ペーパーレス会議・ワークスタイル変革なら moreNOTE (モアノート)

タブレットや PC から簡単に共有・閲覧・編集できるペーパーレスシステム

ペーパーレスシステム moreNOTE

お客様事例 日本マルチメディアサービス株式会社

ペーパーレス化以外に、全国クライアントとのコミュニケーションツールにも有効活用!

  • 導入効果

    • ・マニュアルの電子化で収納スペース・管理・印刷の手間を削減
    • ・ファイル容量やセキュリティを気にすることなくmoreNOTEへ簡単アップロード

インタビュー
INTERVIEW

強固なセキュリティで機密性の高いマニュアルも電子化へ

‐ マニュアル電子化のきっかけを教えてください

日本マルチメディアサービス株式会社は、セガサミーグループとして1994年に設立し、コールセンターの構築・運営・受注代行やカスタマーサポートセンターの業務委託を行っています。
今回、遊技機の保守・サポート対応を行うコールセンターを新設することになり、それと同時に何か新しい保守・サポート方法はないかと思考しているタイミングでmoreNOTEと出会いました。
コールセンターで使用するマニュアルは紙が一般的ですが、遊技機は少なくとも月に一、二度は新機種が登場するので、その都度新しいマニュアルが必要になります。実は遊技機はネジや釘、ダイヤルボタンなど想像以上に多くの部品が使われています。マニュアルは主に、各部品のイメージ写真や説明資料などから構成されているため、一機種につき150ページ前後のマニュアルとなり、新旧合わせた機種分ともなるとそれはもう膨大な紙の束でした。そこで全てのマニュアルを電子化しようと思ったのです。

‐ moreNOTEを導入した決め手はなんですか

コールセンターを新設する際、新しい保守・サポート方法を模索していたことや、新しいオフィス内の景観維持・限られた収納スペースを有効活用したいという思いから、嵩張るマニュアルをmoreNOTEで電子化しよう決めました。懸念事項の一つにクラウドのセキュリティがありましたが、moreNOTEはフレキシブルな設定が可能なことと、富士ソフトの国内自社サーバーということで、機密レベルが高い発売前の遊技機の機種画像やマニュアルも安心して使用できることが分かり、即決でmoreNOTEを導入しました。

時間も手間も収納スペースも、マニュアルの電子化で削減!

‐ moreNOTEをどのようなシーンで活用していますか

主な用途は二つあります。一つ目はコールセンター側のオペレーターのマニュアル閲覧です。マニュアルは、機種情報の他にトークフローや業務フローなど細かく作り込んであるため、とにかくページが膨大です。今までは各オペレーターがそれぞれ紙のマニュアルを持っていたので、個々に最新版に差し替え作業が発生し非効率な上、差し替え漏れもあり、煩わしさを感じていました。それがmoreNOTEなら一回の操作で全員分が更新され、また複数人で同時に見ることができるので大変便利です。印刷する紙の量も格段に減りました。
また紙では出来ない良いところに、ファイル名や単語検索機能がありますね。電話しながらマニュアル中の必要箇所を即時検索でき、非常に役立っています。
更に過去のマニュアルや関連資料の保存にも利用しています。遊技機の寿命は発売から3~4年のため、少なくともその期間は問い合わせが入る可能性があり当然マニュアルも残しておく必要があります。紙のマニュアルは嵩張るため収納場所に困りますが、電子化してmoreNOTEにアップロードしたらオフィス全体もスッキリしました。保存期間の管理もmoreNOTEの機能で、数年後に自動削除されるよう設定しています。

大容量データもらくらく受け渡し!全国のクライアントとの必須コミュニケーションツール

二つ目は、日本全国にいるクライアントとのデータ受け渡しツールとして欠かせないものになっています。 画像ファイルはデータ容量が大きいため、メールでは送りきれず、これまでセキュリティの観点からも困ることが度々ありました。 ところがmoreNOTEの導入と同時にアカウントを全国のクライアント約10名へお渡しし、データ受け渡しツールとして使用し始めたことにより、メールでは時間と手間がかかっていたデータ受け渡しも、moreNOTEに簡単にアップロードできるようになり、また付きまとうメール誤送信の不安も解消されました。 作業手順がシンプルなので各段にスピードアップしたと実感しています。あとは新着コンテンツをお知らせする機能が付いたら、もう言うことはありません(笑)

直感的操作で研修いらず

‐ moreNOTE管理者としての使用感を 教えてください

これは導入後にわかったことなのですが、moreNOTEはパソコンのリテラシーが高くなくても直感的操作が可能です。新しく入ったオペレーターに事前に操作研修を行う必要もないため、管理者側もオペレーター側も研修の手間が省け、その分の時間を実務に充てられるのでとても助かっています。
先にお話したように、紙のマニュアルだとオペレーター毎に差し替えにタイムラグが発生していましたが、moreNOTEに移行したことで全員同じタイミングで知識レベルを共有でき、管理者側からの定期確認も不要となりました。
またmoreNOTEを我々管理者からオペレーターやクライアントへの掲示板としても活用しているので、ミーティングや電話確認の回数が減ってきました。

‐ 今後、御社ではmoreNOTEをどのように活用していきますか

コールセンターの特性上、曜日や時間帯でお問い合わせにムラがあります。オペレーターの手が空いている時間は各自moreNOTEにアップロードされているマニュアルを見ながら勉強しています。また、場合によってはオペレーター自身が遊技機の分解や組み立てを行うこともあるため、今後はそれらの動画をmoreNOTEにアップロードしてみんながより高度なサポートを行えるよう、eラーニングツールとしての利用も検討しています。
グループ会社の中で、当社以外はまだ紙のマニュアルでサポートを行っているため、ゆくゆくはmoreNOTEを他のコールセンターへ展開し、グループ全体の紙と手間とスペースの省力化に繋げていきたいと考えています。

Profile

日本マルチメディアサービス株式会社
常務取締役

伊藤 保勝 氏

日本マルチメディアサービス株式会社
営業本部
本部長付 マネージャー

坪内 まさよ 氏

会社名:
日本マルチメディアサービス株式会社
所在地:
東京都新宿区西新宿2丁目6番1号 新宿住友ビル 24階
代表:
代表取締役社長 秋庭 孝俊氏
従業員数:
社員 120名/オペレーター 800名
資本金:
8億3,500万円
導入時期:
2014年 7月
URL:
http://www.jmscom.co.jp/

※当事例は2015年1月時点の情報です。

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