ペーパーレス会議・ワークスタイル変革なら moreNOTE (モアノート)

タブレットや PC から簡単に共有・閲覧・編集できるペーパーレスシステム

ペーパーレスシステム moreNOTE

お客様事例 SBIマネープラザ株式会社

出会いは運命的!過去に頓挫した会議や営業資料のペーパーレス化をmoreNOTEで即座に実現

  • 導入効果

    • ・充実の高セキュリティ機能で安心安全に利用可能
    • ・本社にとどまらす各支店や営業員にも活用が広がり無くてはならないものに

インタビュー
INTERVIEW

直感を信じ、出会った翌日から試用開始!

‐ moreNOTEを導入した背景を教えてください

実は2011年にSBIグループをあげてトップダウンで会議資料や営業資料のペーパーレス化の動きがありました。当社も経費削減を目的にタブレットを一気に120台導入したものの、当時導入したアプリが当社の使い方にマッチしないこと、会議事務局側の負荷も大きかったこと、経費削減に貢献出来なかったことなどの理由から頓挫した経緯があります。
そして2014年、今度は当社のトップから、「ネットで金融」を打ち出すSBIグループの一員であるならば、会議に紙資料を使用するのではなく、タブレットなどを利用してペーパーレス化するよう指示がおりたのです。倉庫には以前購入したタブレットが山積みになっている状態でした。同じ失敗は繰り返せないと思いながら、在庫タブレットを活かせないものかとツールを探し始めました。しかし、これといったツールに出会えないまま利用開始の仮ターゲットとしていた会議が翌日に迫ったある日、たまたま参加したイベントでmoreNOTEに出会ったのです。“これならうちの会議でもいける!”確信がありました。たくさんの機能ではなく、会議に本当に必要な機能だけがあるということ、そして誰でも直観的に利用できるシンプルな操作性、それが重要だったのです。
そして翌日の会議で試用したいという難しい要望に応えてもらい、会議当日を迎えました。
当社は、年齢層が比較的高い職員が多く、自分で最新のデバイスを使い自然に操作できるような世代ではありません。それでも使いこなせるシンプルな操作性のmoreNOTEに、結果、会議本番では細かい説明は必要ありませんでした。

紙資料より安全!タブレットとmoreNOTEなら更に強固なセキュリティが実現

‐ 金融事業者として、moreNOTEのセキュリティレベルは十分なものでしたか

はい。まずタブレットの紛失リスクを考えただけでも、タブレット自体のパスコードやロックやMDM(モバイルデバイスマネジメント)機能で拾得者に資料を見られないように設定できます。
そして更にmoreNOTEなら、アップロードした全てのデータを暗号化しているので、仮に外部からアクセスされたとしても何ら問題ありません。また社内ユーザーの閲覧履歴をログで確認できるため、運用管理もしやすくなっています。
可用性のリスクを考慮し、導入当初は会議中にmoreNOTEが動かなくなったときに備えて紙資料も用意していたのですが、利用開始から今日までの2年間、毎日4~5回の会議を行っていても、moreNOTEに不具合が生じたことは一度もありませんでした。今では予備のタブレットを1台持っていくだけです。
また、moreNOTEには自社でサーバー運用するオンプレミス版か、手軽で安価なクラウド版かという選択肢がありますが、当社ではクラウド版を採用しました。特に金融機関ではクラウドに対して慎重になりがちですが、VPNやオンプレミス管理、運用コストを客観的に判断すればクラウドの方が優位でした。

会議のペーパーレス化と営業の資料共有で提案力強化

- moreNOTEをどのように活用していますか

前述の会議での資料共有に加え、営業シーンでも活用しています。
ます会議は、取締役会を始めとする本社内全ての会議と、全国の支店からTV会議などで出席する部支店長会議、つまりほぼ全ての会議にmoreNOTEを利用しています。
営業用途としては、パンフレットやマニュアル、販売計画など諸々格納し、お客様に対して必要なものを必要なときに提示するのに重宝しています。
またこれ以外にも、中期経営計画を発表した際の全社員向け説明会は、moreNOTEと、動画のライブ配信ツールを併用して実施しました。

‐ moreNOTEの導入で、どのような効果がありましたか

眠っていたタブレットを、本社での会議のみならす、支店長などを始めとする営業員にも配布できたことで、タブレットを他の目的にも利用出来る可能性が増え、今後のシステム計画を立てる上で、タブレットを使う戦略は無くてはならないものに変わりました。
その他には紙の削減が顕著だったのと、印刷資料準備や管理の煩わしさから解放されたことでしょうか。導入当時、会議は年間520回ほど実施されており、これを全てmoreNOTEで実施することで、ざっと算出するだけで年間3万枚以上の紙が削減されました。

会議での承認機能や、営業資料の更なる充実を図りたい

- moreNOTEを今後どのように活用していきますか

会議資料共有というシンプルな機能を生かしながら、取締役会の承認機能などを盛り込んでいきたいです。また企画部門や営業支援部とともに、営業資料の更なる充実を図りたいと考えています。
moreNOTEの機能に関しては、一点要望があります。資料をドラッグ&ドロップで瞬時に簡単にアップロードできる「moreNOTEシューター」というツールがありますが、これとは逆に、簡単な操作で資料を削除できる機能も付加してもらえると、更に便利になると思います!

Profile

SBIマネープラザ株式会社
総務人事部 課長
システムグループリーダー

新宅 義秋 氏

会社名:
SBIマネープラザ株式会社
所在地:
〒106-6017 東京都港区六本木一丁目6番1号 泉ガーデンタワー17階
代表:
代表取締役社長 太田 智彦
従業員数:
284名
資本金:
1億円
導入時期:
2014年6月
URL:
http://www.sbi-moneyplaza.co.jp/

※当事例は2016年10月時点の情報です。

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