による市民サービスの向上と行政事務の効率化を目的とし「福井市DX推進計画」と「福井市DX推進計画実施計画」を策定し、ペーパーレス化にも取り組む意識が強くなりました。それ以前から介護認定審査会ではペーパーレス化の取組みについて、委員へのアンケート調査を実施していましたが、全庁的にDXを推進する流れの中で、再度検討を始めました。
富士ソフトをはじめ、4～5社からペーパーレス会議システムの説明を受け、その他にも複数社から資料を取り寄せ、比較検討を行いました。
また、導入後の費用対効果や、認定審査業務の見直しもあわせて行いました。

トライアル期間に操作性を確認してもらい委員の理解を得る

moreNOTEを選んだ理由を教えてください。

事前審査ができるなど、介護認定審査会に特化した機能を多く搭載しているところに魅力を感じました。委員からは、資料に書き込みができる機能や、調査票と意見書を並べて表示できる機能を希望する声がありました。moreNOTEにはそうした機能が備わっているうえ、セキュリティ面も徹底されていると感じました。
また、導入している自治体の多さも信頼や安心につながりました。
選定には、プロポーザルによる公募を実施し、プロポーザル選定委員会において委員の評価が最も高かったmoreNOTEを導入することになりました。
導入決定後には導入している他自治体に審査会での運用方法などを聞き取り、さまざまなアドバイスをいただけたことは、業務改善につながると考えています。

導入までの流れを教えてください。

2020年頃、コロナ禍で国がオンラインでの介護認定審査会を認める動きがあった際に、審査委員に対して、オンライン審査会とペーパーレス化についてアンケートを実施しました。
その時は、「資料への書き込みができない」、「調査票と意見書を並べて見ることができない」等の意見がありました。
しかし、「福井市DX推進計画」策定後の2023年12月に合議体長に対して、再度ペーパーレス化の取組み推進についての説明にあわせ、実際にタブレット端末を使用して審査資料を見ていただいたところ、多数の委員から賛成意見をいただくことができました。
その後、富士ソフトをはじめ、各社からタブレット端末などを貸し出していただき、合議体長以外の委員にも操作の確認（トライアル）をしてもらうことで、多くの委員の皆さんに操作性とペーパーレスへの理解を深めてもらうことができました。
moreNOTEを操作した委員からは「他社のシステムよりもmoreNOTEの方が使いやすい」という好意的な意見が寄せられ、ペーパーレス化へ前向きに考えてもらえるようになりました。

予算は円滑に確保できましたか？

令和６年度の当初予算では、財源などの兼ね合いもあり、確保できませんでしたが、富士ソフトから、「導入した自治体の中にはデジタル田園都市国家構想交付金を活用している自治体もある。」と伺いました。財政部署と調整しながら補正予算に計上するとともに、交付金を申請したところ、2024年8月に交付決定を受け、導入に向けた予算を確保することができました。
また、交付決定を受けるまでは、委員に操作性の確認していただき、導入へのコンセンサスを得たことも予算確保につながった理由だと思います。
2024年10月末にプロポーザルの実施とあわせて、タブレット端末を委員用の93台と予備・事務局用の5台の計98台を購入しました。その後、委員への操作説明会には、富士ソフトの担当者から直接説明していただき、不安を解消しつつ試行運用を開始しました。

認定までの期間を短縮し、市民満足度の向上を目指す

試行運用はスムーズに進んでいますか？

最初は「ログインするためのIDを忘れた」等の声がありましたが、支障なく活用できています。研修会に参加できなかった委員には事務局が直接説明に伺ったことで不安を払拭できたようです。事務局も登録した資料の差し替え方法がわからず、サポートセンターに問い合わせましたが、わかりやすく教えてくれました。富士ソフトの担当者からも手厚いサポートを受けられています。
moreNOTEの操作は、入力画面もアイコンもわかりやすく、見やすいと感じています。委員もメモを書き込んだり、二画面表示を利用して資料を確認したりしています。3月までは紙資料と併用して実施していますが、慣れるためにもタブレット端末のみを使用する委員もいます。

本格運用後は、どのような効果を期待していますか？

事前判定機能の活用により、会議時間の短縮が図れると期待しています。早急に要介護認定を要する方の審査資料は、これまで会議当日に紙資料を配布していましたが、moreNOTEでは資料作成後、直ちに、委員に送付することで確認してもらえ、資料を見る時間を十分に確保でき、より慎重な審査が可能になると考えています。
要介護認定の結果が出るまでの期間が短縮できれば、市民満足度の向上につながるので、改善を図りながら取り組んでいきます。郵便の遅配や郵便代も値上げがされている中、審査会資料の到着時間や郵送費、紙使用量の削減にもつながります。

今後の展望を教えてください。

審査委員の方からもオンライン開催についての要望も出てきています。
オンライン開催により、移動時間の削減など委員の負担軽減にもつながるので、順次取り組んでいきたいと思います。

【福井市とは】

福井市は九頭竜・足羽・日野の三大河川の扇状地である福井平野に位置する、福井県の県都です。戦国ロマン漂う一乗谷朝倉氏遺跡、風光明媚な越前海岸、福井の味覚である越前がになど、多くの宝に恵まれています。質の高い義務教育と手厚い子育て環境を誇り、全国都市住みよさランキングでは常に上位にランクインしている、海にも山にも程近い都市基盤が整備された安全安心な街です。2024年3月には、北陸新幹線金沢～敦賀間が開業し、首都圏からのアクセスも向上しました。

福祉健康部　介護保険課
九島 昂輝 氏（写真右）
山田 紗冬 氏（写真左）
内藤 里美 氏（写真中央）

自治体名：	福井市
所在地：	〒910-8511　福井県福井市大手3丁目10番1号
導入時期：	2025年1月
URL：	https://www.city.fukui.lg.jp/
※当事例は2025年3月時点の情報です。