ペーパーレス会議・ワークスタイル変革なら moreNOTE (モアノート)

タブレットや PC から簡単に共有・閲覧・編集できるペーパーレスシステム

ペーパーレスシステム moreNOTE

お客様事例 株式会社広島マツダ

あの時、空気が変わった!
抵抗感から一変、日常に馴染むシステムへ

  • 導入効果

    • ・紙資料は100%、人件費・準備時間は90%の削減に成功
    • ・一言で伝わる操作性に抵抗感を払拭
    • ・自動車の点検修理箇所を即座に確認してもらい、安心感と満足度の向上に貢献

インタビュー
INTERVIEW

誰でも簡単に使える、シンプルで直観的な操作感が決め手に

‐ moreNOTEを導入した背景を教えてください

当時、広島マツダでは月に3回行われる店長会議で月間5,000枚もの膨大な紙資料を印刷して配布していました。資料は必要ですが、この大量の紙と準備の手間をどうにかしたいと考えていたところ、ちょうどアンケートやデジタルカタログを閲覧するために店舗でのタブレット導入の動きがあり、それを活用できないかと考えるようになりました。そして、オンラインストレージに資料を格納して必要な時にタブレットから見るという仕組みを探し始めたのです。

‐ moreNOTEを選んでいただいた決め手は何だったのでしょうか

もともと、あまりITリテラシーの高い会社ではなかったので、機能がシンプルで直観的に操作できることを重視していました。「会議に参加するには、こうすればいいんだよ」と一言で伝えられる、それがmoreNOTEでした。もちろん、世に出回っている類似製品はほぼ全て比較した上での話です。

タブレット導入の時流に乗って早期の本格導入を実現

‐ moreNOTEを使用した社内の反応はいかがでしたか

本格導入の前に、パイロットとして経営会議で使い始めたのですが、経営幹部への第一印象はとても良かった。それまでタブレットはあまり馴染みがなかったので、説明段階では抵抗を感じていたようです。ところが実際に触ってみると「もっとこういう使い方はできないか」とイメージが膨らんで、前向きな議論ができるようになりました。あの時、空気が変わりましたね。
更に、タイミング良くマツダ株式会社がiPad向けの新車のカタログソリューションを推奨していたので、社内でタブレットへの注目度がより高まり、このチャンスを逃す手はないと、一気に本格導入を進めました。
現場のスタッフも実際に導入してみると、今まであんなに触りたがらなかったのが嘘のように、moreNOTEが日常ツールとして自然に馴染んでいきました。

会議では簡単資料アップロード機能が、工場では写真アップロード機能が大活躍!

- moreNOTEをどのようなシーンで活用されていますか

やはり一番大きいのは当初の目的でもあった会議のペーパーレス化というところですね。当社では経営会議と店長会議の紙資料は完全に廃止して、moreNOTEで運営しています。
現在は、IT部門で資料のアップロード作業を一括で行っており、各部署が共有ディレクトリに格納したデータを、PDF化してアップロードしています。その際、当社で重宝しているのがドラッグ&ドロップするだけで指定のフォルダにデータを簡単に格納できるmoreNOTEシューターというツールです。これは、1枚だけ資料を差し替えたいといった会議直前の要望にも、気持ちや時間に余裕をもって対応できる便利なツールですね。
ただ将来的には、各部署で資料をアップロードしてもらえるようにしたいと思っています。シューターで、WordやExcelで作成した資料を自動的にPDF化してアップロードする機能があるので、それを活用すれば、各部署でもアップロードが容易になると思うのですが、Excelで作った資料はどうしてもレイアウトの調整が必要ですのでそこはmoreNOTEでOffice文書の再現性をどんどん上げてほしいところですね。
そして会議以外の用途としては、moreNOTE独自の写真アップロード機能が実は工場で役立っています。
工場で自動車の点検や修理をするのですが、お客様の待合室が別棟になっているところがあるので、工場で修理箇所を撮影したらmoreNOTEにアップロードし、お客様に見ていただいています。修理状況を報告したり、部品の交換を判断していただくのに実際の写真をお見せできるので、整備士はもちろん、お客様の安心感や満足度向上にも繋がっていると感じています。
写真アップロード機能は、撮影した写真データをタブレット本体に保存せず、moreNOTE内だけに保存するので、機密情報を取り扱う企業にとってはセキュリティ上、安心して使えますね。

‐ 具体的な導入効果を教えてください

課題であった店長会議の紙資料は全て削減できていますので、それだけでも年間で60,000枚の紙代、印刷代の削減になっています。人件費という面でも、以前は前日から4人がかりで3,4時間かけて準備をしていたのが、今では会議直前に1人30分ほどの作業で完結するようになり、時間も経費も9割削減に成功しています。

オンラインストレージとしての機能強化にも期待

- 今後の展望はありますか

このような便利なシステムは全国のマツダグループに広げられたらいいな、と考えています。
自動車販売の業界では、これまで主要なプロモーションツールのひとつであった新聞広告が、新聞購読者の減少により通用しなくなったり、SNSの普及でメールアドレスを持たない人が増えたりとコミュニケーションにも変革が起きています。そこに対応していくには、営業スタッフ全員がスマートデバイスを持って、お客様とチャットベースのコミュニケーションをとれるようにすることが不可欠だと考えています。
営業スタッフ全員に1台ずつタブレットを導入することを考えた時に、タブレットを有効活用するためのシステムとして今やmoreNOTEは重要な位置付けにあります。例えば、お客様にカタログを見ていただいたり、見積書を送ったりする時に、オンラインストレージとしてmoreNOTEを活用できるのではないでしょうか。そのためにも、メールなど既存システムとの連携含め、オンラインストレージとしての機能強化はどんどん進めてもらいたいですね。

Profile

株式会社広島マツダ
総合企画室 室長

小坂 逸也 氏

会社名:
株式会社広島マツダ
所在地:
〒730-0016 広島県広島市中区幟町13番4号
代表:
代表取締役会長兼CEO 松田 哲也 氏
代表取締役社長兼COO 濵中 正行 氏
従業員数:
493名(2015年10月現在)
資本金:
8,000万円
導入時期:
2013年 7月
URL:
http://www.hiromaz.co.jp/

※当事例は2016年5月時点の情報です。

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